Immobilienmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Immobilienmesse laufen Anmeldung, Ausstellerbetreuung, Standplanung und Besucherservice parallel. Lege zuerst Termin, Raumaufteilung und Ausstellerkreis fest, bevor du Einladungen und das Anmeldeformular veröffentlichst. In der letzten Woche zählen vor allem bestätigte Standflächen, Namensschilder, Lagepläne und getestete Präsentationstechnik. Plane außerdem Zeit für Ernährungswünsche, gekühlte Getränke und den Transport der Standmaterialien ein.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Messetermin und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
Location und Raumaufteilung bestätigen
2 Personen
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
Aussteller einladen
2 Personen
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Messeprogramm veröffentlichen
Ausstellerinformationen versenden
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Standaufteilung bestätigen
2 Personen
Namensschilder gestalten
Namensschilder und Lagepläne drucken
2 Personen
Cateringbestellung aufgeben
2 Personen
Registrierungstheke vorbereiten
2 Personen
Präsentationsmaterial sammeln
2 Personen
Beschilderung vorbereiten
Technische Ausstattung testen
2 Personen
Ausstellerliste aktualisieren
Erinnerung an Besucher senden
Die letzten Ernährungswünsche prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Catering und Getränke kühlen
2 Personen
Standmaterialien sortieren
3 Personen
Transportmittel beladen
3 Personen
Saal öffnen
2 Personen
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Standwände aufstellen
4 Personen
Ausstellerstände einrichten
6 Personen
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
Pläne aufhängen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Beleuchtung und Strom anschließen
2 Personen
Präsentationsbildschirme anschließen
2 Personen
WLAN-Information sichtbar aushängen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Buffet und Getränketisch einrichten
3 Personen
Badges nach Kategorie sortieren
2 Personen
Sicherheitswege freimachen
2 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen

Event

Aussteller empfangen
4 Personen
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Namensschilder ausgeben
2 Personen
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
Aussteller unterstützen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Präsentationen ankündigen
Präsentationsraum betreuen
Netzwerkempfang vorbereiten
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Gläser und Geschirr auffüllen
2 Personen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Aussteller den Abbau durchführen lassen
3 Personen

Nachbereitung

Registrierungstresen schließen
2 Personen
Standmaterial sammeln
4 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering verpacken
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Materialien ins Lager bringen
3 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Material für Aussteller nachliefern
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Dankesnachricht an Besucher senden
Dankesnachricht an Aussteller senden
Besucherkontakte exportieren
Rechnungen und Belege archivieren
Foto- und Werbematerial archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MessetischeAnz. 24
StühleAnz. 70
RegistrierungstischeAnz. 2
BarhockerAnz. 8
BuffetischeAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 10
KleiderständerAnz. 2
StandwändeAnz. 20
ProspektständerAnz. 12
PinnwändeAnz. 10

Ausstattung

LaptopsAnz. 4
PräsentationsbildschirmeAnz. 4
LaptoplautsprecherAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
USB-SticksAnz. 6
EtikettendruckerAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6

Beleuchtung

StehlampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 180
WeingläserAnz. 120
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
KaffeekannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
ServierbesteckAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 8
EiswürfelbehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
SchälchenAnz. 16
ZangenAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 6
KorkenzieherAnz. 4

Dekoration

FirmenflaggenAnz. 12
TischdeckenAnz. 30
WegweiserAnz. 20
Willkommensschild
InfotafelnAnz. 8
FotowändeAnz. 2
TischdekorationenAnz. 20
KlemmbretterAnz. 12
StifteAnz. 24
Scheren-SetsAnz. 6
KlebebandrollenAnz. 12
KabelbinderAnz. 100
Doppelseitiges KlebebandAnz. 8
NamensschildhalterAnz. 220
ArmbänderAnz. 200

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
PutzlappenAnz. 24

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige die Standaufteilung spätestens 7 Tage vor der Messe und verschicke danach die aktualisierte Ausstellerliste. So lassen sich Namensschilder, Lagepläne und Beschilderung ohne kurzfristige Änderungen drucken.
Schließe die Besucheranmeldung 2 bis 3 Tage vor dem Termin mit einer Erinnerung ab. Prüfe dabei Namen, Ernährungswünsche und die erwartete Teilnehmerzahl für Catering, Gläser, Tassen und Geschirr.
Teste Laptops, Präsentationsbildschirme, HDMI-Kabel, Lautsprecher und Verlängerungskabel mindestens 24 Stunden vorher am tatsächlichen Aufbauort. Ein Adapter oder Kabel fehlt meist erst dann, wenn der erste Aussteller aufbauen will.
Bereite die Registrierungstheke am Vortag vollständig vor: Namensschilder, Lagepläne, Etikettendrucker und aktuelle Ausstellerliste gehören zusammen an einen festen Platz. Lege zusätzlich fest, wer während der ersten 60 Minuten Besucher empfängt.
Sortiere Standwände, Prospektständer, Pinnwände und Präsentationsmaterial nach Standnummer und belade das Transportmittel erst nach dieser Kontrolle. Kühle Catering und Getränke früh genug, damit sie zum Einlass bereitstehen und nicht noch während des Aufbaus gesucht werden müssen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Immobilienmesse organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Location und Ausstellerliste. Einladungen und Anmeldung sollten spätestens 6 Wochen vor dem Messetermin starten.
Wann sollte die Ausstellerliste für eine Immobilienmesse feststehen?: Plane die vorläufige Liste etwa 6 Wochen vorher und bestätige die Standaufteilung spätestens 7 Tage vor Beginn. Änderungen danach erschweren Namensschilder, Lagepläne und Beschilderung.
Wie viel Catering braucht man für eine Immobilienmesse?: Berechne die Menge nach den bestätigten Anmeldungen und ergänze eine Reserve von etwa 10 Prozent. Die letzten Ernährungswünsche solltest du 2 bis 3 Tage vorher prüfen, bevor du die Bestellung abschließt.
Wann muss die Technik für eine Immobilienmesse getestet werden?: Teste Präsentationsbildschirme, Laptops, HDMI-Kabel, Lautsprecher und Verlängerungskabel mindestens 24 Stunden vor dem Einlass. Wiederhole den Funktionstest nach dem Aufbau, weil Kabellängen und Anschlüsse vor Ort anders ausfallen können.

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