Checklist para organizar un Mercado de San Valentín

Un Mercado de San Valentín necesita coordinar permisos, expositores, puestos, suministros y circulación de visitantes en un orden concreto. Empieza por reservar la plaza y tramitar la autorización; después confirma quién participa y cómo se distribuirán los puestos. Durante las dos semanas previas, cierra electricidad, aseos, residuos, señalización y seguridad. Esta checklist reúne 77 tareas y 55 artículos para que no llegues al montaje sin pesos para las carpas, etiquetas o información para los voluntarios.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar la plaza del mercado
Solicitar permiso de mercado
Comprobar el seguro
Contactar a los puestos
2 personas
Registrar a los expositores
Definir la distribución de los puestos
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el suministro eléctrico
Organizar la recogida de residuos
Comprobar las instalaciones de aseo
Informar a los expositores
Imprimir el plano
Diseñar la señalización
Imprimir el plan de seguridad
Pedir decoración
Elaborar la lista de la compra
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Reservar mesas y sillas
Imprimir etiquetas para los puestos
Instruir a los voluntarios
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Preparar las etiquetas de los puestos
Refrigerar la compra
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Recibir entregas
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar los puestos del mercado
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
2 personas
Conectar la corriente
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Asignar puestos a los vendedores
2 personas
Recibir a los vendedores
2 personas
Colocar las etiquetas del puesto
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar aperitivos
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar el efectivo
Revisar la seguridad del recinto
2 personas
Probar la caja y el datáfono
2 personas

Evento

Anunciar la apertura
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Atender el punto de información
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Apoyar a los titulares de los puestos
Comprobar la iluminación
Anunciar la última ronda
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

Ayudar a los vendedores a recoger
2 personas
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Cortar la electricidad
2 personas
Retirar la iluminación
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el recinto
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Guardar los productos refrigerados
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 10
Mesas de cervezacant. 4
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 6
Taburetescant. 12
Manteles para mesascant. 16
Pesos para carpascant. 24
Carros de transportecant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 100
Bandejascant. 100
Platos de postrecant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de serviciocant. 12
Jarrascant. 6

Decoración

Banderas de San Valentíncant. 8
Corazones de papelcant. 100
Globos rojoscant. 50
Globos rosascant. 50
Globos blancoscant. 50
Cintascant. 10
Arreglos floralescant. 8
Decoración de mesacant. 16
Photowall
Carteles de aceracant. 4
Etiquetas para puestoscant. 12
Carteles del recintocant. 8
Carteles direccionalescant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Altavoz a pilas
Micrófono
Máquina de sellado

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Lámparas LEDcant. 20
Linternas a pilascant. 8
Bateríascant. 40
Alfombrillas para cablescant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cucharonescant. 6
Termoscant. 6

Limpieza

Papeleracant. 10
Escobas de manocant. 4
Recogedores de basuracant. 2
Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3

Catering

Compras

Consejos

Reserva la plaza y solicita el permiso con varias semanas de margen; confirma también el seguro antes de invitar públicamente a los expositores.
Cierra el registro de puestos al menos 10 días antes. Así puedes imprimir el plano, preparar las etiquetas y avisar a cada expositor de su ubicación y horario de montaje.
Calcula la electricidad, los aseos y la recogida de residuos según el número de puestos y visitantes previstos, y confirma esos servicios por escrito una semana antes.
Prepara la señalización en tres grupos: acceso y carteles de acera, direcciones dentro del recinto y etiquetas individuales para los puestos. Imprime un plano y un plan de seguridad adicional para el equipo.
Comprueba el pronóstico 48 horas antes y revisa el inventario el día anterior. Los pesos para carpas, carros de transporte, vasos reutilizables y decoración suelen quedarse fuera del último pedido.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de San Valentín?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar la plaza, solicitar el permiso y comprobar el seguro. Deja las confirmaciones finales de expositores, suministros y señalización para los últimos 10 días.
¿Cuándo debo cerrar la distribución de los puestos?: Cierra el plano aproximadamente 10 días antes, cuando ya estén registradas las participaciones y las preferencias dietéticas. Imprime las etiquetas y envía la ubicación a los expositores al menos 5 días antes.
¿Qué hay que revisar el día anterior al mercado?: Revisa el inventario, las mesas, sillas, carpas, pesos, vajilla, carteles y decoración. También confirma la previsión meteorológica, la electricidad, los aseos, los residuos y los horarios de llegada.
¿Cuándo se informa a los voluntarios?: Haz una sesión informativa entre 3 y 7 días antes y entrega el plano, el plan de seguridad y los contactos del equipo. El día del evento, reserva 30 minutos antes de abrir para resolver dudas y repartir funciones.

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