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Organiser un marché de la Saint-Valentin : la checklist complète

Un marché de la Saint-Valentin demande plus qu’une décoration rouge et quelques stands. Il faut réserver l’emplacement, obtenir les autorisations, coordonner les exposants et prévoir une circulation claire pour les visiteurs. Cette checklist rassemble les 77 tâches et 55 fournitures du plan, dans l’ordre où les préparer. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés : alimentation électrique, sanitaires, enlèvement des déchets, besoins alimentaires, poids pour les stands et briefing des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Réserver la place du marché

  • Demander le permis de marché

  • Vérifier l’assurance

  • Contacter les exposants

    2 personnes

  • Enregistrer les exposants

  • Définir l’agencement des stands

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier l’événement en ligne

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Réserver l’alimentation électrique

  • Organiser l’enlèvement des déchets

  • Vérifier les sanitaires

  • Informer les exposants

  • Imprimer le plan

  • Concevoir la signalétique

  • Imprimer le plan de sécurité

  • Commander la décoration

  • Établir la liste de courses

    2 personnes

  • Vérifier les stocks

    2 personnes

  • Réserver des tables et des chaises

  • Imprimer les étiquettes des stands

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

  • Vérifier les prévisions météo

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Mettre en place les stocks non périssables

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Trier la décoration

    2 personnes

  • Préparer les étiquettes de stand

  • Refroidir les courses

    2 personnes

  • Contrôler le site

    2 personnes

  • Réception des livraisons

    2 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Monter les stands de marché

    4 personnes

  • Installer les tables

    3 personnes

  • Installer les chaises

    2 personnes

  • Brancher l’électricité

    2 personnes

  • Installer l'éclairage

    3 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Installer la signalisation

    2 personnes

  • Attribuer les stands aux vendeurs

    2 personnes

  • Accueil des vendeurs

    2 personnes

  • Fixer les étiquettes des stands

    2 personnes

  • Mettre en place le point café

    2 personnes

  • Disposer les amuse-bouches

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer la caisse en espèces

  • Vérifier la sécurité du site

    2 personnes

  • Tester la caisse et le terminal de paiement

    2 personnes

Événement

  • Annoncer l'ouverture

  • Accueillir les visiteurs

    2 personnes

  • Tenir le point d'information

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Garder les tables propres

    2 personnes

  • Soutenir les exposants

  • Vérifier l'éclairage

  • Annoncer le dernier tour

  • Reconduire les visiteurs

    2 personnes

Suivi

  • Faire démonter les stands

    2 personnes

  • Réfrigérer les restes

    2 personnes

  • Clôturer la caisse

    2 personnes

  • Couper l’électricité

    2 personnes

  • Démonter l'éclairage

    3 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Démonter les tables et les chaises

    4 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer le site

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Apporter les déchets au point de collecte

    2 personnes

  • Ranger les produits réfrigérés

    2 personnes

  • Remettre le lieu en état

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 4
  • Stands de marchéqté 12
  • Tables pliantesqté 10
  • Tables de bièreqté 4
  • Chaises pliantesqté 40
  • Tables hautesqté 6
  • Tabouretsqté 12
  • Nappes de tableqté 16
  • Poids de standqté 24
  • Chariots de transportqté 2

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 180
  • Tasses à caféqté 100
  • Plateauxqté 100
  • Assiettes à dessertqté 150
  • Couvertsqté 150
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Carafesqté 6

Décoration

  • Drapeaux de la Saint-Valentinqté 8
  • Cœurs en papierqté 100
  • Ballons rougesqté 50
  • Ballons rosesqté 50
  • Ballons blancsqté 50
  • Rubansqté 10
  • Compositions floralesqté 8
  • Décoration de tableqté 16
  • Mur photo
  • Chevalets de trottoirqté 4
  • Étiquettes de standqté 12
  • Panneaux du siteqté 8
  • Panneaux indicateursqté 12

Équipement

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Glacièresqté 4
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 6
  • Haut-parleur sur batterie
  • Microphone
  • Terminal de paiement

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 10
  • Lampes LEDqté 20
  • Lampes à pilesqté 8
  • Pilesqté 40
  • Passe-câblesqté 6

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de chefqté 4
  • Pinces de serviceqté 8
  • Louchesqté 6
  • Thermosqté 6

Nettoyage

  • Poubellesqté 10
  • Balais à mainqté 4
  • Pinces à déchetsqté 2
  • Seaux de nettoyageqté 4
  • Serpillièresqté 4
  • Sets de balaiqté 3

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commencez par l’emplacement, le permis et l’assurance : prévoyez au moins 6 à 8 semaines avant le marché pour obtenir les validations et confirmer les conditions d’accueil.
  • Fixez rapidement la liste des exposants et leurs besoins. Demandez notamment les besoins alimentaires, l’électricité et le mobilier nécessaire avant de définir l’agencement des stands.
  • Prévoyez des poids pour chaque tente et vérifiez la météo quelques jours avant l’événement. En extérieur, les tables, nappes, panneaux et décorations légères peuvent devenir difficiles à maintenir en place.
  • Ne laissez pas la signalétique au dernier moment : imprimez le plan, les étiquettes des stands, les panneaux indicateurs et le plan de sécurité au moins 3 jours avant l’installation.
  • Organisez une vérification finale la veille : stocks, tables, chaises, vaisselle, sanitaires, déchets et matériel de transport. Le jour J, briefez les bénévoles 30 à 45 minutes avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de la Saint-Valentin ?
Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver la place, demander le permis, vérifier l’assurance, recruter les exposants et commander le mobilier ou la décoration.
Quand faut-il contacter les exposants pour un marché de la Saint-Valentin ?
Contactez-les environ 6 semaines avant l’événement et fixez une date limite d’inscription 3 à 4 semaines avant. Vous aurez ainsi le temps de confirmer leurs besoins, d’imprimer les étiquettes et de finaliser le plan des stands.
Que faut-il prévoir pour les stands en extérieur ?
Prévoyez une tente par espace couvert, des poids pour chaque stand et un moyen de transport adapté, comme des chariots. Vérifiez les prévisions météo 3 à 5 jours avant et adaptez l’installation si nécessaire.
Quand imprimer le plan de sécurité et les panneaux du marché ?
Finalisez puis imprimez le plan de sécurité, le plan du site et les panneaux indicateurs au moins 3 jours avant. Gardez quelques exemplaires supplémentaires pour remplacer un panneau abîmé ou perdu le jour du marché.

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