Checklist para organizar una feria de seguridad sin olvidos
Una feria de seguridad necesita más que expositores y demostraciones: hay que coordinar inscripciones, permisos, recorridos y equipos técnicos. Esta checklist reúne 72 tareas y 97 materiales para avanzar en el orden adecuado, desde fijar la fecha hasta revisar la compra final. Encontrarás también los puntos que suelen llegar tarde, como la información de los expositores, las rutas de evacuación, las credenciales y las pruebas de sonido y proyección.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha de la feria
Definir el público objetivo de los participantes
2 personas
Preparar la lista de expositores
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Elaborar el programa de la feria
2 personas
Inventariar las demostraciones
2 personas
Crear el plano de la feria
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Gestionar la información de los expositores
2 personas
Hacer reservas
Comprobar permisos
Redactar las instrucciones de seguridad
2 personas
Definir las rutas de evacuación
2 personas
Elaborar la lista de contactos
Diseñar la señalización
2 personas
Preparar las credenciales y los formularios de registro
2 personas
Encargar material impreso
Recopilar las presentaciones
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Confirmar el catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Recordar a los expositores
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Instalar los paneles del stand
4 personas
Montar los stands de los expositores
6 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar el material de demostración
4 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Colgar señalización
3 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Instruir a los expositores
2 personas
Informar al equipo de registro
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Coordinar demostraciones
3 personas
Apoyar las presentaciones
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar el sanitario
Comprobar el inventario
Acompañar a los últimos visitantes
3 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Empaquetar material de demostración
4 personas
Desmontar los materiales del stand
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Clasificar residuos
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar la señalización
2 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver los materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Llamar a los expositores
Archivar los datos de registro
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mostradores de informacióncant. 2
- Mesascant. 24
- Sillascant. 80
- Mesas altascant. 8
- Paredes para standscant. 12
- Percheroscant. 3
- Postes separadorescant. 12
- Cinta de balizamientocant. 6
Equipo
- Portátilescant. 3
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Pantalla de presentacióncant. 2
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 10
- Estaciones de cargacant. 2
- Walkie-talkiescant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Megáfonos de manocant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 100
- Tenedorescant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Cucharascant. 100
- Cucharones de servircant. 12
- Bandejas de servircant. 12
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 8
Decoración
- Banners de la feriacant. 8
- Mantelescant. 24
- Tarjetas de nombrecant. 120
- Portabadgescant. 120
- Carteles direccionalescant. 20
- Pósteres del programacant. 12
- Masilla adhesivacant. 6
- Canaletas para cablescant. 12
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 10
- Lámparas de piecant. 4
- Iluminación de emergenciacant. 2
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Acumuladores de fríocant. 16
- Contenedores de alimentoscant. 12
- Etiquetas para alimentoscant. 100
- Abridores de botellascant. 4
- Papeleracant. 8
- Dispensadores de aguacant. 2
Limpieza
- Cuboscant. 4
- Esponjascant. 12
- Paños de limpiezacant. 24
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Dispensadores de desinfectante de manoscant. 8
- Portarrollos de toallas de papelcant. 6
Catering
- Compras
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 3
- Extintorescant. 4
- Detectores de humo para demostracióncant. 4
- Cascos de seguridadcant. 12
- Gafas de seguridadcant. 12
- Chalecos reflectantescant. 12
- Protectores auditivoscant. 12
- Guantes de seguridadcant. 12
- Alfombrillas antideslizantescant. 8
- Linternascant. 8
- Bateríascant. 32
- Señales de advertenciacant. 12
- Señales de salida de emergenciacant. 8
- Cinta de seguridadcant. 6
Registro
- Portapapelescant. 8
- Bolígrafoscant. 40
- Marcadorescant. 12
- Bloc de notascant. 40
- Formularios de registrocant. 150
- Folletos del programacant. 150
- Encuestascant. 120
- Pegatinas con nombrecant. 150
- Cajón de la caja registradora
- Cajero automático
- Caja registradora
Presentación
- Pizarras de hojascant. 4
- Hojas de rotafoliocant. 4
- Soportes de presentacióncant. 8
- Portafolletoscant. 24
- Tableros de corchocant. 8
- Expositores de mesacant. 24
- Bridascant. 100
- Tijerascant. 6
- Cinta adhesivacant. 12
- Grapadorascant. 4
- Grapascant. 8
Consejos
- Empieza a cerrar la lista de expositores con varias semanas de margen: necesitarás sus datos, preferencias y materiales antes de asignar los puestos y preparar el plano.
- Define las rutas de evacuación antes de colocar paredes de stands, postes separadores y cinta de balizamiento. Comprueba que los pasillos queden libres y que la señalización se vea desde los puntos de mayor afluencia.
- Programa una prueba técnica completa al menos 24 horas antes: conecta portátiles, proyector, pantalla, altavoces, micrófonos, alargadores y regletas, y comprueba también las estaciones de carga.
- Prepara las credenciales, formularios de registro y material impreso antes del montaje. Lleva copias adicionales para cubrir cambios de última hora y participantes que no aparezcan en la lista inicial.
- Confirma el catering y revisa la compra con tiempo suficiente para corregir faltas. Cuenta tazas, vasos, platos, cubiertos, termos y jarras de agua según el número confirmado de asistentes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de seguridad?
- Empieza la planificación al menos 6 semanas antes para fijar la fecha, definir el público, preparar la lista de expositores y enviar invitaciones. Reserva las 2 últimas semanas para confirmar inscripciones, permisos, programa, materiales y técnica.
- ¿Qué permisos hacen falta para una feria de seguridad?
- Comprueba los permisos necesarios antes de publicar el programa y cerrar el plano de la feria. Haz esta revisión como mínimo 4 semanas antes, porque cualquier requisito puede afectar a las demostraciones, los accesos o las rutas de evacuación.
- ¿Cuándo hay que probar el sonido y el proyector?
- Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repite una comprobación de 30 minutos el mismo día. Incluye micrófonos, altavoces, cables, regletas, portátil, proyector y pantalla de presentación.
- ¿Qué se suele olvidar en una feria de seguridad?
- Suelen quedar para el final las preferencias dietéticas, los datos completos de los expositores, las credenciales, la señalización y los contactos del equipo. Ciérralos entre 7 y 3 días antes, y deja una lista de contactos accesible para el montaje y la jornada.
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