VCA-cursus organiseren: checklist en planning

Een VCA-cursus vraagt meer voorbereiding dan alleen een docent en een lokaal. Je regelt vooraf de inschrijvingen, cursusmappen, examenaanmelding en catering, en controleert op de dag zelf de techniek en zaalopstelling. Met deze checklist werk je van datum en locatie naar ontvangst en examen. Zo voorkom je dat werkbladen, naambadges of examenformulieren pas vlak voor de start worden gezocht.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Cursusdatum en locatie bevestigen
Inschrijvingen openen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Deelnemerslijst bijwerken
Dieetwensen verzamelen
Cursusmateriaal bestellen
Examenaanmelding controleren
Catering bestellen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Cursusruimte reserveren
Zaalindeling controleren
Presentatie en video's testen
Examenformulieren klaarleggen
Cursusmappen samenstellen
2 personen
Naambadges voorbereiden
Werkbladen afdrukken
Dranken koud zetten
Koffie- en theepunt inrichten
Tafels en stoelen opstellen
2 personen
Presentatiemateriaal aansluiten
Cursusmappen klaarleggen
Ontvangstbalie inrichten

Event

Aanwezigheid registreren
2 personen
Cursisten welkom heten
Veiligheidsinstructies geven
VCA-les verzorgen
Koffiepauze serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Lunch of avondmaaltijd serveren
2 personen
VCA-les hervatten
Exameninstructies geven
VCA-examen afnemen
2 personen
Examenformulieren innemen
2 personen
Deelnemers informeren over uitslag

Nazorg

Cursusmaterialen verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
Afval verzamelen
Servies en materialen schoonmaken
2 personen
Presentatieapparatuur afkoppelen
Ruimte schoon achterlaten
2 personen
Examenstukken veilig verzenden
Aanwezigheidsregistratie archiveren
Certificaten voorbereiden
Certificaten naar deelnemers sturen
Ongebruikte boodschappen opbergen
Geleende materialen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cursustafelsaantal 7
Cursusstoelenaantal 24
Ontvangsttafel
Barkrukkenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelaantal 3
Stekkerdoosaantal 3
Flip-overbord
Flip-overstiftenaantal 2
Laserpointer

Servies

Koffiekopjesaantal 24
Glazenaantal 24
Bordenaantal 24
Besteksetsaantal 24

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkoker
Thermoskanaantal 2
Koelboxaantal 2
Serveerschalenaantal 4
Schenkkannenaantal 2
Opscheplepelsaantal 4

Catering

Cursusmappenaantal 24
Notitieblokkenaantal 24
Balpennenaantal 30
Naambadgesaantal 24
Examenformulierenaantal 24
Enveloppenaantal 30
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Bezem en blik
Dweil en emmer

Tips

Bevestig de cursusruimte minimaal één week vooraf en controleer of er genoeg cursustafels en stoelen staan voor alle deelnemers. Leg ook vast waar de ontvangsttafel en het koffie- en theepunt komen.
Sluit laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, verlengkabel en stekkerdoos uiterlijk de dag vóór de cursus aan. Test presentatie en video's volledig, niet alleen het eerste bestand.
Werk de deelnemerslijst tot 24 uur voor de start bij en controleer tegelijk dieetwensen, examenaanmelding en eventuele ontbrekende gegevens. Zo bestel je catering en maak je cursusmappen voor het juiste aantal deelnemers.
Stel per deelnemer een cursusmap samen met werkbladen, notitieblok, balpen en naambadge. Leg de examenformulieren en enveloppen apart klaar bij de ontvangstbalie, zodat ze niet tussen het lesmateriaal verdwijnen.
Zet dranken vóór binnenkomst koud en richt het koffie- en theepunt in met kopjes, glazen, koffiezetapparaat, waterkoker en thermoskannen. Plan de ontvangst minstens 15 minuten vóór de cursusstart om aanwezigheid te registreren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een VCA-cursus organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vóór de cursusdatum met locatie, inschrijvingen en uitnodigingen. Bestel cursusmateriaal en controleer de examenaanmelding uiterlijk 1 tot 2 weken vooraf.
Hoeveel tijd kost de voorbereiding van een VCA-cursus?: Reken op 2 tot 4 uur voorbereiding voor een kleine cursus, exclusief de inschrijvingen en catering. Reserveer op de cursusdag nog 45 tot 60 minuten voor zaalopstelling, techniek, materiaal en ontvangst.
Wanneer moet ik de VCA-examenformulieren klaarleggen?: Leg de examenformulieren en enveloppen vóór de ontvangst klaar, bij voorkeur 30 minuten voor de start. Bewaar ze apart van de cursusmappen en werkbladen om verwisseling te voorkomen.
Hoeveel cursusmappen en naambadges moet ik voorbereiden?: Maak voor iedere aangemelde deelnemer één cursusmap en één naambadge, plus 1 à 2 reserve-exemplaren. Controleer de aantallen opnieuw 24 uur vóór de cursus, omdat afmeldingen en late inschrijvingen kunnen wijzigen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.