Que faut-il prévoir pour un congrès immobilier ?

Un congrès immobilier demande plus qu’une salle et un programme imprimé. Il faut prévoir le matériel de présentation, l’accueil des participants, les pauses-café et le service des repas, sans oublier les câbles et adaptateurs souvent oubliés. Cette liste regroupe les achats et équipements à préparer pour installer les salles, enregistrer les participants et assurer le bon déroulement des interventions. Ajustez les quantités au nombre d’inscrits et aux espaces prévus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tablesqté 14
Tables d’inscriptionqté 2
Table de scène
Tables hautesqté 8
Nappesqté 16

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentationqté 2
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 120

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Pinces à buffetqté 8
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Papier aluminiumqté 2

Décoration

Supports de badges nominatifsqté 110
Panneaux indicateursqté 10
Pancartes de tableqté 14
Compositions floralesqté 8
Panneaux pour les intervenantsqté 6

Éclairage

Lampes de table LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Chariots de ménageqté 2
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balayette et pelleqté 3

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilogram
- Thé noir - 4 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 3 kilogrammes
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Spa Rood - 48 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 18 bouteilles
- Tonic - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Bière - 120 bouteilles
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Prosecco - 12 bouteilles
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Mini-quiches - 160 pièces
- Feuilletés garnis - 160 pièces
- Roulés de wraps - 180 pièces
- Bâtonnets de légumes - 8 kilogrammes
- Houmous - 3 kilogrammes
- Olives - 3 kilogrammes
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Baguettes - 20 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Beurre aux herbes - 2 kilogrammes
- Petits pains - 140 pièces
- Mélange de salades variées - 10 kilogram
- Concombres - 5 kilogrammes
- Tomates cerises - 5 kilogrammes
- Poivrons - 4 kilogrammes
- Feta - 3 kilogrammes
- Huile d’olive - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 1 liter
- Sel - 1 kilogram
- Poivre noir - 250 grammes
- Mayonnaise - 3 litres
- Ketchup - 3 litres
- Moutarde - 2 litres
- Repas végétariens - 25 pièces
- Repas véganes - 10 pièces
- Repas sans gluten - 8 pièces
- Fruits frais - 12 kilogrammes
- Brownies - 120 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Serviettes en papier - 600 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Film alimentaire pour denrées - 2 rouleaux
- Sacs-poubelle - 4 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 36 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 flacons
- Désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 20 pièces

Conseils

Prévoyez une table d’inscription assez large pour les badges nominatifs, les programmes et l’accueil simultané de 2 à 3 participants. Triez les badges par ordre alphabétique avant l’ouverture des portes.
Pour chaque ordinateur utilisé en présentation, prenez au moins un câble HDMI, un adaptateur compatible et une rallonge. Ajoutez 1 adaptateur de secours pour éviter un blocage le jour du congrès.
Comptez les verres et les tasses sur la base du nombre de participants, avec environ 10 % de réserve. Les pauses-café nécessitent aussi des thermos, des machines à café ou des bouilloires accessibles rapidement.
Testez le projecteur, l’écran, les microphones sans fil, les haut-parleurs et le cliqueur au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Chargez également les batteries externes et vérifiez la table de mixage.
Ne commandez pas la vaisselle et le catering au dernier moment : confirmez les quantités au traiteur dès que les inscriptions sont stabilisées, idéalement 5 à 7 jours avant le congrès. Gardez une marge pour les intervenants et les inscriptions tardives.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour un congrès immobilier ?: Prévoyez au minimum 1 verre à eau par participant et environ 10 % de réserve. Pour un congrès avec déjeuner ou réception, ajoutez les verres à vin selon le nombre de personnes inscrites et le service prévu.
Quel matériel faut-il pour les présentations d’un congrès ?: Prévoyez un ordinateur portable, un projecteur, un écran, un cliqueur, des microphones et des haut-parleurs. Pour chaque poste de présentation, prenez au moins 1 câble HDMI, 1 adaptateur et une rallonge, avec un jeu de secours.
Quand imprimer les badges nominatifs ?: Imprimez les badges après la dernière vérification des données d’inscription, généralement 2 à 3 jours avant le congrès. Gardez quelques badges vierges pour les changements de dernière minute et les inscriptions sur place.
Quand confirmer les quantités au traiteur ?: Communiquez les quantités dès que les inscriptions et les besoins alimentaires sont suffisamment stabilisés, idéalement 5 à 7 jours avant l’événement. Prévoyez une marge de 5 à 10 % si des inscriptions tardives sont possibles.

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