Checklist para organizar una feria inmobiliaria sin olvidos

Organizar una feria inmobiliaria exige coordinar expositores, visitantes, stands y equipos en un orden claro. Empieza por fijar la fecha, reservar la sala y confirmar cómo se distribuirán las mesas y paredes de cada stand. Después gestiona las inscripciones, prepara las acreditaciones y envía a cada expositor la información necesaria. Durante la última semana, revisa el catering, la señalización, las necesidades dietéticas y las pruebas técnicas. Esta checklist reúne el trabajo necesario para llegar al montaje con todo controlado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y los horarios de la feria
2 personas
Confirmar la ubicación y la distribución de la sala
2 personas
Preparar la lista de expositores
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Publicar el programa de la feria
Enviar información a los expositores
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar la distribución del stand
2 personas
Diseñar acreditaciones
Imprimir credenciales y planos
2 personas
Realizar el pedido de catering
2 personas
Preparar mostrador de registro
2 personas
Reunir material de presentación
2 personas
Preparar la señalización
Probar los equipos técnicos
2 personas
Actualizar la lista de expositores
Enviar recordatorio a los visitantes
Comprobar las últimas necesidades dietéticas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar el catering y las bebidas
2 personas
Clasificar los materiales del stand
3 personas
Cargar los medios de transporte
3 personas
Abrir la sala
2 personas
Recibir las entregas
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar los paneles del stand
4 personas
Montar los stands de los expositores
6 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Colgar planos
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Conectar la iluminación y la electricidad
2 personas
Conectar las pantallas de presentación
2 personas
Mostrar visiblemente la información del wifi
Montar el punto de café
2 personas
Montar el bufé y la mesa de aperitivos
3 personas
Ordenar las acreditaciones por categoría
2 personas
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas

Evento

Recibir a los expositores
4 personas
Atender la mesa de registro
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Anunciar presentaciones
Guiar la sala de presentaciones
Montar el aperitivo de networking
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Reponer vasos y vajilla
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Permitir que los expositores desmonten
3 personas

Seguimiento

Cerrar el mostrador de registro
2 personas
Reunir materiales del stand
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Empaquetar el catering sobrante
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Llevar los materiales al almacén
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Entregar material de los expositores
2 personas
Registrar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento a los visitantes
Enviar mensaje de agradecimiento a los expositores
Exportar los contactos de visitantes
Archivar facturas y recibos
Archivar el material fotográfico y promocional

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de feriacant. 24
Sillascant. 70
Mesas de registrocant. 2
Taburetes de barcant. 8
Mesas de buffetcant. 4
Papeleracant. 10
Percheroscant. 2
Paredes para standscant. 20
Expositores para folletoscant. 12
Tableros de corchocant. 10

Equipo

Portátilescant. 4
Pantallas de presentacióncant. 4
Altavoces para portátilcant. 2
Cables HDMIcant. 8
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Memorias USBcant. 6
Impresoras de etiquetascant. 2
Walkie-talkiescant. 6

Iluminación

Lámparas de piecant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 180
Copas de vinocant. 120
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Jarras de cafécant. 6
Termoscant. 8
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Cubiterascant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Cuencoscant. 16
Pinzascant. 8
Abrebotellascant. 6
Sacacorchoscant. 4

Decoración

Banderas de la empresacant. 12
Mantelescant. 30
Carteles direccionalescant. 20
Cartel de bienvenida
Paneles informativoscant. 8
Paredes para fotoscant. 2
Decoraciones de mesacant. 20
Portapapelescant. 12
Rotuladorescant. 24
Sets de tijerascant. 6
Rollos de cinta adhesivacant. 12
Bridascant. 100
Cinta adhesiva de doble caracant. 8
Portatarjetas de nombrecant. 220
Pulserascant. 200

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Paños de limpiezacant. 24

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista de expositores antes de imprimir acreditaciones y planos. Si todavía esperas confirmaciones, deja una versión editable y actualiza los nombres justo antes del evento.
Abre el formulario de inscripción con varias semanas de margen y pregunta por las preferencias dietéticas desde el principio. Haz una última comprobación entre 3 y 5 días antes para ajustar el catering.
Prueba portátiles, pantallas, altavoces, cables HDMI, regletas y alargadores al menos 24 horas antes. Lleva memorias USB con las presentaciones y deja cables de repuesto en el punto de registro.
Prepara la señalización y el plano de stands antes de cargar el transporte. Agrupa paredes, mesas, sillas, expositores de folletos y material de presentación por zona para que el montaje no dependa de buscar cajas.
Calcula el registro con una mesa despejada, credenciales ordenadas alfabéticamente y walkie-talkies para el equipo. Coloca también vasos, tazas, termos y bandejas cerca del catering, no en el área de acreditaciones.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria inmobiliaria?: Empieza como mínimo 8 semanas antes para fijar fecha, sala, expositores y programa. Reserva las últimas 2 semanas para confirmar inscripciones, stands, catering, señalización y equipos.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones a los visitantes?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes de la feria y mantén abierto el formulario de inscripción durante ese periodo. Envía un recordatorio entre 3 y 5 días antes con horario, ubicación y programa.
¿Cuándo se imprimen las acreditaciones y los planos de los stands?: Imprímelos después de cerrar la lista de expositores y, preferiblemente, entre 2 y 3 días antes. Guarda una copia digital y algunas acreditaciones en blanco para cambios de última hora.
¿Cuándo hay que confirmar el catering de una feria inmobiliaria?: Haz el pedido definitivo entre 5 y 7 días antes, cuando tengas una cifra fiable de asistentes. Comprueba las últimas necesidades dietéticas 3 días antes y enfría bebidas y catering con suficiente antelación el día anterior.

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