Checklist pour organiser un salon de la sécurité

Un salon de la sécurité demande une préparation structurée, car les exposants, les démonstrations et les consignes doivent être coordonnés avant l’ouverture. Commencez par fixer la date, définir le public et inviter les exposants, puis avancez vers le plan des stands, les inscriptions et les réservations. Les autorisations, les issues d’évacuation et les consignes de sécurité doivent être vérifiées avant l’installation. Cette checklist regroupe 72 tâches et 97 éléments à prévoir, du mobilier aux équipements techniques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du salon
Définir le public cible des participants
2 personnes
Établir la liste des exposants
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Élaborer le programme du salon
2 personnes
Recenser les démonstrations
2 personnes
Créer le plan du salon
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Traiter les informations des exposants
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Déterminer les issues d’évacuation
2 personnes
Établir la liste de contacts
Concevoir la signalétique
2 personnes
Créer les badges et les formulaires d’inscription
2 personnes
Faire réaliser les imprimés
Rassembler les présentations
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Confirmer le catering
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Rappeler les exposants

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les parois des stands
4 personnes
Aménager les stands des exposants
6 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Monter la table de catering
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer le matériel de démonstration
4 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Installer la signalétique
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Dégager les voies d’évacuation
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Informer les exposants
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Encadrer les démonstrations
3 personnes
Soutenir les présentations
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les sanitaires
Vérifier les stocks
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes
Faire le départ des exposants
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Emballer le matériel de démonstration
4 personnes
Démonter le matériel du stand
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Relancer les exposants par téléphone
Archiver les données d'inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Bureaux d’informationqté 2
Tablesqté 24
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 8
Panneaux de standqté 12
Porte-manteauxqté 3
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 6

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Écran de présentationqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Stations de rechargeqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Glacièresqté 4
Mégaphones manuelsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8

Décoration

Bannières du salonqté 8
Nappesqté 24
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Panneaux indicateursqté 20
Affiches du programmeqté 12
Colle repositionnableqté 6
Goulottes de câblesqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Lampadairesqté 4
Éclairage de secoursqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Pains de glaceqté 16
Conteneurs alimentairesqté 12
Étiquettes pour les alimentsqté 100
Décapsuleursqté 4
Poubellesqté 8
Distributeurs d'eauqté 2

Nettoyage

Seauxqté 4
Épongesqté 12
Chiffons de nettoyageqté 24
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 8
Distributeurs d’essuie-toutqté 6

Catering

Courses

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Extincteursqté 4
Détecteurs de fumée pour la démonstrationqté 4
Casques de sécuritéqté 12
Lunettes de sécuritéqté 12
Gilets réfléchissantsqté 12
Protections auditivesqté 12
Gants de sécuritéqté 12
Tapis antidérapantsqté 8
Lampes de pocheqté 8
Pilesqté 32
Panneaux d'avertissementqté 12
Panneaux de sortie de secoursqté 8
Ruban de sécuritéqté 6

Inscription

Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 40
Marqueursqté 12
Blocs-notesqté 40
Formulaires d’inscriptionqté 150
Brochures du programmeqté 150
Enquêtesqté 120
Étiquettes nominativesqté 150
Tiroir-caisse
Terminal de paiement
Caisse

Présentation

Chevaletsqté 4
Feuilles de paperboardqté 4
Présentoirsqté 8
Présentoirs à brochuresqté 24
Panneaux d’affichageqté 8
Présentoirs de tableqté 24
Serre-câblesqté 100
Ciseauxqté 6
Ruban adhésifqté 12
Agrafeusesqté 4
Agrafesqté 8

Conseils

Prévoyez le plan du salon après avoir recueilli les besoins des exposants : certains stands nécessitent une table supplémentaire, une alimentation électrique ou un espace pour une démonstration.
Traitez les inscriptions et les informations alimentaires au fur et à mesure, puis fixez une date limite claire. Une relance 7 jours avant le salon permet de corriger les coordonnées, badges ou besoins de catering manquants.
Testez la technique au moins 2 heures avant l’arrivée du public : ordinateurs portables, vidéoprojecteur, écran, haut-parleurs, microphones, rallonges et multiprises doivent être vérifiés ensemble.
Préparez la signalétique et les badges avant le jour J, avec un exemplaire de la liste des contacts à chaque bureau d’information. Gardez aussi des talkies-walkies pour les échanges entre l’accueil, la technique et la sécurité.
Confirmez le catering 48 heures avant l’ouverture et contrôlez les quantités de tasses, verres, assiettes, couverts, thermos et carafes d’eau. Les stations de recharge et les glacières sont souvent oubliées alors qu’elles sont utiles pendant une journée complète.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon de la sécurité ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les invitations aux exposants, les réservations, les autorisations et le programme demandent plusieurs allers-retours.
Que faut-il prévoir pour les stands d’un salon de la sécurité ?: Prévoyez les tables, chaises, panneaux de stand, tables hautes et bureaux d’information selon le plan validé. Demandez aux exposants leurs besoins techniques au plus tard 3 semaines avant l’événement.
Quand vérifier les autorisations et les issues d’évacuation ?: Vérifiez les autorisations et les itinéraires d’évacuation avant de finaliser l’aménagement. Faites une dernière inspection sur place au moins 24 heures avant l’ouverture, puis rappelez les consignes à l’équipe.
Combien de temps prévoir pour tester la technique ?: Bloquez au moins 2 heures le matin du salon pour tester les présentations, le vidéoprojecteur, les écrans, les microphones et les haut-parleurs. Prévoyez des rallonges, des multiprises et une solution de secours pour les présentations.

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