Que faut-il prévoir pour un congrès sur la sécurité ?

Un congrès sur la sécurité demande surtout une préparation technique et logistique précise. Il faut prévoir le mobilier des sessions, le matériel de présentation, la sonorisation, les câbles et les adaptateurs, mais aussi la vaisselle pour les pauses et les repas. Les badges, les listes de participants et les besoins alimentaires sont souvent traités trop tard. Cette liste vous aide à rassembler les fournitures et à vérifier le matériel avant l’ouverture de la salle.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 110
Tables pliantesqté 12
Table de prise de parole
Tables de bièreqté 8
Tables hautesqté 10
Tabouretsqté 20
Portantsqté 3
Chaises des intervenantsqté 6

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Clic-clacqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 10
Batteries externesqté 4
Cliqueur de présentationqté 2
Routeur wifi
Talkies-walkiesqté 6
Ruban d’isolation phoniqueqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 16
Pichets à caféqté 6
Carafes d’eauqté 12
Pinces à glaçonsqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Louchesqté 8
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 8
Poubellesqté 8
Pains de glaceqté 20

Décoration

Bannières de congrèsqté 4
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 10
Nappesqté 20
Porte-nomsqté 12
Panneaux pour les intervenantsqté 6
Compositions floralesqté 6
Fond de scène

Éclairage

Barres lumineuses LEDqté 6
Lampadairesqté 4
Éclairage de secoursqté 2

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Aspirateur
Balais à mainqté 3
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses
- Grains de café - 4 kilo
- Café décaféiné - 1 kilo
- Thé noir - 100 sachets
- Tisane - 60 sachets
- Thé Earl Grey - 60 sachets
- Préparation pour chocolat chaud - 1 kilo
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Crème pour café - 4 litres
- Sucre blanc - 2 kilos
- Édulcorants - 300 pièces
- Miel - 2 pots
- Citrons - 3 kilos
- Spa Blauw - 12 caisses
- Spa Rood - 6 caisses
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Ice tea - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 8 litres
- Jus d’orange - 8 litres
- Tonic - 4 bouteilles
- Bière - 8 caisses
- Bière sans alcool - 4 caisses
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Vin sans alcool - 6 bouteilles
- Prosecco - 12 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Mini croissants - 150 pièces
- Mini petits pains au chocolat - 100 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Confiture de fraises - 3 pots
- Tranches de fromage - 4 kilos
- Tranches de jambon - 3 kilos
- Houmous - 3 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Pain complet - 18 pains
- Pain blanc - 12 pains
- Pain multicéréales - 12 pains
- Pain sans gluten - 4 pains
- Sandwichs vegan - 50 pièces
- Concombres - 4 kilos
- Tomates - 4 kilo
- Salade - 12 laitues
- Poivrons - 3 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Avocats - 30 pièces
- Pommes - 12 kilos
- Bananes - 10 kilos
- Raisins - 8 kilos
- Oranges - 8 kilo
- Filet de poulet - 8 kilos
- Falafel - 5 kilo
- Pâtes - 10 kilos
- Riz - 6 kilos
- Sauce tomate - 8 litres
- Pesto - 2 kilo
- Huile d'olive - 3 litres
- Vinaigre balsamique - 2 litres
- Mayonnaise - 3 litres
- Ketchup - 3 litres
- Moutarde - 2 litres
- Poivre - 500 grammes
- Sel - 1 kilo
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Ail - 500 gram
- Bouillon de légumes - 2 paquets
- Mélange de noix - 5 kilos
- Chips au paprika - 3 kilos
- Chips nature - 3 kilos
- Olives - 3 kilos
- Toasts - 10 paquets
- Fromage apéritif - 4 kilo
- Mini boulettes de viande - 5 kilos
- Bitterballen végétariennes - 4 kilo
- Tortilla chips - 3 kilo
- Sauce salsa - 3 litres
- Brownies - 150 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Muffins - 100 pièces
- Pâtisseries vegan - 30 pièces
- Pâtisseries sans gluten - 20 pièces
- Serviettes - 1000 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Gel désinfectant pour les mains - 8 flacons
- Pastilles pour lave-vaisselle - 100 pièces

Conseils

Prévoyez au moins un câble HDMI et un adaptateur par type de connexion utilisé par les intervenants, puis testez chaque présentation sur l’ordinateur portable avant le jour du congrès.
Comptez une chaise par participant inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % de marge pour les accompagnants, les intervenants et les changements de dernière minute.
Réservez un microphone sans fil pour les questions en salle et un second pour les intervenants si les échanges sont fréquents. Testez les piles et la portée avant l’arrivée du public.
Préparez les badges nominatifs et la liste des participants au moins 24 heures avant l’accueil. Classez les badges par ordre alphabétique pour réduire l’attente à l’entrée.
Prévoyez deux verres à eau par personne pour une journée complète et adaptez les tasses, assiettes et verres aux pauses prévues. Récupérez les produits frais le jour même si aucun stockage fiable n’est disponible.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour un congrès sur la sécurité ?: Prévoyez une chaise par participant confirmé, puis ajoutez une marge de 5 à 10 %. Pour 100 inscrits, cela représente environ 105 à 110 chaises, sans compter les chaises réservées aux intervenants.
Quel matériel prévoir pour les présentations d’un congrès ?: Prévoyez un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur portable, un cliqueur de présentation, des câbles HDMI et au moins deux adaptateurs compatibles. Testez l’ensemble 24 heures avant le début du congrès.
Quand préparer les badges et la liste des participants ?: Imprimez les badges et la liste définitive au moins 24 heures avant l’accueil. Gardez une dizaine de badges vierges ou vierges à compléter pour les inscriptions et corrections de dernière minute.
Combien de verres et de tasses prévoir par personne ?: Pour une journée, comptez deux verres à eau par personne et une tasse par pause café. Ajoutez 10 % de vaisselle pour compenser les échanges, la casse ou les besoins des intervenants.

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