Zo organiseer je een cybersecuritybeurs

Begin met de beursdatum, zaalindeling en capaciteit; die bepalen hoeveel exposanten, bezoekers en techniek je aankunt. Benader daarna exposanten en sprekers, zodat je promotie en het spreekprogramma op echte namen kunt baseren. Regel registratie, badges en dieetwensen ruim vóór de beurs en leg elke standplaats vast. De meeste problemen ontstaan in de laatste week: presentaties werken niet, badgegegevens kloppen niet of netwerk- en stroomkabels zijn te kort. Plan daarom een aparte technische test en een controle van de zaal en nooduitgangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beursdatum en tijden vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling reserveren
2 personen
3
Exposanten benaderen
3 personen
4
Sprekers uitnodigen
2 personen
5
Aanmeldformulier publiceren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Promotie op sociale media plaatsen
8
Exposantenlijst vastleggen
2 personen
9
Standplaatsen toewijzen
2 personen
10
Spreekprogramma samenstellen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Catering bestellen
2 personen
14
Badgegegevens controleren
2 personen
15
Badges en polsbandjes printen
2 personen
16
Exposanteninstructies versturen
17
Presentaties verzamelen
2 personen
18
Presentaties technisch controleren
2 personen
19
Naamkaartjes per stand klaarleggen
2 personen
20
Route- en veiligheidsborden printen
21
Technische apparatuur testen
2 personen
22
Boodschappen ophalen
2 personen
23
Materialen naar locatie brengen
3 personen
24
Zaal en nooduitgangen controleren
2 personen
25
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
26
Standwanden en balies plaatsen
4 personen
27
Stroompunten verdelen
2 personen
28
Netwerk voor demonstraties instellen
3 personen
29
Demonstratienetwerk beveiligen
2 personen
30
Beamer en scherm installeren
2 personen
31
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
32
Microfoons testen
2 personen
33
Standmateriaal per exposant klaarzetten
4 personen
34
Infobalie inrichten
2 personen
35
Registratietafel inrichten
2 personen
36
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
37
Dranken koud zetten
2 personen
38
Koffie- en theepunt vullen
2 personen

Event

39
Sprekers ontvangen
2 personen
40
Exposanten ontvangen
3 personen
41
Registratiebalie bemannen
3 personen
42
Bezoekers badges uitgeven
3 personen
43
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
44
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
45
Lezingen begeleiden
2 personen
46
Tijdschema bij presentaties bewaken
47
Technische ondersteuning bieden
2 personen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Hapjes aanvullen
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Toiletten tussentijds controleren
53
Fotomomenten begeleiden
54
Avondbuffet serveren
4 personen
55
Vragenronde technisch ondersteunen
56
Laatste bezoekers informeren
2 personen
57
Afsluitende aankondiging doen
58
Exposanten uitchecken
3 personen

Nazorg

59
Presentatiemateriaal veiligstellen
2 personen
60
Standmateriaal afbreken
4 personen
61
Beamer en geluidsset uitschakelen
2 personen
62
Netwerkapparatuur veilig afsluiten
2 personen
63
Gebruikte tafels afnemen
3 personen
64
Servies en glazen afwassen
3 personen
65
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
66
Zaal en entree schoonmaken
3 personen
67
Locatie op schade controleren
2 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Overgebleven catering opruimen
2 personen
70
Gevonden voorwerpen registreren
71
Aanwezigheidslijst archiveren
72
Bedankbericht aan exposanten sturen
73
Opnamebestanden veilig opslaan
74
Restmateriaal sorteren en opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Expositietafelsaantal 20
Informatiebaliesaantal 10
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 20
Loungefauteuilsaantal 8
Klaptafelsaantal 6
Standwandenaantal 24
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 6
Beamer
Projectiescherm
Laptops voor registratieaantal 4
Badgeprintersaantal 2
Barcodescannersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 3
Mengpaneel
Speakersaantal 2
Presentatieclickeraantal 2
Webcamsaantal 2
Netwerkswitchesaantal 4
Draadloze accesspointsaantal 4
Netwerkkabelsaantal 30
Stekkerdozenaantal 20
Verlengkabelsaantal 20
USB-sticksaantal 10
Powerbanksaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4

Verlichting

LED-werklampenaantal 8
Sfeerlampenaantal 10

Decoratie

Welkomstbanner
Roll-up bannersaantal 10
Richtingsbordenaantal 12
Standnummersaantal 20
Tafelkledenaantal 20
Plantenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 180
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 16
Serveerbladenaantal 8
Tangenaantal 8
Thermometersaantal 2

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stoffer en blikaantal 4

Registratie

Bezoekersbadgesaantal 400
Exposantenbadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 480
Lanyardsaantal 480
Registratieformulierenaantal 450
Pennenaantal 60
Clipboardsaantal 10
Polsbandjesaantal 400

Presentatie

Programmaflyersaantal 450
Notitieblokkenaantal 400
Potlodenaantal 400
Enveloppenaantal 100
Presentatiemapjesaantal 20
Vraagkaartjesaantal 300

Veiligheid

Kabelmattenaantal 20
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 6
Zaklampenaantal 6

Gereedschap

Gereedschapskoffersaantal 3
Ducttapeaantal 8
Tie-wrapsaantal 300
Kabelbindersaantal 200
Schakelaarsaantal 10
Schroevendraaiersaantal 6

Tips

Leg standplaatsen vast zodra de exposantenlijst compleet is. Noteer per stand de tafel, standwand, stroomaansluiting en netwerkbehoefte; zo voorkom je dat kabelhaspels en verlengkabels pas op de opbouwdag worden verdeeld.
Verzamel presentaties uiterlijk enkele werkdagen vóór de beurs en test ze op de gebruikte laptop, beamer en het projectiescherm. Controleer ook de presentatieclicker, draadloze microfoons, speakers en het mengpaneel voordat bezoekers binnenkomen.
Sluit de registratie niet af zonder een laatste controle van namen en organisatiegegevens. Print badges en polsbandjes vooraf en houd een aparte laptop voor registratie, een badgeprinter en barcodescanners gereed voor wijzigingen aan de balie.
Maak voor het cybersecurityprogramma een duidelijke tijdlijn met ruimte tussen presentaties en beursbezoek. Stuur exposanteninstructies, route- en veiligheidsborden en informatie over opbouw en aanlevertijden niet later dan de laatste week.
Test het netwerk op de plekken waar exposanten werken en bezoekers verbinding nodig hebben. Controleer netwerkswitches, draadloze accesspoints, netwerkkabels en stekkerdozen samen; een accesspoint zonder goede bekabeling lost geen netwerkprobleem op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een cybersecuritybeurs organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie, exposanten en sprekers. Reserveer de laatste 7 dagen voor badgecontrole, presentaties, catering, materiaaltransport en een volledige technische test.
Wanneer moet je exposanten uitnodigen voor een cybersecuritybeurs?: Benader exposanten bij voorkeur 10 tot 12 weken vóór de beurs, omdat standplaatsen, branding en technische wensen tijd kosten. Leg de definitieve exposantenlijst ongeveer 4 weken vooraf vast.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de technische controle van een cybersecuritybeurs?: Plan minstens 2 uur voor een gezamenlijke test van laptops, beamer, projectiescherm, microfoons, speakers, netwerk en registratieapparatuur. Doe daarnaast op de beursdag een korte controle van ongeveer 30 minuten vóór de eerste bezoekers binnenkomen.
Wanneer moeten badges en polsbandjes worden geprint?: Controleer de badgegegevens 2 tot 3 werkdagen vóór de beurs en print daarna de bulk. Houd op locatie een badgeprinter en registratie-laptop achter de hand voor late aanmeldingen en correcties.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.