Checklist pour organiser un salon immobilier

Un salon immobilier repose sur une préparation précise : exposants confirmés, visiteurs inscrits et stands prêts à l’ouverture. Commence par fixer la date, les horaires et l’agencement, puis avance vers les invitations, les inscriptions et la logistique. Les badges, les plans, la signalétique et les tests techniques sont souvent préparés trop tard. Cette checklist rassemble les 77 tâches et 61 fournitures nécessaires pour suivre l’organisation dans le bon ordre, jusqu’au chargement du matériel et à l’installation sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires du salon
2 personnes
Confirmer le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Établir la liste des exposants
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier le programme du salon
Envoyer les informations aux exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer la disposition des stands
2 personnes
Créer les badges nominatifs
Imprimer les badges nominatifs et les plans
2 personnes
Passer la commande traiteur
2 personnes
Préparer le comptoir d'inscription
2 personnes
Rassembler le matériel de présentation
2 personnes
Préparer la signalétique
Tester le matériel technique
2 personnes
Mettre à jour la liste des exposants
Envoyer un rappel aux visiteurs
Vérifier les dernières exigences alimentaires
Faire les courses
2 personnes
Mettre la restauration et les boissons au frais
2 personnes
Trier le matériel du stand
3 personnes
Charger les moyens de transport
3 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Réceptionner les livraisons
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les cloisons du stand
4 personnes
Aménager les stands des exposants
6 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Afficher les plans
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Raccorder l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
Brancher les écrans de présentation
2 personnes
Afficher clairement les informations Wi-Fi
Mettre en place le point café
2 personnes
Aménager le buffet et la table d’apéritif
3 personnes
Trier les badges par catégorie
2 personnes
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

Accueillir les exposants
4 personnes
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Aider les exposants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Annoncer les présentations
Encadrer la salle de présentation
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les verres et la vaisselle
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Démonter les stands des exposants
3 personnes

Suivi

Fermer le comptoir d'inscription
2 personnes
Rassembler le matériel du stand
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Emballer le catering restant
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Apporter le matériel au stockage
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Compléter le matériel des exposants
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
Envoyer un message de remerciement aux exposants
Exporter les contacts des visiteurs
Classer les factures et les reçus
Archiver les photos et le matériel promotionnel

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 24
Chaisesqté 70
Tables d’inscriptionqté 2
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 4
Poubellesqté 10
Portants à vêtementsqté 2
Panneaux de standqté 20
Présentoirs à dépliantsqté 12
Panneaux d’affichageqté 10

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Écrans de présentationqté 4
Haut-parleurs pour ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 8
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Clés USBqté 6
Imprimantes d’étiquettesqté 2
Talkies-walkiesqté 6

Éclairage

Lampadairesqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 180
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Bacs à glaçonsqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Petits bolsqté 16
Pincesqté 8
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchonsqté 4

Décoration

Drapeaux d'entrepriseqté 12
Nappesqté 30
Panneaux indicateursqté 20
Panneau d’accueil
Panneaux d'informationqté 8
Murs photoqté 2
Décorations de tableqté 20
Presse-papiersqté 12
Marqueursqté 24
Jeux de ciseauxqté 6
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Serre-câblesqté 100
Ruban adhésif double faceqté 8
Porte-nomsqté 220
Braceletsqté 200

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons de nettoyageqté 24

Catering

Courses

Conseils

Bloque la salle et son agencement avant d’inviter les exposants : le nombre de stands détermine les tables, les chaises, les panneaux et les besoins électriques.
Ouvre rapidement le formulaire d’inscription et demande les besoins alimentaires dès l’inscription. Relance les visiteurs quelques jours avant le salon pour obtenir un effectif exploitable par le traiteur.
Prépare les badges nominatifs et les plans après la dernière mise à jour de la liste des exposants, puis imprime-les avant le jour J. Une modification tardive peut rendre plusieurs badges ou plans inutilisables.
Teste les ordinateurs, écrans, haut-parleurs, câbles HDMI, rallonges et multiprises avant l’installation. Prévois aussi des clés USB et une solution de présentation de secours pour éviter un stand sans support visuel.
Mets la restauration et les boissons au frais avant l’arrivée des visiteurs, puis installe séparément le comptoir d’inscription, le buffet et la signalétique. Vérifie les dernières exigences alimentaires avant de confirmer la commande traiteur.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon immobilier ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour confirmer le lieu, recruter les exposants, ouvrir les inscriptions et commander la restauration. Commence les relances et la préparation des badges dans les 7 derniers jours.
Quand inviter les exposants à un salon immobilier ?: Envoie les invitations 8 à 10 semaines avant le salon afin de laisser le temps de confirmer les stands et leurs besoins techniques. Mets à jour la liste des exposants jusqu’à la dernière semaine.
Quand ouvrir les inscriptions visiteurs pour un salon immobilier ?: Ouvre le formulaire environ 6 semaines avant l’événement, dès que la date, les horaires et le lieu sont confirmés. Envoie un rappel 5 à 7 jours avant le salon pour fiabiliser le nombre de participants.
Quand préparer les badges et le plan des stands ?: Prépare-les 3 à 5 jours avant l’ouverture, après avoir vérifié la liste finale des exposants et la disposition des stands. Garde quelques badges vierges pour les changements de dernière minute.

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