Sicherheitskongress: Was du einkaufen und mitnehmen musst
Für einen Sicherheitskongress brauchst du mehr als Beamer und Sitzplätze. Technik, Stromversorgung, Beschilderung, Geschirr und Unterlagen müssen vor dem Aufbau vollständig am Veranstaltungsort sein. Plane die Mengen nach Teilnehmerzahl und Referenten: Pro Vortrag brauchst du mindestens einen getesteten Präsentationsweg, pro Sitzplatz einen Stuhl und für jedes Getränk passendes Geschirr. Diese Liste hilft dir, Einkäufe und Leihmaterial rechtzeitig zu bündeln.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KongressstühleAnz. 110
- KlappischeAnz. 12
- Rednertisch
- BiertischeAnz. 8
- StehtischeAnz. 10
- HockerAnz. 20
- GarderobenständerAnz. 3
- RednerstühleAnz. 6
Ausstattung
- BeamerAnz. 2
- ProjektionsleinwandAnz. 2
- LaptopAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 4
- HDMI-AdapterAnz. 4
- KlickerAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelkanäleAnz. 10
- PowerbanksAnz. 4
- PräsentationsklickerAnz. 2
- WLAN-Router
- FunkgeräteAnz. 6
- SchalldämmbandAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 120
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierplattenAnz. 16
- KaffeekannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 12
- EiswürfelzangenAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- KühlboxenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 8
- ServierzangenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 8
- AbfallbehälterAnz. 8
- KühlelementeAnz. 20
Dekoration
- KongressbannerAnz. 4
- Willkommensschild
- RichtungsschilderAnz. 10
- TischdeckenAnz. 20
- NamensschildhalterAnz. 12
- ReferentenschilderAnz. 6
- BlumenarrangementsAnz. 6
- Bühnenrückwand
Beleuchtung
- LED-LichtleistenAnz. 6
- StehlampenAnz. 4
- NotbeleuchtungAnz. 2
Reinigung
- PutzeimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- Staubsauger
- HandfegerAnz. 3
- MikrofasertücherAnz. 12
Catering
- Einkäufe
- Kaffeebohnen - 4 Kilo
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Kilo
- Schwarzer Tee - 100 Beutel
- Kräutertee - 60 Beutel
- Earl-Grey-Tee - 60 Beutel
- Kakaopulver - 1 kilo
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Kaffeesahne - 4 Liter
- Weißer Zucker - 2 kilo
- Süßstoff - 300 Stück
- Honig - 2 Gläser
- Zitronen - 3 Kilo
- Spa Blauw - 12 Kisten
- Spa Rood - 6 Kisten
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 8 Flaschen
- Orangenlimonade - 6 Flaschen
- Eistee - 6 Flaschen
- Apfelsaft - 8 Liter
- Orangensaft - 8 Liter
- Tonic - 4 Flaschen
- Bier - 8 Kisten
- Alkoholfreies Bier - 4 Kisten
- Weißwein - 18 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Alkoholfreier Wein - 6 Flaschen
- Prosecco - 12 Flaschen
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Mini-Croissants - 150 Stück
- Mini-Schokobrötchen - 100 Stück
- Süßrahmbutter - 2 Kilo
- Erdbeermarmelade - 3 Gläser
- Käsescheiben - 4 Kilo
- Schinkenscheiben - 3 Kilo
- Hummus - 3 Kilo
- Frischkäse - 2 Kilo
- Vollkornbrot - 18 Brote
- Weißbrot - 12 Laibe
- Mehrkornbrot - 12 Brote
- Glutenfreies Brot - 4 Brote
- Vegane Brötchen - 50 Stück
- Gurken - 4 Kilo
- Tomaten - 4 Kilo
- Salat - 12 Köpfe
- Paprika - 3 Kilo
- Möhren - 3 Kilo
- Avocados - 30 Stück
- Äpfel - 12 kilo
- Bananen - 10 Kilo
- Trauben - 8 kilo
- Orangen - 8 Kilo
- Hähnchenfilet - 8 Kilo
- Falafel - 5 Kilo
- Pasta - 10 Kilo
- Reis - 6 Kilo
- Tomatensauce - 8 liter
- Pesto - 2 Kilo
- Olivenöl - 3 Liter
- Balsamicoessig - 2 Liter
- Mayonnaise - 3 Liter
- Ketchup - 3 Liter
- Senf - 2 Liter
- Pfeffer - 500 Gramm
- Salz - 1 Kilo
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Italienische Kräuter - 250 Gramm
- Knoblauch - 500 Gramm
- Gemüsebouillon - 2 Packungen
- Nussmix - 5 Kilo
- Paprikachips - 3 Kilo
- Naturchips - 3 Kilo
- Oliven - 3 Kilo
- Toastbrot - 10 Packungen
- Bierkranzkäse - 4 kilo
- Mini-Hackbällchen - 5 kilo
- Vegetarische Bitterballen - 4 Kilo
- Tortilla-Chips - 3 Kilo
- Salsa-Sauce - 3 Liter
- Brownies - 150 Stück
- Kekse - 8 Packungen
- Muffins - 100 Stück
- Veganes Gebäck - 30 Stück
- Glutenfreies Gebäck - 20 Stück
- Servietten - 1000 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Handseife - 8 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 8 Flaschen
- Spülmaschinentabs - 100 Stück
Tipps
- Plane pro Teilnehmer einen Kongressstuhl und zusätzlich einige freie Plätze für kurzfristige Anmeldungen ein. Klapptische eignen sich für Unterlagen und Catering, während Stehtische den Austausch in den Pausen erleichtern.
- Teste Beamer, Projektionsleinwand, Laptop, HDMI-Kabel und passende Adapter spätestens am Vortag gemeinsam. Lege für jeden Referenten eine funktionierende Präsentationsdatei bereit und nimm einen zweiten Adapter mit.
- Rechne bei Funkmikrofonen mit mindestens einem Mikrofon pro aktivem Sprecher und halte ein Ersatzgerät oder frische Batterien bereit. Lautsprecher, Mischpult und Mikrofonständer sollten vor dem Einlass vollständig verkabelt sein.
- Sichere jede Stromstrecke mit Verlängerungskabeln und Kabelkanälen. Zähle die benötigten Steckplätze je Technikplatz vor dem Aufbau und markiere Laufwege, damit niemand über Kabel stolpert.
- Sortiere Namensschilder, Badges und Teilnehmerliste nach Ankunftsreihenfolge. Stelle Kaffeetassen, Wassergläser, Teller und weiteres Geschirr mindestens 30 Minuten vor Beginn bereit; Kühlprodukte holst du möglichst am Veranstaltungstag ab.
Häufige Fragen
- Was brauche ich für einen Sicherheitskongress?
- Du brauchst Mobiliar für Teilnehmer und Referenten, Präsentationstechnik, Mikrofone, Strom- und Kabelsicherung, Geschirr sowie Namensschilder und Teilnehmerunterlagen. Prüfe die vollständige Ausstattung spätestens 24 Stunden vor dem Kongress.
- Wie viel Technik brauche ich für einen Kongress mit 100 Teilnehmern?
- Für 100 Teilnehmer reicht meist ein zentraler Präsentationsplatz mit Laptop, Beamer, Leinwand und passenden HDMI-Adaptern; bei mehreren Sälen brauchst du diese Ausstattung je Saal. Plane außerdem mindestens zwei Funkmikrofone und teste alles am Vortag.
- Wann sollte ich die Kongressmaterialien einkaufen?
- Trockene Waren, Papierunterlagen und Verbrauchsmaterial solltest du 2 bis 3 Tage vorher besorgen. Kühlprodukte holst du am Veranstaltungstag ab, idealerweise so, dass sie spätestens 30 Minuten vor dem Einlass vor Ort sind.
- Wie viele Stühle und Tische brauche ich für einen Sicherheitskongress?
- Plane mindestens einen Kongressstuhl pro angemeldete Person und 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Die Anzahl der Klapptische richtet sich nach Anmeldung, Catering und Unterlagen; für Referenten kommen Rednertisch und Rednerstühle zusätzlich hinzu.
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