Checklist para organizar un curso VCA sin olvidar nada

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha, la sala y la inscripción al examen antes de abrir las inscripciones. Si falta uno de estos tres datos, tendrás que corregir invitaciones y comunicaciones posteriores.
• Actualiza la lista de participantes varias veces: al abrir las inscripciones, una semana antes y el día anterior. Aprovecha la última revisión para confirmar preferencias dietéticas y datos del examen.
• Prepara una carpeta del curso por participante y añade el bloc de notas, el bolígrafo, las hojas de trabajo, la acreditación y los formularios de examen. Hazlo al menos un día antes para detectar faltantes.
• Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI y el alargador antes de que lleguen los asistentes. Una prueba completa de 15 minutos evita perder tiempo al comienzo del curso.
• Monta la recepción, las mesas y el punto de café antes del registro de asistencia. Enfría las bebidas y deja listas las tazas, vasos, platos y cubiertos para que la llegada no interrumpa la recepción.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo debo abrir las inscripciones para un curso VCA?

Ábrelas cuando la fecha, la sala y la inscripción al examen estén confirmadas. Como mínimo, deja entre 2 y 4 semanas para que los participantes se inscriban y puedas pedir el material y el catering con datos fiables.

¿Cuándo hay que preparar el material de un curso VCA?

Prepara las carpetas, hojas de trabajo, acreditaciones y formularios de examen el día anterior. Haz una comprobación final 30 minutos antes del inicio para confirmar que cada participante tiene su documentación.

¿Cuánto tiempo antes hay que probar la presentación del curso VCA?

Prueba la presentación y los vídeos al menos un día antes, usando el mismo portátil, proyector, pantalla y cables que estarán en la sala. Repite una prueba rápida de 15 minutos antes de abrir la recepción.

¿Cuándo debo pedir el catering para un curso VCA?

Pídelo después de cerrar la lista provisional de participantes y sus preferencias dietéticas, normalmente entre 3 y 5 días antes. Confirma la cantidad el día anterior, cuando la asistencia prevista sea más precisa.

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