Que faut-il acheter pour un congrès professionnel ?

Pour un congrès professionnel, les achats ne se limitent pas au café et aux pauses. Il faut aussi prévoir l’accueil des participants, la signalétique, le matériel de présentation et les solutions de secours pour les intervenants. Cette liste vous aide à vérifier les quantités avant la commande et à repérer les oublis fréquents, notamment les adaptateurs, rallonges, câbles et contenants pour les boissons. Ajustez les volumes au nombre d’inscrits et au programme de la journée.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 140
Tablesqté 18
Tables d’inscriptionqté 2
Tabourets de barqté 12
Tables hautesqté 12
Nappesqté 18
Éléments de podiumqté 4

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs USB-Cqté 3
Cliqueurqté 2
Chargeurs d’ordinateur portableqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 140
Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 140
Assiettesqté 160
Couvertsqté 160
Cuillères de serviceqté 12
Pichets à caféqté 8
Carafes d’eauqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Banderoles de congrèsqté 3
Badges nominatifsqté 140
Supports de badges nominatifsqté 140
Brochures du programmeqté 150
Blocs-notesqté 140
Stylos à billeqté 160
Panneaux d’orientationqté 12
Décoration de tableqté 18

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Chiffons de nettoyageqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Bacs à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses
- Grains de café - 4 kilo
- Sachets de thé - 250 pièces
- Tisane - 80 sachets
- Lait demi-écrémé - 20 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Doseurs de lait pour café - 300 pièces
- Sucre cristallisé - 3 kilos
- Édulcorants - 300 pièces
- Citrons - 3 kilos
- Eau minérale plate - 100 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 80 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 18 bouteilles
- Jus de pomme - 12 briques
- Jus d’orange - 12 briques
- Tonic - 12 bouteilles
- Bière - 180 bouteilles
- Bière sans alcool - 60 bouteilles
- Vin blanc sec - 24 bouteilles
- Vin rouge sec - 12 bouteilles
- Vin sans alcool - 8 bouteilles
- Bulles - 8 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Beurre doux - 2 kilo
- Mini croissants - 180 pièces
- Mini pains au chocolat - 120 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Petits pains blancs - 160 pièces
- Petits pains aux céréales - 160 pièces
- Jeune fromage - 4 kilos
- Brie - 2 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Houmous - 3 kilos
- Filet de dinde - 3 kilo
- Blanc de poulet fumé - 3 kilos
- Tomates - 5 kilos
- Concombres - 4 kilos
- Laitue - 10 têtes
- Poivrons - 3 kilos
- Olives - 2 kilos
- Raisins - 6 kilo
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 6 kilos
- Yaourt - 12 kilo
- Muesli - 4 kilo
- Noix mélangées - 3 kilo
- Raisins secs - 2 kilos
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Bâtonnets salés - 8 sacs
- Mélange apéritif - 6 kilo
- Assortiment d'amuse-bouches - 10 kilos
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Sel - 1 kilo
- Poivre noir - 250 grammes
- Herbes italiennes - 3 pots
- Serviettes - 600 pièces
- Filtres à café - 250 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 500 pièces
- Gobelets en papier - 300 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Spray désinfectant - 4 bouteilles

Conseils

Prévoyez une chaise par participant attendu, puis ajoutez 5 à 10 % de marge pour les intervenants, l’équipe et les changements de dernière minute. Pour les tables d’inscription, comptez généralement 2 tables dès 50 participants afin d’éviter une file à l’arrivée.
Comptez au moins 2 verres à eau par personne pour une journée complète, surtout si le service est réparti entre plusieurs salles. Prévoyez aussi une carafe d’eau par table ou par groupe de 8 à 10 personnes.
Pour le café, prévoyez 2 à 3 tasses par personne sur la matinée et répartissez les pichets ou thermos entre l’accueil et les pauses. Les boissons doivent être refroidies avant l’ouverture du lieu, pas au dernier moment.
Vérifiez chaque ordinateur de présentation avec le projecteur, l’écran, le câble HDMI et les adaptateurs USB-C au plus tard la veille. Gardez au moins 2 rallonges, 2 multiprises et un chargeur d’ordinateur portable de secours pour éviter une panne pendant une présentation.
Préparez les badges nominatifs et le programme imprimé avant le jour du congrès, avec une marge de 5 à 10 % sur les quantités. Ajoutez les panneaux d’itinéraire et le pack de bienvenue au même contrôle afin de ne pas découvrir un manque à l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour un congrès professionnel ?: Comptez 2 verres à eau par participant pour une journée complète, soit 200 verres pour 100 personnes. Ajoutez des verres à vin uniquement si le programme prévoit un repas ou une réception avec service de vin.
Quelle quantité de café acheter pour 100 personnes ?: Prévoyez environ 2 à 3 tasses par personne pour la matinée, donc 200 à 300 tasses pour 100 participants. Si le congrès dure toute la journée, ajoutez une seconde pause et augmentez la quantité en conséquence.
Quand commander le matériel technique d’un congrès ?: Réservez le projecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et la table de mixage au moins 3 à 4 semaines avant le congrès. Testez ensuite tous les câbles, adaptateurs et chargeurs la veille de l’ouverture.
Combien de badges et de programmes imprimer ?: Imprimez un badge et un programme par participant inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % de réserve. Pour 100 inscrits, préparez donc 105 à 110 exemplaires afin de couvrir les inscriptions tardives et les erreurs d’impression.

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