Veiligheidsbeurs organiseren: complete checklist

Een veiligheidsbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen stands en presentaties klaarzetten. Je regelt tegelijk exposanten, demonstraties, publieksstromen, techniek, registratie en duidelijke ontruimingsroutes. Begin met doelgroep en beursdatum, werk daarna toe naar een programma en plattegrond die exposanten uiterlijk op tijd ontvangen. Controleer in de laatste week vooral vergunningen, presentaties, microfoons, verlengkabels, stekkerdozen en catering. Met deze checklist houd je de voorbereiding en de beursdag overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Beursdatum vastleggen
Deelnemersdoelgroep bepalen
2 personen
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
Exposanten uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Beursprogramma opstellen
2 personen
Demonstraties inventariseren
2 personen
Plattegrond van beurs maken
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Exposanteninformatie verwerken
2 personen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
Ontruimingsroutes bepalen
2 personen
Contactlijst samenstellen
Bewegwijzering ontwerpen
2 personen
Badges en registratieformulieren maken
2 personen
Drukwerk laten maken
Presentaties verzamelen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Catering bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Exposanten herinneren

Event

Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Standwanden plaatsen
4 personen
Exposantenstands inrichten
6 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Cateringtafel opbouwen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Demonstratiemateriaal klaarzetten
4 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
3 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Ontruimingsroutes vrijmaken
2 personen
Exposanten ontvangen
3 personen
Exposanten instrueren
2 personen
Registratieteam briefen
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Badges uitdelen
2 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Demonstraties begeleiden
3 personen
Presentaties ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Sanitair controleren
Voorraad controleren
Laatste bezoekers begeleiden
3 personen
Exposanten uitchecken
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Demonstratiemateriaal inpakken
4 personen
Standmaterialen afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval sorteren
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen terugbrengen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Exposanten nabellen
Registratiegegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Informatiebaliesaantal 2
Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 8
Standwandenaantal 12
Kapstokkenaantal 3
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 6

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Beamer
Projectiescherm
Presentatieschermaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Oplaadstationsaantal 2
Portofoonsaantal 6
Koelboxenaantal 4
Handmegafonenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerlepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Beursbannersaantal 8
Tafelkledenaantal 24
Naamkaartjesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Pijlbordenaantal 20
Programmapostersaantal 12
Plakgumaantal 6
Kabelgotenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Staande lampenaantal 4
Noodverlichtingaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Koelelementenaantal 16
Voedselcontainersaantal 12
Etiketten voor voedingaantal 100
Flesopenersaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Waterdispensersaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Schoonmaakdoekenaantal 24
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Handzeepdispensersaantal 6
Handdesinfectiehoudersaantal 8
Papierenhanddoekhoudersaantal 6

Catering

Boodschappen

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Brandblussersaantal 4
Rookmelders voor demonstratieaantal 4
Veiligheidshelmenaantal 12
Veiligheidsbrillenaantal 12
Reflectievestenaantal 12
Gehoorbeschermersaantal 12
Veiligheidshandschoenenaantal 12
Antislipmattenaantal 8
Zaklampenaantal 8
Batterijenaantal 32
Waarschuwingsbordenaantal 12
Nooduitgangsbordenaantal 8
Veiligheidslintaantal 6

Registratie

Klembordenaantal 8
Balpennenaantal 40
Markersaantal 12
Notitieblokkenaantal 40
Registratieformulierenaantal 150
Programmafoldersaantal 150
Enquêtesaantal 120
Naamstickersaantal 150
Kassalade
Pinautomaat
Geldkist

Presentatie

Flip-oversaantal 4
Flip-overvellenaantal 4
Presentatiestandaardsaantal 8
Folderhoudersaantal 24
Prikbordenaantal 8
Tafeldisplaysaantal 24
Kabelbindersaantal 100
Schaaraantal 6
Tapeaantal 12
Nietmachinesaantal 4
Nietjesaantal 8

Tips

Plan demonstraties niet alleen inhoudelijk, maar ook op de plattegrond. Houd afzetpalen en afzetlint beschikbaar als een demonstratie extra ruimte of een veilige kijkafstand nodig heeft.
Stuur exposanteninformatie uiterlijk één week voor de beurs: standplaats, opbouwtijd, technische afspraken, contactpersoon en route voor laden en lossen. Zo voorkom je losse vragen op de beursdag.
Test laptops, beamer, projectiescherm, presentatiescherm, speakers en microfoons minstens één dag vooraf met de echte presentaties. Leg verlengkabels en stekkerdozen per ruimte klaar in plaats van op één centrale stapel.
Richt registratie in met informatiebalie, badges en formulieren voordat de eerste bezoekers komen. Zet bewegwijzering vanaf de ingang én naar de ontruimingsroutes; bezoekers hoeven niet te zoeken naar een uitgang.
Maak voor de organisatie een contactlijst met telefoonnummers en deel portofoons uit aan registratie, techniek en zaalcoördinatie. Plan daarnaast een korte briefing vóór opening, zodat iedereen weet wie bij een incident beslist.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een veiligheidsbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je exposanten uitnodigen, aanmeldingen verwerken, vergunningen controleren en een programma met demonstraties maken. Reserveer de laatste week voor testen, drukwerk en bevestigingen.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een veiligheidsbeurs?: Reken minimaal 3 tot 4 uur voor tafels, standwanden, informatiebalies, techniek, bewegwijzering en registratie. Plan extra tijd als er meerdere demonstraties zijn of als exposanten hun eigen materialen meenemen. Test audiovisuele apparatuur uiterlijk één dag vooraf.
Wat moet je regelen voor demonstraties op een veiligheidsbeurs?: Leg per demonstratie minstens 2 weken vooraf vast wat er nodig is, hoeveel ruimte het vraagt en hoeveel publiek tegelijk kan kijken. Neem dit op in de plattegrond en veiligheidsinstructies. Gebruik afzetpalen en afzetlint wanneer publiek afstand moet houden.
Hoeveel techniek heb je nodig voor presentaties op een veiligheidsbeurs?: Maak per presentatieruimte een aparte set met een laptop, scherm of beamer, speakers, microfoon, verlengkabels en stekkerdoos. Test elke set minimaal één dag vooraf met de bestanden van de spreker. Houd één reservekabel en een extra microfoon achter de hand als dat beschikbaar is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.