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VCA-Kurs organisieren: die vollständige Checkliste

Ein VCA-Kurs braucht mehr Vorbereitung als nur einen reservierten Raum und einen Beamer. Du musst Anmeldungen, Teilnehmerdaten und Prüfungsformulare rechtzeitig zusammenbringen, während Technik, Sitzordnung und Verpflegung am Kurstag funktionieren müssen. Diese Checkliste führt dich von der Terminbestätigung bis zur Anwesenheitserfassung durch die nötigen Schritte. Besonders leicht vergessen werden die Examenanmeldung, passende Kursunterlagen und ein Test der Präsentation vor Beginn.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Kursdatum und Ort bestätigen

  • Anmeldungen öffnen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Kursmaterial bestellen

  • Examenanmeldung prüfen

  • Catering bestellen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Kursraum reservieren

  • Raumaufteilung prüfen

  • Präsentation und Videos testen

  • Prüfungsformulare bereitlegen

  • Kursmappen zusammenstellen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Arbeitsblätter ausdrucken

  • Getränke kalt stellen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

  • Tische und Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Präsentationsmaterial anschließen

  • Kursmappen bereitlegen

  • Empfangstheke einrichten

Event

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Teilnehmende willkommen heißen

  • Sicherheitsanweisungen geben

  • VCA-Schulung durchführen

  • Kaffeepause servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Mittag- oder Abendessen servieren

    2 Personen

  • VCA-Unterricht fortsetzen

  • Prüfungsanweisungen geben

  • VCA-Prüfung abnehmen

    2 Personen

  • Prüfungsformulare einsammeln

    2 Personen

  • Teilnehmer über das Ergebnis informieren

Nachbereitung

  • Kursmaterialien sammeln

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

  • Geschirr und Materialien reinigen

    2 Personen

  • Präsentationsgeräte abkoppeln

  • Raum sauber hinterlassen

    2 Personen

  • Prüfungsunterlagen sicher versenden

  • Anwesenheitsliste archivieren

  • Zertifikate vorbereiten

  • Zertifikate an Teilnehmer senden

  • Unbenutzte Einkäufe verstauen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KurztischeAnz. 7
  • KursstühleAnz. 24
  • Empfangstisch
  • BarhockerAnz. 4

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • SteckdosenleisteAnz. 3
  • Flipchart
  • Flipchart-MarkerAnz. 2
  • Laserpointer

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 24
  • GläserAnz. 24
  • TellerAnz. 24
  • BestecksetsAnz. 24

Küche

  • Kaffeemaschine
  • Wasserkocher
  • ThermoskanneAnz. 2
  • KühlboxAnz. 2
  • ServierschalenAnz. 4
  • AusgießkannenAnz. 2
  • ServierlöffelAnz. 4

Catering

  • KursmappenAnz. 24
  • NotizblöckeAnz. 24
  • KugelschreiberAnz. 30
  • NamensschilderAnz. 24
  • PrüfungsformulareAnz. 24
  • UmschlägeAnz. 30
  • Einkäufe

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 3
  • Besen und Kehrblech
  • Wischmopp und Eimer

Tipps

  • Bestätige Kursdatum und Ort mindestens 3 bis 4 Wochen vorher. Öffne danach die Anmeldung und verschicke die Einladungen, damit du genug Zeit für Rückfragen und Änderungen in der Teilnehmerliste hast.
  • Prüfe die Examenanmeldung spätestens 7 Tage vor dem Kurs. Lege Prüfungsformulare, Umschläge und Kursmappen getrennt bereit, damit am Empfang nichts gesucht werden muss.
  • Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und Stromversorgung am Vortag. Ein Ersatzkabel und eine Steckdosenleiste verhindern, dass der Technikaufbau erst kurz vor Kursbeginn auffällt.
  • Plane die Raumaufteilung für die tatsächliche Teilnehmerzahl. Stelle Tische und Kursstühle so auf, dass jede Person schreiben und die Präsentationsfläche ohne verdrehte Sitzposition sehen kann.
  • Erledige Einkauf und Catering spätestens am Vortag. Stelle Getränke kalt, richte Kaffee- und Teebereich ein und berücksichtige erfasste Ernährungswünsche, bevor die ersten Teilnehmenden eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen VCA-Kurs organisieren?
Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Kurs mit der Termin- und Raumplanung. Die Teilnehmerliste, Ernährungswünsche und Prüfungsanmeldung solltest du spätestens 7 Tage vorher abschließen.
Was muss am VCA-Kurstag bereitliegen?
Bereite Kursmappen, Arbeitsblätter, Notizblöcke, Kugelschreiber, Namensschilder und Prüfungsformulare vor. Technik, Sitzplätze, Empfangstheke sowie Kaffee und Getränke sollten mindestens 30 Minuten vor Beginn einsatzbereit sein.
Welche Technik braucht man für einen VCA-Kurs?
Plane mindestens einen Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel sowie Verlängerungs- und Stromversorgung ein. Teste die komplette Präsentation einschließlich Videos am Vortag und nochmals etwa 30 Minuten vor Kursbeginn.
Wie viele Getränke braucht man für einen VCA-Kurs?
Rechne für einen Kurstag mit etwa 1,5 bis 2 Litern Getränken pro Person, inklusive Wasser, Kaffee und Tee. Stelle Kaffee, Tee und Wasser zu Beginn bereit und fülle während der Pausen nach.

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