Boodschappenlijst voor een vastgoedcongres

Voor een vastgoedcongres heb je meer nodig dan koffie, stoelen en een beamer. De registratie, presentaties en meerdere parallelsessies vragen om duidelijke naamkaartjes, voldoende audiovisuele apparatuur en reservekabels. Stem servies en catering af op het definitieve aantal deelnemers, sprekers en medewerkers. Gebruik deze lijst om de spullen uiterlijk enkele dagen vooraf te controleren en op tijd naar de locatie te brengen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Tafelsaantal 14
Registratietafelsaantal 2
Podiumtafel
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 16

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Presentatieklikkeraantal 2
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Besteksetsaantal 120

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Serveerplateausaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Buffettangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2

Decoratie

Naambadgehoudersaantal 110
Pijlbordenaantal 10
Tafelbordjesaantal 14
Bloemstukkenaantal 8
Sprekersbordjesaantal 6

Verlichting

LED-tafellampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Schoonmaakkarrenaantal 2
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Stoffer en blikaantal 3

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 3 kilogram
- Zwarte thee - 4 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Suiker - 2 kilogram
- Zoetjes - 2 dozen
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenen - 3 kilogram
- Spa Blauw - 120 flessen
- Spa Rood - 48 flessen
- Cola - 24 flessen
- Cola Zero - 24 flessen
- Sinas - 18 flessen
- Tonic - 12 flessen
- Appelsap - 12 liter
- Sinaasappelsap - 12 liter
- Bier - 120 flesjes
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Witte wijn - 18 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Prosecco - 12 flessen
- IJsblokjes - 20 kilogram
- Miniquiches - 160 stuks
- Gevulde bladerdeeghapjes - 160 stuks
- Wraprolletjes - 180 stuks
- Groentesticks - 8 kilogram
- Hummus - 3 kilogram
- Olijven - 3 kilogram
- Gemengde noten - 3 kilogram
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Stokbroden - 20 stuks
- Roomboter - 2 kilogram
- Kruidenboter - 2 kilogram
- Harde broodjes - 140 stuks
- Gemengde salademix - 10 kilogram
- Komkommers - 5 kilogram
- Cherrytomaten - 5 kilogram
- Paprika's - 4 kilogram
- Feta - 3 kilogram
- Olijfolie - 2 liter
- Balsamicoazijn - 1 liter
- Zout - 1 kilogram
- Zwarte peper - 250 gram
- Mayonaise - 3 liter
- Ketchup - 3 liter
- Mosterd - 2 liter
- Vegetarische maaltijden - 25 stuks
- Veganistische maaltijden - 10 stuks
- Glutenvrije maaltijden - 8 stuks
- Vers fruit - 12 kilogram
- Brownies - 120 stuks
- Koekjes - 8 pakken
- Papieren servetten - 600 stuks
- Cocktailprikkers - 500 stuks
- Voedselveilig vershoudfolie - 2 rollen
- Afvalzakken - 4 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 36 rollen
- Handzeep - 6 flacons
- Handdesinfectie - 6 flacons
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Sponzen - 12 stuks
- Microvezeldoeken - 20 stuks

Tips

Plan per deelnemer minimaal één naamkaartje en druk 5 tot 10 procent extra exemplaren voor last-minute inschrijvingen of typefouten. Leg naamkaartjes op alfabetische volgorde klaar bij de registratietafel.
Neem per presentatieruimte een HDMI-kabel, de juiste HDMI-adapter en minstens één verlengkabel mee. Stop daarnaast één complete reservekabelset in de registratie- of techniekruimte.
Reken voor het eerste congresuur op 2 tot 3 drankjes per persoon; voor een programma van 4 uur zijn 6 tot 8 drinkmomenten per persoon een bruikbare planningsbasis. Controleer apart de dieetwensen voordat je de cateringhoeveelheden doorgeeft.
Voorzie iedere spreker van een werkende microfoon en test draadloze microfoons, standaards, luidsprekers en het mengpaneel vóór ontvangst van de deelnemers. Leg een presentatieklikker en opgeladen powerbanks klaar bij het podium.
Tel koffie- en waterglazen, borden en bestek op basis van het aantal gasten plus minimaal 10 procent reserve. Zet thermoskannen, waterkokers en koelboxen niet pas tijdens de pauze klaar, maar controleer ze vóór de eerste registratie.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik meenemen naar een vastgoedcongres?: Neem naast stoelen, tafels en registratietafels ook laptop, projector, projectiescherm, microfoons, luidsprekers en presentatieklikker mee. Plan per presentatieruimte minimaal 1 HDMI-kabel, 1 passende adapter en 1 verlengkabel, plus een reservekabelset.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een vastgoedcongres?: Tel per deelnemer, spreker en medewerker een koffiekopje, waterglas, dinerbord, dessertbord en bestekset wanneer die onderdelen in het programma voorkomen. Bestel of neem minimaal 10 procent extra mee; bij 100 gasten betekent dat 110 stuks per gebruikt serviesonderdeel.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een vastgoedcongres?: Gebruik voor het eerste uur 2 tot 3 drankjes per persoon als basis. Voor een programma van 4 uur kom je uit op ongeveer 6 tot 8 drankmomenten per persoon, naast aparte aantallen voor koffie, water en eventuele wijn bij de maaltijd.
Wanneer moet ik de spullen voor een vastgoedcongres controleren?: Controleer de boodschappenlijst en presentaties uiterlijk 3 dagen vooraf en geef de definitieve catering- en dieetwensaantallen dan door. Test beeld en geluid minimaal 2 uur vóór de start en breng de materialen vóór de opbouw naar de locatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.