Wat heb je nodig voor een veiligheidscongres?

Voor een veiligheidscongres heb je meer nodig dan stoelen en een beamer. Regel ook naamkaartjes, deelnemerslijsten, presentatiekabels, microfoons en duidelijke bewegwijzering voor ontvangst en pauzes. Controleer vooraf hoeveel deelnemers en sprekers komen, zodat je servies, badges en zitplaatsen niet op de gok bestelt. Gebruik deze boodschappenlijst naast het programma en de bevestigingen van locatie, catering en techniek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 110
Klaptafelsaantal 12
Spreektafel
Biertafelsaantal 8
Statafelsaantal 10
Krukkenaantal 20
Garderoberekkenaantal 3
Sprekersstoelenaantal 6

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Klikkeraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 10
Powerbanksaantal 4
Presentatieklikkeraantal 2
Wifi-router
Portofoonsaantal 6
Geluidsisolatietapeaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerplateausaantal 16
Koffiekannenaantal 6
Waterkannenaantal 12
IJsblokjestangenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Congresbanierenaantal 4
Welkomstbord
Richtingbordenaantal 10
Tafelkledenaantal 20
Naambordhoudersaantal 12
Sprekersbordjesaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Podiumachterwand

Verlichting

LED-lichtbalkenaantal 6
Staande lampenaantal 4
Noodverlichtingaantal 2

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stofzuiger
Handvegersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 4 kilo
- Cafeïnevrije koffie - 1 kilo
- Zwarte thee - 100 zakjes
- Kruidenthee - 60 zakjes
- Earl Grey thee - 60 zakjes
- Chocolademelkpoeder - 1 kilo
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Koffiemelk - 4 liter
- Witte suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 300 stuks
- Honing - 2 potten
- Citroenen - 3 kilo
- Spa Blauw - 12 kratten
- Spa Rood - 6 kratten
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Ice tea - 6 flessen
- Appelsap - 8 liter
- Sinaasappelsap - 8 liter
- Tonic - 4 flessen
- Bier - 8 kratten
- Alcoholvrij bier - 4 kratten
- Witte wijn - 18 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Alcoholvrije wijn - 6 flessen
- Prosecco - 12 flessen
- IJsblokjes - 20 kilo
- Mini croissants - 150 stuks
- Mini chocoladebroodjes - 100 stuks
- Roomboter - 2 kilo
- Aardbeienjam - 3 potten
- Kaasplakken - 4 kilo
- Hamplakken - 3 kilo
- Hummus - 3 kilo
- Roomkaas - 2 kilo
- Volkorenbrood - 18 broden
- Witbrood - 12 broden
- Meergranenbrood - 12 broden
- Glutenvrij brood - 4 broden
- Vegan broodjes - 50 stuks
- Komkommers - 4 kilo
- Tomaten - 4 kilo
- Sla - 12 kroppen
- Paprika's - 3 kilo
- Wortels - 3 kilo
- Avocado's - 30 stuks
- Appels - 12 kilo
- Bananen - 10 kilo
- Druiven - 8 kilo
- Sinaasappels - 8 kilo
- Kipfilet - 8 kilo
- Falafel - 5 kilo
- Pasta - 10 kilo
- Rijst - 6 kilo
- Tomatensaus - 8 liter
- Pesto - 2 kilo
- Olijfolie - 3 liter
- Balsamicoazijn - 2 liter
- Mayonaise - 3 liter
- Ketchup - 3 liter
- Mosterd - 2 liter
- Peper - 500 gram
- Zout - 1 kilo
- Paprikapoeder - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 250 gram
- Knoflook - 500 gram
- Groentebouillon - 2 pakken
- Notenmix - 5 kilo
- Paprikachips - 3 kilo
- Naturelchips - 3 kilo
- Olijven - 3 kilo
- Toastjes - 10 pakken
- Borrelkaas - 4 kilo
- Mini gehaktballetjes - 5 kilo
- Vegetarische bitterballen - 4 kilo
- Tortillachips - 3 kilo
- Salsasaus - 3 liter
- Brownies - 150 stuks
- Koekjes - 8 pakken
- Muffins - 100 stuks
- Vegan gebak - 30 stuks
- Glutenvrij gebak - 20 stuks
- Servetten - 1000 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Handzeep - 8 flessen
- Handdesinfectie - 8 flessen
- Vaatwastabletten - 100 stuks

Tips

Neem per deelnemer één naamkaartje of badge mee en druk 5 tot 10 extra exemplaren af voor late aanmeldingen, spelfouten en onverwachte gasten.
Controleer voor elke laptop minstens één passende HDMI-adapter en neem per presentatieruimte een reservekabel mee. Test alle presentaties uiterlijk één werkdag vooraf op de gebruikte beamer.
Plan ongeveer één microfoon per actieve spreker of gespreksleider en houd minimaal één reserve-exemplaar beschikbaar. Leg microfoonstandaards klaar voor onderdelen waarbij sprekers hun handen vrij moeten hebben.
Tel voor de zaal minstens één congresstoel per aangemelde deelnemer en voeg 5% reserve toe. Zet sprekersstoelen en een spreektafel apart klaar, zodat het podium niet tijdens het congres hoeft te worden aangepast.
Haal gekoelde producten op de ochtend van het congres op en controleer dieetwensen uiterlijk 48 uur vooraf. Neem voor registratie een deelnemerslijst, badges en voldoende pennen mee; juist die kleine ontvangstmaterialen worden vaak vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een veiligheidscongres?: Reken één congresstoel per aangemelde deelnemer en voeg ongeveer 5% reserve toe. Bij 100 deelnemers zet je dus circa 105 stoelen klaar, naast de benodigde sprekersstoelen.
Welke techniek heb ik nodig voor een veiligheidscongres?: Voor een standaard presentatieruimte heb je minimaal een laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, passende adapters en een presentatieklikker nodig. Voeg microfoons, luidsprekers en een mengpaneel toe zodra de zaal groter is of meerdere sprekers tegelijk aan het woord zijn.
Wanneer moet ik presentaties van sprekers verzamelen?: Vraag presentaties uiterlijk 2 werkdagen voor het congres op, zodat je bestanden kunt controleren en op de congreslaptop kunt zetten. Test de volledige presentatieopstelling nogmaals op de dag vóór de bijeenkomst.
Hoeveel naamkaartjes moet ik laten drukken?: Druk één badge per aangemelde deelnemer en maak 5 tot 10 extra badges voor wijzigingen en late inschrijvingen. Sorteer de badges vóór de opening op alfabet of organisatienaam, zodat registratie niet onnodig ophoopt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.