Formation VCA : la checklist pour tout organiser

Une formation VCA réussie se prépare comme une session de cours, pas comme une simple réunion. Il faut confirmer la date et la salle, suivre les inscriptions, préparer le matériel pédagogique et vérifier l’examen avant l’arrivée des participants. La veille, contrôlez la présentation, les dossiers, les badges, les boissons et l’aménagement de la salle. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les détails qui bloquent souvent le démarrage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu de la formation
Ouvrir les inscriptions
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Mettre à jour la liste des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le matériel de cours
Vérifier l’inscription à l’examen
Commander le catering
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Réserver la salle de cours
Vérifier l’agencement de la salle
Tester la présentation et les vidéos
Préparer les formulaires d'examen
Composer les dossiers de cours
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Imprimer les feuilles de travail
Mettre les boissons au frais
Installer le point café et thé
Installer les tables et les chaises
2 personnes
Brancher le matériel de présentation
Préparer les classeurs de cours
Aménager le comptoir d’accueil

Événement

Enregistrer la présence
2 personnes
Accueillir les stagiaires
Donner les consignes de sécurité
Animer la formation VCA
Servir la pause-café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Servir le déjeuner ou le dîner
2 personnes
Reprendre le cours VCA
Donner les consignes de l’examen
Faire passer l'examen VCA
2 personnes
Collecter les formulaires d’examen
2 personnes
Informer les participants du résultat

Suivi

Rassembler le matériel de cours
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
Rassembler les déchets
Nettoyer la vaisselle et le matériel
2 personnes
Débrancher l’équipement de présentation
Laisser les lieux propres
2 personnes
Expédier les épreuves d’examen en toute sécurité
Archiver l'enregistrement des présences
Préparer les certificats
Envoyer les certificats aux participants
Ranger les courses non utilisées
Restituer le matériel emprunté

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de coursqté 7
Chaises de coursqté 24
Table d’accueil
Tabourets de barqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallonge électriqueqté 3
Multipriseqté 3
Panneau de paperboard
Feutres pour paperboardqté 2
Pointeur laser

Vaisselle

Tasses à caféqté 24
Verresqté 24
Assiettesqté 24
Couvertsqté 24

Cuisine

Machine à café
Bouilloire
Thermosqté 2
Glacièreqté 2
Plateaux de serviceqté 4
Carafesqté 2
Louchesqté 4

Catering

Dossiers de formationqté 24
Blocs-notesqté 24
Stylos à billeqté 30
Badges nominatifsqté 24
Formulaires d’examenqté 24
Enveloppesqté 30
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 3
Balai et pelle
Serpillière et seau

Conseils

Commencez par confirmer la date et le lieu, puis ouvrez les inscriptions suffisamment tôt pour connaître l’effectif réel avant de commander le catering et le matériel de cours.
Mettez à jour la liste des participants après chaque inscription et recueillez les besoins alimentaires au plus tard quelques jours avant la formation. Prévoyez aussi les badges nominatifs à partir de cette liste.
Vérifiez séparément l’inscription de chaque participant à l’examen. Préparez les formulaires, les enveloppes et les dossiers de formation avant le jour du cours, afin de ne rien imprimer dans l’urgence.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et les rallonges au moins la veille. Une présentation qui fonctionne au bureau peut encore poser problème dans la salle de cours.
Installez l’accueil, les tables, les chaises, le point café et le matériel de présentation avant l’arrivée du groupe. Gardez les boissons au frais et enregistrez la présence dès l’accueil.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une formation VCA ?: Ouvrez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement plusieurs semaines avant la session. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions, de relancer les personnes manquantes et d’ajuster le catering.
Que faut-il préparer la veille d’une formation VCA ?: La veille, testez la présentation et les vidéos, vérifiez l’agencement de la salle et préparez les dossiers, formulaires d’examen, badges et feuilles de travail. Contrôlez aussi les câbles, les multiprises et les rallonges.
Combien de temps prévoir pour installer une salle de formation VCA ?: Prévoyez au minimum 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants pour installer les tables, les chaises, l’accueil, le matériel audiovisuel et le point café. Ajoutez du temps si la salle n’est pas déjà équipée.
Quand commander le catering pour une formation VCA ?: Commandez-le après avoir stabilisé la liste des participants et recueilli leurs besoins alimentaires, généralement quelques jours avant la formation. Revérifiez les quantités et la liste des courses la veille.

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