Lista de compras para un congreso de seguridad
Para un congreso de seguridad necesitas coordinar mucho más que las sillas y el proyector. Esta lista reúne el material audiovisual, el mobiliario, la vajilla y los consumibles que suelen faltar cuando la preparación se deja para el último día. Calcula las cantidades según el número de inscritos y prepara una zona de recepción con acreditaciones, tarjetas con nombres y la lista de participantes. Reserva los productos refrigerados y comprueba todo el equipo antes de abrir la sala.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillas de congresocant. 110
- Mesas plegablescant. 12
- Mesa de oradores
- Mesas de cervezacant. 8
- Mesas altascant. 10
- Taburetescant. 20
- Percheroscant. 3
- Sillas para ponentescant. 6
Equipo
- Proyectorcant. 2
- Pantalla de proyeccióncant. 2
- Portátilcant. 2
- Cables HDMIcant. 4
- Adaptadores HDMIcant. 4
- Pulsadorcant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Canaletas para cablescant. 10
- Baterías externascant. 4
- Clic de presentacióncant. 2
- Router wifi
- Walkie-talkiescant. 6
- Cinta aislante acústicacant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 120
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas para servircant. 16
- Jarras de cafécant. 6
- Jarras de aguacant. 12
- Pinzas para cubitos de hielocant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Neveras portátilescant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Cucharonescant. 8
- Pinzas de servircant. 8
- Termoscant. 8
- Papeleracant. 8
- Acumuladores de fríocant. 20
Decoración
- Banderas de congresocant. 4
- Cartel de bienvenida
- Señales direccionalescant. 10
- Mantelescant. 20
- Portanombrescant. 12
- Carteles para ponentescant. 6
- Arreglos floralescant. 6
- Fondo de escenario
Iluminación
- Barras de luz LEDcant. 6
- Lámparas de piecant. 4
- Iluminación de emergenciacant. 2
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 3
- Fregonascant. 3
- Aspiradora
- Escobas de manocant. 3
- Paños de microfibracant. 12
Catering
- Compras
- Granos de café - 4 kilos
- Café descafeinado - 1 kilo
- Té negro - 100 bolsitas
- Té de hierbas - 60 bolsitas
- Té Earl Grey - 60 bolsitas
- Polvo para chocolate caliente - 1 kilo
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Leche para el café - 4 litros
- Azúcar blanco - 2 kilos
- Edulcorantes - 300 unidades
- Miel - 2 tarros
- Limones - 3 kilos
- Spa Blauw - 12 cajas
- Spa Rood - 6 cajas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Té helado - 6 botellas
- Zumo de manzana - 8 litros
- Zumo de naranja - 8 litros
- Tónica - 4 botellas
- Cerveza - 8 cajas
- Cerveza sin alcohol - 4 cajas
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Vino sin alcohol - 6 botellas
- Prosecco - 12 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Mini croissants - 150 unidades
- Mini bollos de chocolate - 100 unidades
- Mantequilla - 2 kilos
- Mermelada de fresa - 3 tarros
- Lonchas de queso - 4 kilo
- Lonchas de jamón - 3 kilo
- Hummus - 3 kilos
- Queso crema - 2 kilo
- Pan integral - 18 panes
- Pan blanco - 12 panes
- Pan multicereal - 12 panes
- Pan sin gluten - 4 barras
- Bocadillos veganos - 50 unidades
- Pepinos - 4 kilo
- Tomates - 4 kilo
- Lechuga - 12 unidades
- Pimientos - 3 kilo
- Zanahorias - 3 kilos
- Aguacates - 30 unidades
- Manzanas - 12 kilo
- Plátanos - 10 kilo
- Uvas - 8 kilos
- Naranjas - 8 kilo
- Pechuga de pollo - 8 kilos
- Falafel - 5 kilo
- Pasta - 10 kilos
- Arroz - 6 kilos
- Salsa de tomate - 8 litros
- Pesto - 2 kilo
- Aceite de oliva - 3 litros
- Vinagre balsámico - 2 litros
- Mayonesa - 3 litros
- Kétchup - 3 litros
- Mostaza - 2 litros
- Pimienta - 500 gram
- Sal - 1 kilo
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Ajo - 500 gram
- Caldo de verduras - 2 paquetes
- Mezcla de frutos secos - 5 kilos
- Patatas fritas con pimentón - 3 kilos
- Patatas chips naturales - 3 kilo
- Aceitunas - 3 kilos
- Tostaditas - 10 paquetes
- Queso para aperitivo - 4 kilos
- Mini albóndigas - 5 kilo
- Bolas vegetales - 4 kilos
- Tortillachips - 3 kilo
- Salsa de salsa - 3 litros
- Brownies - 150 piezas
- Galletas - 8 paquetes
- Magdalenas - 100 unidades
- Pasteles veganos - 30 unidades
- Pasteles sin gluten - 20 unidades
- Servilletas - 1000 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Jabón de manos - 8 botellas
- Desinfectante de manos - 8 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 100 unidades
Consejos
- Prepara una acreditación para cada inscrito y añade un pequeño margen: para 100 asistentes, imprime unas 105 tarjetas con nombres. Clasifícalas antes de la apertura para evitar colas en recepción.
- Calcula una silla por participante y reserva al menos 5 sillas adicionales para ponentes, personal y cambios de última hora. Coloca las sillas antes de montar las mesas para comprobar que quedan pasillos despejados.
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, los cables HDMI, los adaptadores y el clic de presentación como mínimo 24 horas antes. Lleva dos adaptadores compatibles y una batería externa de repuesto.
- Para cada ponente, prepara un micrófono y comprueba el alcance inalámbrico en la sala. Ten listos también los soportes, los altavoces y la mesa de mezclas antes de que empiece la primera intervención.
- No dejes la compra de bebidas y productos refrigerados para la mañana del congreso. Recoge los refrigerados el mismo día, calcula al menos un vaso de agua por persona y coloca regletas, alargadores y canaletas antes de que llegue el público.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para un congreso de seguridad?
- Calcula una silla por asistente y añade entre 5 y 10 unidades de reserva. Para 100 participantes, prepara entre 105 y 110 sillas, además de las destinadas a los ponentes.
- ¿Qué equipo audiovisual hace falta para un congreso?
- Como base necesitas un proyector, una pantalla, un portátil, cables HDMI, adaptadores, un clic de presentación y sonido. Comprueba todo al menos 24 horas antes y lleva un adaptador y una batería externa de repuesto.
- ¿Cuándo debo preparar las acreditaciones del congreso?
- Imprime las tarjetas con nombres y la lista de participantes entre 1 y 3 días antes. Clasifica las acreditaciones el día anterior y deja una reserva de aproximadamente el 5 % para inscripciones o cambios de última hora.
- ¿Cuántos micrófonos necesito para un congreso de seguridad?
- Prepara un micrófono inalámbrico por cada intervención simultánea y uno adicional si habrá preguntas del público. Para un ponente y preguntas desde la sala, lleva al menos 2 micrófonos y prueba las baterías antes de abrir.
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