Einkaufsliste für Ihren Fachkongress

Für einen Fachkongress brauchen Sie mehr als Stühle und einen Beamer. Neben Technik für Präsentationen zählen funktionierende Adapter, Mikrofone und Ladegeräte ebenso wie Geschirr, Kaffeekannen und gekühlte Getränke. Planen Sie die Ausstattung nach der erwarteten Teilnehmerzahl und prüfen Sie sie spätestens am Vortag. Die vollständige Liste hilft Ihnen, Einkäufe, Reservierungen und die Zusammenstellung der Willkommenspakete rechtzeitig zu erledigen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 140
TischeAnz. 18
RegistrierungstischeAnz. 2
BarhockerAnz. 12
StehtischeAnz. 12
TischdeckenAnz. 18
BühnenelementeAnz. 4

Ausstattung

Projektor
Projektionsleinwand
Präsentationslaptop
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
HDMI-KabelAnz. 3
USB-C-AdapterAnz. 3
ClickerAnz. 2
Laptop-LadegeräteAnz. 3

Geschirr

KaffeetassenAnz. 140
WassergläserAnz. 180
WeingläserAnz. 140
TellerAnz. 160
BestecksetsAnz. 160
ServierlöffelAnz. 12
KaffeekannenAnz. 8
WasserkannenAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 16
ServiertablettsAnz. 8

Dekoration

KongressbannerAnz. 3
NamensschilderAnz. 140
NamensschildhalterAnz. 140
ProgrammhefteAnz. 150
NotizblöckeAnz. 140
KugelschreiberAnz. 160
WegweiserAnz. 12
TischdekorationAnz. 18

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MüllbeutelhalterAnz. 8
PutzlappenAnz. 12
SpülbürstenAnz. 4
SpülbeckenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 4 Kilo
- Teebeutel - 250 Stück
- Kräutertee - 80 Beutel
- Halbfette Milch - 20 Liter
- Hafermilch - 8 Liter
- Kaffeesahne-Cups - 300 Stück
- Kristallzucker - 3 Kilo
- Süßstoff - 300 Stück
- Zitronen - 3 Kilo
- Mineralwasser still - 100 Flaschen
- Mineralwasser mit Kohlensäure - 80 Flaschen
- Cola - 24 Flaschen
- Cola Zero - 24 Flaschen
- Orangenlimonade - 18 Flaschen
- Apfelsaft - 12 Packungen
- Orangensaft - 12 Packungen
- Tonic - 12 Flaschen
- Bier - 180 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 60 Fläschchen
- Trockener Weißwein - 24 Flaschen
- Trockener Rotwein - 12 Flaschen
- Alkoholfreier Wein - 8 Flaschen
- Sekt - 8 Flaschen
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Süßrahmbutter - 2 Kilo
- Mini-Croissants - 180 Stück
- Mini-Schokobrötchen - 120 Stück
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Weiße Brötchen - 160 Stück
- Mehrkornbrötchen - 160 Stück
- Junger Käse - 4 kilo
- Brie - 2 Kilo
- Frischkäse - 2 Kilo
- Hummus - 3 Kilo
- Putenfilet - 3 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 3 Kilo
- Tomaten - 5 kilo
- Gurken - 4 Kilo
- Salat - 10 Köpfe
- Paprika - 3 Kilo
- Oliven - 2 Kilo
- Trauben - 6 Kilo
- Äpfel - 8 Kilo
- Bananen - 6 Kilo
- Joghurt - 12 Kilo
- Müsli - 4 Kilo
- Gemischte Nüsse - 3 kilo
- Rosinen - 2 Kilo
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Salzstangen - 8 Tüten
- Snacknüsse - 6 Kilo
- Gemischte Snacks zum Aperitif - 10 Kilo
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Balsamico-Essig - 2 Flaschen
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Salz - 1 Kilo
- Schwarzer Pfeffer - 250 Gramm
- Italienische Kräuter - 3 Gläser
- Servietten - 600 Stück
- Kaffeefilter - 250 stuks
- Rührstäbchen - 500 Stück
- Pappbecher - 300 Stück
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 40 Stück
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Geschirrspültabs - 60 Stück
- Handseife - 6 Flaschen
- Desinfektionsspray - 4 Flaschen

Tipps

Planen Sie bei Wasser und Kaffee mindestens 0,5 Liter Getränke pro Person für den Vormittag ein. Stellen Sie zusätzlich pro Sitzplatz ein Wasserglas bereit und kühlen Sie die Getränke spätestens am Morgen der Veranstaltung.
Rechnen Sie bei der Technik mit mindestens einem Ersatzkabel pro Anschlussart. Prüfen Sie HDMI-Kabel, USB-C-Adapter, Clicker und Präsentationslaptop am Vortag gemeinsam mit den Präsentationen.
Bestellen Sie Geschirr nicht exakt nach Teilnehmerzahl: Planen Sie 10 bis 15 Prozent Reserve bei Tassen, Wassergläsern, Tellern und Bestecksets ein. Das verhindert Engpässe bei Pausen und beim Catering.
Bereiten Sie Namensschilder und Willkommenspakete mindestens einen Tag vorher vor. Legen Sie die Teilnehmerliste alphabetisch an, damit die Registrierung am Veranstaltungstag nicht durch Nachsortieren aufgehalten wird.
Prüfen Sie vor dem Öffnen des Veranstaltungsorts alle Verlängerungskabel, Lautsprecher, Funkmikrofone und das Mischpult. Für jeden Präsentationsraum sollte klar sein, welches Kabel und welches Ladegerät dort verwendet wird.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen Fachkongress pro Teilnehmer?: Planen Sie mindestens ein Namensschild, ein Willkommenspaket, ein Wasserglas und einen Sitzplatz pro angemeldeter Person ein. Beim Geschirr sind 10 bis 15 Prozent Reserve sinnvoll, besonders bei Tassen, Tellern und Besteck.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Fachkongress?: Kalkulieren Sie für den ersten halben Tag etwa 0,5 Liter Getränke pro Person und zusätzlich Kaffee für mindestens zwei Tassen pro Teilnehmer. Bei einem ganztägigen Kongress sollten Sie die Menge auf etwa 1 bis 1,5 Liter pro Person erhöhen.
Welche Technik muss ich für Präsentationen einkaufen oder mitbringen?: Planen Sie pro Präsentationsraum einen Projektor, eine Projektionsleinwand, einen Präsentationslaptop und einen Clicker ein. Nehmen Sie mindestens je einen HDMI-Anschluss, USB-C-Adapter, Laptop-Ladegerät und ein Ersatzkabel pro Raum mit.
Wann sollte ich die Fachkongress-Einkaufsliste erledigen?: Reservieren Sie Technik und Mobiliar mindestens zwei bis vier Wochen vorher und bestellen Sie Catering sowie Getränke nach der Anmeldefrist. Die letzten Einkäufe, das Kühlen der Getränke und die Technikprüfung gehören spätestens auf den Vortag.

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