Lista de compras para organizar un congreso sectorial

Un congreso sectorial necesita más que una sala y un programa impreso. Esta lista reúne el material que suele faltar cuando llegan los ponentes, se abre el registro o empieza el servicio de café. Calcula las cantidades según el número de inscritos y reserva con antelación la técnica, el mobiliario y el catering. Deja preparado un paquete de bienvenida, comprueba las presentaciones y revisa cables, adaptadores y cargadores antes del día del evento.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 140
Mesascant. 18
Mesas de registrocant. 2
Taburetes de barcant. 12
Mesas altascant. 12
Mantelescant. 18
Piezas de escenariocant. 4

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil de presentación
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores USB-Ccant. 3
Clickercant. 2
Cargadores de portátilcant. 3

Vajilla

Tazas de cafécant. 140
Vasos para aguacant. 180
Copas de vinocant. 140
Platoscant. 160
Cubiertoscant. 160
Cucharones de servircant. 12
Jarras de cafécant. 8
Jarras de aguacant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 16
Bandejas de serviciocant. 8

Decoración

Banners del congresocant. 3
Tarjetas de nombrecant. 140
Portanombrescant. 140
Folletos del programacant. 150
Bloc de notascant. 140
Bolígrafoscant. 160
Carteles de rutacant. 12
Decoración de mesacant. 18

Iluminación

Focos LEDcant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Soportes para bolsas de basuracant. 8
Paños de limpiezacant. 12
Cepillos para fregarcant. 4
Cubetas para lavarcant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras
- Granos de café - 4 kilos
- Bolsitas de té - 250 unidades
- Té de hierbas - 80 bolsitas
- Leche semidesnatada - 20 liter
- Leche de avena - 8 litros
- Cápsulas de leche para café - 300 unidades
- Azúcar granulado - 3 kilos
- Edulcorantes - 300 unidades
- Limones - 3 kilos
- Agua mineral sin gas - 100 botellas
- Agua mineral con gas - 80 botellas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Refresco de naranja - 18 botellas
- Zumo de manzana - 12 paquetes
- Zumo de naranja - 12 paquetes
- Tónica - 12 botellas
- Cerveza - 180 botellas
- Cerveza sin alcohol - 60 botellas
- Vino blanco seco - 24 botellas
- Vino tinto seco - 12 botellas
- Vino sin alcohol - 8 botellas
- Burbujas - 8 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Mantequilla - 2 kilos
- Mini croissants - 180 unidades
- Mini bollos de chocolate - 120 unidades
- Pan integral - 12 panes
- Panecillos blancos - 160 unidades
- Panecillos multicereales - 160 unidades
- Queso joven - 4 kilos
- Brie - 2 kilos
- Queso crema - 2 kilo
- Hummus - 3 kilos
- Pechuga de pavo - 3 kilos
- Pechuga de pollo ahumada - 3 kilos
- Tomates - 5 kilos
- Pepinos - 4 kilo
- Lechuga - 10 unidades
- Pimientos - 3 kilo
- Aceitunas - 2 kilos
- Uvas - 6 kilos
- Manzanas - 8 kilos
- Plátanos - 6 kilos
- Yogur - 12 kilo
- Muesli - 4 kilo
- Frutos secos mixtos - 3 kilos
- Pasas - 2 kilos
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Picos salados - 8 bolsas
- Mix de frutos secos - 6 kilos
- Aperitivos variados para picar - 10 kilo
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Vinagre balsámico - 2 botellas
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Sal - 1 kilo
- Pimienta negra - 250 gramos
- Hierbas italianas - 3 tarros
- Servilletas - 600 unidades
- Filtros de café - 250 unidades
- Agitadores - 500 unidades
- Vasos de papel - 300 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Lavavajillas - 4 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 60 unidades
- Jabón de manos - 6 botellas
- Spray desinfectante - 4 botellas

Consejos

Calcula las sillas para el aforo confirmado y añade un margen del 5 al 10 % para cambios de última hora. Prepara también mesas de registro suficientes para que varias personas puedan acreditarse sin formar una cola larga.
Para cada ponente, comprueba al menos 48 horas antes que la presentación funciona en el portátil previsto. Lleva cables HDMI, adaptadores USB-C, un clicker y un cargador de repuesto: suelen ser los primeros accesorios que faltan.
Pide las bebidas y confirma el catering entre 5 y 7 días antes. Como referencia, calcula 2 vasos de agua por persona durante la jornada y ajusta el café al número de pausas y asistentes.
Prepara las tarjetas de nombre y los paquetes de bienvenida con un mínimo del 5 % adicional sobre las inscripciones confirmadas. Incluye el programa impreso y comprueba que los carteles de ruta estén listos antes de abrir el recinto.
Revisa la sala, el vestíbulo y la mesa técnica el día anterior. Prueba micrófonos, altavoces, proyector, pantalla, mesa de mezclas, regletas y alargadores antes de que lleguen los participantes.

Preguntas frecuentes

¿Qué material necesito para un congreso sectorial?: Necesitas mobiliario para la sala y el registro, proyector y pantalla, portátil de presentación, micrófonos, altavoces, mesa de mezclas y cables compatibles. Añade vajilla, jarras de agua y café, termos, neveras portátiles y material impreso según el número de inscritos.
¿Cuántas sillas y mesas necesito para un congreso?: Calcula una silla por participante confirmado y añade entre un 5 y un 10 % de margen. Para el registro, reserva al menos una mesa por cada 75 a 100 asistentes si quieres evitar acumulaciones al inicio.
¿Cuándo hay que pedir el catering y las bebidas?: Haz el pedido entre 5 y 7 días antes y confirma las cantidades 48 horas antes. Ese margen permite incorporar restricciones dietéticas y corregir el número final de participantes.
¿Cuántos vasos y tazas hacen falta en un congreso?: Calcula 2 vasos de agua por persona para una jornada con pausas y añade un 10 % de reserva. Para el café, prevé 1 taza por asistente y pausa, salvo que el servicio incluya vasos desechables.

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