Wat heb je nodig voor een vakcongres?

Voor een vakcongres heb je meer nodig dan stoelen en een projector. Je regelt aparte spullen voor registratie, presentaties, catering, pauzes en de sprekers. Gebruik de lijst op deze pagina als inkoop- en meeneemlijst en stem aantallen af op het aantal deelnemers en zalen. Controleer vooral aansluitingen, microfoons, naamkaartjes en gekoelde dranken uiterlijk één werkdag vooraf; juist die onderdelen worden vaak pas bij het openen van de locatie gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 140
Tafelsaantal 18
Registratietafelsaantal 2
Barkrukkenaantal 12
Statafelsaantal 12
Tafelkledenaantal 18
Podiumdelenaantal 4

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Presentatielaptop
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 3
USB-C-adaptersaantal 3
Clickeraantal 2
Laptopladersaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 140
Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 140
Bordenaantal 160
Besteksetsaantal 160
Serveerlepelsaantal 12
Koffiekannenaantal 8
Waterkannenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Serveertraysaantal 8

Decoratie

Congresbannersaantal 3
Naamkaartjesaantal 140
Naambadgehoudersaantal 140
Programmafoldersaantal 150
Notitieblokkenaantal 140
Balpennenaantal 160
Routebordjesaantal 12
Tafeldecoratieaantal 18

Verlichting

Ledspotsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Afwasteiltjesaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 4 kilo
- Theezakjes - 250 stuks
- Kruidenthee - 80 zakjes
- Halfvolle melk - 20 liter
- Havermelk - 8 liter
- Koffiemelkcups - 300 stuks
- Kristalsuiker - 3 kilo
- Zoetjes - 300 stuks
- Citroenen - 3 kilo
- Mineraalwater plat - 100 flessen
- Mineraalwater bruisend - 80 flessen
- Cola - 24 flessen
- Cola Zero - 24 flessen
- Sinas - 18 flessen
- Appelsap - 12 pakken
- Sinaasappelsap - 12 pakken
- Tonic - 12 flessen
- Bier - 180 flesjes
- Alcoholvrij bier - 60 flesjes
- Droge witte wijn - 24 flessen
- Droge rode wijn - 12 flessen
- Alcoholvrije wijn - 8 flessen
- Bubbels - 8 flessen
- IJsblokjes - 20 kilo
- Roomboter - 2 kilo
- Mini croissants - 180 stuks
- Mini chocoladebroodjes - 120 stuks
- Volkorenbrood - 12 broden
- Witte bolletjes - 160 stuks
- Meergranen bolletjes - 160 stuks
- Jonge kaas - 4 kilo
- Brie - 2 kilo
- Roomkaas - 2 kilo
- Hummus - 3 kilo
- Kalkoenfilet - 3 kilo
- Gerookte kipfilet - 3 kilo
- Tomaten - 5 kilo
- Komkommers - 4 kilo
- Sla - 10 kroppen
- Paprika's - 3 kilo
- Olijven - 2 kilo
- Druiven - 6 kilo
- Appels - 8 kilo
- Bananen - 6 kilo
- Yoghurt - 12 kilo
- Muesli - 4 kilo
- Gemengde noten - 3 kilo
- Rozijnen - 2 kilo
- Paprikachips - 12 zakken
- Naturelchips - 12 zakken
- Zoute stengels - 8 zakken
- Borrelnoten - 6 kilo
- Gemengde borrelhapjes - 10 kilo
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Balsamicoazijn - 2 flessen
- Olijfolie - 2 flessen
- Zout - 1 kilo
- Zwarte peper - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 3 potjes
- Servetten - 600 stuks
- Koffiefilters - 250 stuks
- Roerstaafjes - 500 stuks
- Papieren bekers - 300 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 40 stuks
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Vaatwastabletten - 60 stuks
- Handzeep - 6 flessen
- Desinfecterende spray - 4 flessen

Tips

Reken voor koffie en thee op 2 kopjes per deelnemer tijdens een ochtendprogramma en nog 1 kopje per deelnemer tijdens de middagpauze. Zet per 20 deelnemers minstens 1 koffiekan of thermoskan klaar, zodat de rij beheersbaar blijft.
Plan bij registratie 1 registratietafel per 75 deelnemers en leg naamkaartjes alfabetisch klaar. Neem ongeveer 10 procent extra kaartjes mee voor last-minute aanmeldingen of spelfouten.
Voorzie per deelnemer minimaal 2 waterglazen voor een congresdag en zet waterkannen zowel in de zaal als bij de catering. Koel dranken uiterlijk 2 uur voor aanvang; gebruik koelboxen als de locatie geen koelkast beschikbaar heeft.
Controleer iedere presentatielaptop op HDMI- en USB-C-aansluiting en neem per zaal minstens 1 passende adapter, 1 clicker en 1 laptoplader mee. Test projector, projectiescherm, microfoons, luidsprekers en mengpaneel vóór de eerste spreker arriveert.
Leg per gebruikte zaal minimaal 1 verlengsnoer en 1 stekkerdoos klaar en label kabels per ruimte. Neem bij meerdere sprekers extra microfoonstandaards mee, zodat een wissel tussen presentaties niet onnodig wordt vertraagd.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een vakcongres?: Bestel 1 stoel per aangemelde deelnemer en tel 5 tot 10 procent reserve op. Bij 100 deelnemers kom je uit op 105 tot 110 stoelen; controleer ook aparte zitplaatsen voor sprekers en organisatoren.
Hoeveel microfoons zijn nodig voor een vakcongres?: Voor een presentatie met één spreker volstaat meestal 1 draadloze microfoon; bij een panel heb je 1 per spreker nodig. Regel uiterlijk 1 week vooraf een extra exemplaar of reserveoplossing als meerdere zalen tegelijk worden gebruikt.
Hoeveel water en koffie moet ik inkopen voor een congres?: Houd minimaal 1 liter water en ongeveer 3 kopjes koffie of thee per deelnemer aan voor een volledige congresdag. Bestel 10 procent extra en laat gekoelde dranken uiterlijk 2 uur voor aanvang klaarzetten.
Wanneer moet ik techniek voor een vakcongres controleren?: Test alle apparatuur uiterlijk 1 werkdag vooraf en doe op de congresdag nog een korte controle voordat deelnemers binnenkomen. Controleer daarbij aansluitingen, adapters, laders, geluid, presentatiebestanden en stroompunten per zaal.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.