Organiser une vente aux enchères sans rien oublier

Une vente aux enchères se prépare en plusieurs étapes : cadrer les règles, réunir les lots, organiser les inscriptions et prévoir le paiement. Le travail le plus long commence avant le jour J, notamment pour décrire, photographier et numéroter chaque lot. Cette checklist de 70 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, avec le matériel nécessaire pour accueillir les participants, présenter les lots et remettre les achats. Prévoyez aussi un responsable pour les bénévoles et un autre pour les encaissements.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu de la vente aux enchères
2 personnes
Établir le règlement de la vente aux enchères
2 personnes
Réserver un commissaire-priseur
Publier les conditions de retour
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Rassembler les lots de la vente aux enchères
4 personnes
Enregistrer les lots
2 personnes
Numéroter les lots
2 personnes
Rédiger les descriptions des lots
2 personnes
Prendre des photos de parcelles
2 personnes
Publier le catalogue en ligne
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Répartir les bénévoles
2 personnes
Établir la procédure de paiement
2 personnes
Concevoir les cartons des lots
Imprimer les cartes de lots
2 personnes
Préparer les numéros d’enchère
2 personnes
Imprimer le programme
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Acheminer les lots sur le site
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Aménager l’espace d’accueil
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les lots
5 personnes
Installer les cartes de lots
3 personnes
Aménager la table des enchères
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Briefing des bénévoles
2 personnes
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les numéros d’enchère
2 personnes
Expliquer les conditions de paiement
Ouvrir la vente aux enchères
Mettre les lots aux enchères
3 personnes
Enregistrer les offres
2 personnes
Marquer les lots vendus
2 personnes
Remettre les lots aux acheteurs
3 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Sécuriser la caisse
2 personnes
Enregistrer les lots invendus
2 personnes
Noter les paiements en attente
2 personnes
Clôturer la vente aux enchères
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Emballer les lots en toute sécurité
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Vérifier les portes et les fenêtres
2 personnes
Envoyer un rappel de paiement aux acheteurs
Retourner les lots invendus
3 personnes
Gérer les recettes
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Confirmer les accords avec les acheteurs
Suivre les lots non récupérés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 110
Tabouretsqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Chariots de transportqté 3
Tables hautesqté 6

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Terminal de paiement
Caisse
Glacièresqté 4
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Assiettesqté 120
Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Verres à vinqté 80
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Carafeqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Pincesqté 8
Bacs isothermesqté 4

Décoration

Nappesqté 14
Panneaux de directionqté 8
Panneau d’accueil
Numéros de tableqté 110
Panneaux de lotqté 120
Pâte adhésiveqté 4
Tapis de présentationqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Gantsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le lieu et le règlement au moins 6 à 8 semaines avant la vente. Les conditions de retour et les modalités de paiement doivent être publiées avant l’ouverture des inscriptions.
Donnez à chaque lot un numéro unique dès son enregistrement. Préparez sa description et ses photos avant de publier le catalogue en ligne, afin d’éviter les corrections de dernière minute.
Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement et regroupez les besoins alimentaires. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les réservations et de répartir les bénévoles.
Préparez au moins deux solutions de paiement et testez le terminal, la caisse, l’imprimante et les rallonges la veille. Gardez une procédure écrite pour les paiements en cas de panne du matériel.
Acheminez les lots sur place plusieurs heures avant le début et classez-les par numéro. Prévoyez des tables, des chariots de transport et un éclairage portable pour retrouver rapidement chaque achat en fin de vente.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une vente aux enchères ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour une vente de taille moyenne. Ce délai permet de réserver le commissaire-priseur, rassembler les lots, ouvrir les inscriptions et publier le catalogue sans précipitation.
Quand faut-il commencer à enregistrer les lots ?: Commencez l’enregistrement au moins 4 semaines avant la vente. Gardez ensuite 7 jours pour vérifier les numéros, les descriptions, les photos et les cartons des lots.
Quand fermer les inscriptions à une vente aux enchères ?: Fermez le formulaire 3 à 5 jours avant l’événement. Vous pourrez confirmer les participants, recueillir les besoins alimentaires et finaliser les réservations.
Quel matériel prévoir pour le jour de la vente ?: Prévoyez notamment un ordinateur, une imprimante, un microphone, des haut-parleurs, un terminal de paiement, une caisse et des rallonges. Testez tout le matériel au moins 24 heures avant l’ouverture.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.