Valentijnsmarkt organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen

Een Valentijnsmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en versiering. Reserveer eerst het marktplein, regel de vergunning en controleer verzekering, stroom, toiletten en afvalinzameling. Daarna leg je de kraamindeling vast, registreer je kraamhouders en verzamel je dieetwensen. In de laatste week draait alles om labels, bewegwijzering, boodschappen, veiligheidsinformatie en duidelijke instructies voor vrijwilligers en deelnemers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Marktplein reserveren
Marktvergunning aanvragen
Verzekering controleren
Kraamhouders benaderen
2 personen
Kraamhouders registreren
Kraamindeling vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Stroomvoorziening reserveren
Afvalinzameling regelen
Toiletvoorziening controleren
Kraamhouders informeren
Plattegrond afdrukken
Bewegwijzering ontwerpen
Veiligheidsplan afdrukken
Decoratie bestellen
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Tafels en stoelen reserveren
Kraamlabels afdrukken
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Kraamlabels klaarleggen
Boodschappen koelen
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Leveringen ontvangen
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Marktkramen opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Kramen aan verkopers toewijzen
2 personen
Verkopers ontvangen
2 personen
Kraamlabels bevestigen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Contantgeld klaarleggen
Terreinveiligheid controleren
2 personen
Kassa en pinapparaat testen
2 personen

Event

Opening aankondigen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Informatiepunt bemannen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Kraamhouders ondersteunen
Verlichting controleren
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Verkopers laten afbouwen
2 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Stroom uitschakelen
2 personen
Verlichting afnemen
3 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Koelproducten opruimen
2 personen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 10
Biertafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Krukkenaantal 12
Kleedjes voor tafelsaantal 16
Kraamgewichtenaantal 24
Transportkarrenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Schotelsaantal 100
Dessertbordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbladenaantal 12
Schenkkanenaantal 6

Decoratie

Valentijnsvlaggenaantal 8
Papieren hartenaantal 100
Ballonnen roodaantal 50
Ballonnen rozeaantal 50
Ballonnen witaantal 50
Lintenaantal 10
Bloemstukkenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 16
Fotowand
Stoepbordenaantal 4
Kraamlabelsaantal 12
Terreinbordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Batterijspeaker
Microfoon
Pinapparaat

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 10
Ledlampenaantal 20
Batterijlantaarnsaantal 8
Batterijenaantal 40
Kabelmattenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Handvegersaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met het marktplein, de marktvergunning en de verzekering. Zonder bevestigde locatie kun je de kraamindeling, stroomvoorziening en toiletvoorziening niet betrouwbaar plannen.
Maak de kraamindeling zodra de eerste deelnemers bekend zijn en houd een actuele registratie bij. Reserveer extra ruimte voor looproutes, een fotowand en kraamgewichten voor partytenten en marktkramen.
Stuur kraamhouders uiterlijk 7 dagen vooraf de plattegrond, opbouwtijd, parkeer- of losinstructies en veiligheidsafspraken. Zo voorkom je dat meerdere deelnemers tegelijk hun materialen door dezelfde ingang brengen.
Controleer de voorraad 3 tot 5 dagen vooraf en doe de laatste boodschappen pas na die controle. Tel herbruikbare bekers, koffiekopjes, dessertborden, besteksets en serveerbladen apart, zodat je tekorten per onderdeel ziet.
Plan op de ochtend zelf een controle van de bewegwijzering, kraamlabels, stroom, toiletten en afvalpunten. Zet veiligheidsplan en telefoonnummers op een vaste plek en laat vrijwilligers vóór opening hun taken en aanspreekpunt herhalen.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik een Valentijnsmarkt organiseren?: Start 8 tot 12 weken vooraf met locatie, vergunning en verzekering. Benader kraamhouders daarna direct, zodat je ongeveer 4 weken voor de markt de indeling kunt vastleggen.
Wanneer moet ik een vergunning voor een Valentijnsmarkt aanvragen?: Vraag de marktvergunning zo vroeg mogelijk aan, bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de datum. De behandelingstermijn verschilt per gemeente, dus controleer de termijn voordat je uitnodigingen verstuurt.
Wat moet ik een week voor de Valentijnsmarkt controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de deelnemersregistratie, kraamindeling, stroomvoorziening, toiletten, afvalinzameling, bewegwijzering en het veiligheidsplan. Verstuur dan ook de laatste praktische informatie aan alle kraamhouders.
Hoeveel bekers en servies heb ik nodig voor een Valentijnsmarkt?: Tel per verwacht eet- of drinkmoment één beker of serviesdeel per bezoeker en voeg minimaal 10 tot 20 procent reserve toe. Maak voor herbruikbare bekers en koffie- of dessertservies een aparte telling, omdat die niet altijd tegelijk worden gebruikt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.