Checklist voor een goed georganiseerde vastgoedbeurs

Een vastgoedbeurs vraagt om meer dan exposanten en bezoekers uitnodigen. Je moet tegelijk de standindeling, registratie, techniek, catering en bezoekersinformatie op elkaar afstemmen. Begin uiterlijk acht weken vooraf met datum, locatie en exposantenlijst; in de laatste week verschuift de aandacht naar badges, dieetwensen, materialen en transport. Deze checklist geeft je de volgorde, zodat je niet op de beursdag nog HDMI-kabels, plattegronden of een actuele exposantenlijst moet regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Beursdatum en tijden vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling bevestigen
2 personen
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
Exposanten uitnodigen
2 personen
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Beursprogramma publiceren
Exposanteninformatie versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standindeling bevestigen
2 personen
Naambadges ontwerpen
Naambadges en plattegronden drukken
2 personen
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
Registratiebalie voorbereiden
2 personen
Presentatiemateriaal verzamelen
2 personen
Bewegwijzering voorbereiden
Technische benodigdheden testen
2 personen
Exposantenlijst actualiseren
Herinnering naar bezoekers sturen
Laatste dieetwensen controleren
Boodschappen doen
2 personen
Catering en drank gekoeld zetten
2 personen
Standmaterialen sorteren
3 personen
Transportmiddelen laden
3 personen
Zaal openen
2 personen
Leveringen in ontvangst nemen
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Standwanden opstellen
4 personen
Exposantenstands inrichten
6 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Plattegronden ophangen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Verlichting en stroom aansluiten
2 personen
Presentatieschermen aansluiten
2 personen
Wifi-informatie zichtbaar plaatsen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffet en borreltafel inrichten
3 personen
Badges per categorie sorteren
2 personen
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
3 personen

Event

Exposanten ontvangen
4 personen
Registratiebalie bemannen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Badges uitdelen
2 personen
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
Exposanten ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Presentaties aankondigen
Presentatieruimte begeleiden
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
Borrelhapjes serveren
3 personen
Glazen en servies aanvullen
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Exposanten laten afbouwen
3 personen

Nazorg

Registratiebalie afsluiten
2 personen
Standmaterialen verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Overgebleven catering verpakken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen naar opslag brengen
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Exposantenmateriaal naleveren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bedankbericht naar bezoekers sturen
Bedankbericht naar exposanten sturen
Bezoekerscontacten exporteren
Facturen en bonnetjes archiveren
Foto- en promomateriaal archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstafelsaantal 24
Stoelenaantal 70
Registratietafelsaantal 2
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 10
Kledingrekkenaantal 2
Standwandenaantal 20
Folderrekkenaantal 12
Prikbordenaantal 10

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Presentatieschermenaantal 4
Laptopspeakersaantal 2
HDMI-kabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
USB-sticksaantal 6
Labelprintersaantal 2
Portofoonsaantal 6

Verlichting

Staande lampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 180
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
IJsblokbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Schaaltjesaantal 16
Tangenaantal 8
Flessenopenersaantal 6
Kurkentrekkersaantal 4

Decoratie

Bedrijfsvlaggenaantal 12
Tafelkledenaantal 30
Pijlbordenaantal 20
Welkomstbord
Informatiebordenaantal 8
Fotowandenaantal 2
Tafeldecoratiesaantal 20
Klembordenaantal 12
Stiftenaantal 24
Schaarsetsaantal 6
Plakbandrollenaantal 12
Kabelbindersaantal 100
Dubbelzijdige tapeaantal 8
Naamkaarthoudersaantal 220
Polsbandjesaantal 200

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de zaalindeling zodra de exposantenlijst vorm krijgt. Reserveer per stand niet alleen een tafel of standwand, maar ook ruimte voor looproutes, registratietafels en bewegwijzering.
Open het aanmeldformulier uiterlijk zes weken voor de beurs en sluit het niet pas op de ochtend zelf. Gebruik de aanmeldingen om dieetwensen, naambadges en de bezoekerslijst tijdig te verwerken.
Test presentatieschermen, laptops, laptopspeakers, HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen minimaal één week vooraf. Leg reservekabels en USB-sticks bij de registratiebalie of techniektafel.
Stuur exposanteninformatie uiterlijk vijf werkdagen voor de beurs met opbouwtijd, standnummer, programma en contactpersoon. Werk de exposantenlijst daarna nog één keer bij voordat je badges en plattegronden afdrukt.
Plan de laatste logistieke ronde op de dag vóór de beurs: sorteer standmaterialen, laad transportmiddelen, zet catering en drank gekoeld en controleer registratie, bewegwijzering en afvalbakken op locatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vastgoedbeurs organiseren?: Begin ongeveer acht weken vooraf met datum, locatie, zaalindeling en exposanten. Plan de uitnodigingen en het aanmeldformulier rond zes weken vooraf en reserveer de laatste vijf werkdagen voor definitieve lijsten, badges en praktische controles.
Wanneer stuur ik uitnodigingen voor een vastgoedbeurs?: Stuur bezoekersuitnodigingen ongeveer zes weken voor de beurs, zodra datum, tijden en locatie vaststaan. Verstuur een herinnering vijf tot zeven dagen vooraf, met route, programma en eventuele registratie-informatie.
Wanneer moet ik de catering voor een vastgoedbeurs bestellen?: Plaats de cateringbestelling zodra het aantal aanmeldingen redelijk stabiel is, meestal één tot twee weken vooraf. Controleer de laatste dieetwensen uiterlijk twee werkdagen voor de beurs en zet gekoelde catering en drank pas volgens de afgesproken planning klaar.
Wanneer druk ik naambadges en plattegronden voor een vastgoedbeurs?: Werk de exposantenlijst uiterlijk twee werkdagen voor de beurs bij en druk daarna de badges en plattegronden. Houd een labelprinter of blanco badges achter de hand voor wijzigingen op de beursdag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.