Sicherheitsmesse organisieren: die vollständige Checkliste
Eine Sicherheitsmesse braucht früh klare Zuständigkeiten, weil Aussteller, Vorführungen, Besucherführung und Technik ineinandergreifen. Lege zuerst Termin, Zielgruppe und Ausstellerkreis fest, bevor du Einladungen und Anmeldungen öffnest. Danach folgen Messeprogramm, Standvergabe, Genehmigungen und Sicherheitsanweisungen. In der letzten Woche prüfst du Präsentationen, Beschilderung, Evakuierungswege, Catering und alle technischen Geräte gemeinsam vor Ort.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Messetermin festlegen
Teilnehmerzielgruppe festlegen
2 Personen
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
Aussteller einladen
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Messeprogramm erstellen
2 Personen
Vorführungen erfassen
2 Personen
Messeplan erstellen
2 Personen
Standplätze zuweisen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Ausstellerinformationen verarbeiten
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Genehmigungen prüfen
Sicherheitsanweisungen erstellen
2 Personen
Evakuierungswege festlegen
2 Personen
Kontaktliste zusammenstellen
Beschilderung entwerfen
2 Personen
Namensschilder und Anmeldeformulare erstellen
2 Personen
Drucksachen anfertigen lassen
Präsentationen sammeln
2 Personen
Technik testen
2 Personen
Catering bestätigen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Aussteller erinnern
Event
Location öffnen
2 Personen
Lade- und Entladezone freimachen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Standwände aufstellen
4 Personen
Ausstellerstände einrichten
6 Personen
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
Catering-Tisch aufbauen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Demonstrationsmaterial bereitstellen
4 Personen
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
Beschilderung anbringen
3 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Evakuierungswege freimachen
2 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Aussteller anweisen
2 Personen
Registrierungsteam briefen
2 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Namensschilder ausgeben
2 Personen
Besucher informieren
2 Personen
Vorführungen betreuen
3 Personen
Präsentationen unterstützen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Sanitäranlagen prüfen
Bestand prüfen
Letzte Besucher begleiten
3 Personen
Aussteller auschecken
2 Personen
Nachbereitung
Geräte ausschalten
2 Personen
Demonstrationsmaterial einpacken
4 Personen
Messestandmaterial abbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall trennen
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Beschilderung entfernen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Materialien zurückbringen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Aussteller nachfassen
Registrierungsdaten archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- InformationsschalterAnz. 2
- TischeAnz. 24
- StühleAnz. 80
- StehtischeAnz. 8
- StandwändeAnz. 12
- KleiderständerAnz. 3
- AbsperrpfostenAnz. 12
- AbsperrbandAnz. 6
Ausstattung
- LaptopsAnz. 3
- Beamer
- Projektionsleinwand
- PräsentationsbildschirmAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 10
- LadestationenAnz. 2
- FunkgeräteAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- HandmegafoneAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierschalenAnz. 12
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 8
Dekoration
- MessebannerAnz. 8
- TischdeckenAnz. 24
- NamensschilderAnz. 120
- BadgehalterAnz. 120
- WegweiserAnz. 20
- Programmatische PosterAnz. 12
- KleberAnz. 6
- KabelkanäleAnz. 12
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 10
- StehlampenAnz. 4
- NotbeleuchtungAnz. 2
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- KühlelementeAnz. 16
- LebensmittelbehälterAnz. 12
- Etiketten für LebensmittelAnz. 100
- FlaschenöffnerAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 8
- WasserspenderAnz. 2
Reinigung
- EimerAnz. 4
- SchwämmeAnz. 12
- PutzlappenAnz. 24
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- HandseifenspenderAnz. 6
- HanddesinfektionsspenderAnz. 8
- PapierhandtuchhalterAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
- FeuerlöscherAnz. 4
- Rauchmelder für die VorführungAnz. 4
- SicherheitshelmeAnz. 12
- SchutzbrillenAnz. 12
- WarnwestenAnz. 12
- GehörschutzAnz. 12
- SicherheitshandschuheAnz. 12
- Rutschfeste MattenAnz. 8
- TaschenlampenAnz. 8
- BatterienAnz. 32
- WarnschilderAnz. 12
- NotausgangsschilderAnz. 8
- SicherheitsbandAnz. 6
Registrierung
- KlemmbretterAnz. 8
- KugelschreiberAnz. 40
- MarkerAnz. 12
- NotizblöckeAnz. 40
- RegistrierungsformulareAnz. 150
- ProgrammhefteAnz. 150
- UmfragenAnz. 120
- NamensaufkleberAnz. 150
- Kassenschale
- Geldautomat
- Geldkassette
Präsentation
- FlipchartsAnz. 4
- FlipchartblätterAnz. 4
- PräsentationsständerAnz. 8
- ProspekthalterAnz. 24
- PinnwändeAnz. 8
- TischdisplaysAnz. 24
- KabelbinderAnz. 100
- SchereAnz. 6
- KlebebandAnz. 12
- TackerAnz. 4
- KlammernAnz. 8
Tipps
- Plane die Standvergabe erst, wenn die wichtigsten Ausstellerinformationen vorliegen. So kannst du Strombedarf, Vorführflächen und besondere Ernährungswünsche berücksichtigen, statt Plätze später neu zu verteilen.
- Lege spätestens 2 Wochen vor der Messe einen verbindlichen Messeplan fest. Markiere Informationsschalter, Standflächen, Sitzbereiche, Catering, Ausgänge und Evakuierungswege deutlich.
- Teste Beamer, Leinwand, Bildschirme, Lautsprecher, Mikrofone und Laptops mindestens 1 Tag vorher mit den tatsächlichen Präsentationen. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, Ladestationen und Ersatzlösungen.
- Erstelle eine Kontaktliste mit Ausstellern, Technik, Catering und verantwortlichen Helfern. Gib sie mindestens 3 Personen aus dem Organisationsteam, dem Informationsschalter und der Sicherheitskoordination.
- Bestätige Catering und Material spätestens 3 Tage vor dem Termin. Zähle insbesondere Gläser, Teller, Besteck, Kaffeetassen, Thermoskannen und Wasserkannen nach, weil diese Kleinteile am Veranstaltungstag oft fehlen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Sicherheitsmesse organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Zielgruppe und Ausstellerliste. Genehmigungen, Einladungen und Standplanung brauchen anschließend mehrere Abstimmungsrunden.
- Wann müssen Aussteller ihre Informationen und Präsentationen abgeben?
- Setze eine Frist von mindestens 10 bis 14 Tagen vor der Messe. So bleiben dir noch einige Arbeitstage für Messeplan, Beschilderung, Technikprüfung und Rückfragen.
- Wie viele Helfer braucht eine Sicherheitsmesse?
- Plane mindestens eine Person am Informationsschalter, eine verantwortliche Person für Technik und eine für Sicherheit ein. Bei mehr als 50 erwarteten Teilnehmenden solltest du zusätzlich zwei bis drei Personen für Einlass, Besucherführung und Ausstellerfragen vorsehen.
- Wann sollte die Technik für eine Sicherheitsmesse getestet werden?
- Führe einen vollständigen Test mindestens 24 Stunden vorher durch und schalte die Geräte am Veranstaltungstag 60 bis 90 Minuten vor Beginn ein. Teste jedes Mikrofon, jede Präsentation und alle Anschlüsse einzeln.
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