Vakbeurs organiseren: checklist en planning

Een vakbeurs vraagt maanden voorbereiding, maar vooral een strakke volgorde. Leg eerst datum, tijden, locatie en zaalindeling vast. Daarna volgen standhouders, bezoekersregistratie, standafmetingen, programma en catering. In de laatste weken draait het om plattegrond, badges, bewegwijzering, techniek en leveringen. Deze checklist helpt je controleren wat geregeld moet zijn en welke zaken vaak pas op de beursdag zelf worden gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Beursdatum en tijden vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling bevestigen
2 personen
Standhouders uitnodigen
2 personen
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Standhouders registreren
2 personen
Standafmetingen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
2 personen
Parkeerinformatie versturen
Plattegrond voor bezoekers maken
2 personen
Standhouders indelen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Leveringen met standhouders afstemmen
2 personen
Badges en polsbandjes bestellen
Bewegwijzering ontwerpen
Promotiemateriaal verzamelen
2 personen
Techniek en stroompunten controleren
2 personen
Presentatoren instrueren
2 personen
Bezoekersregistratie controleren
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Informatiemappen samenstellen
2 personen
Boodschappen controleren
2 personen
Voorraad en materialen klaarzetten
2 personen
Locatie en sleutels bevestigen
Standhouders ontvangst instrueren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Standhouders ontvangen
4 personen
Laden en lossen begeleiden
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Standwanden plaatsen
4 personen
Stands nummeren
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Badges klaarleggen
2 personen
Veiligheidsroute controleren
2 personen
Briefing voor medewerkers geven
3 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Badges uitdelen
3 personen
Standhouders ondersteunen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Programma aankondigen
Presentaties begeleiden
2 personen
Licht en geluid bedienen
2 personen
Bezoekers informeren over vertrek
2 personen
Laatste standhouders uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Standmaterialen demonteren
4 personen
Meubilair afbouwen
4 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Materialen inpakken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Zalen schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Retourzendingen verpakken
2 personen
Standhouders informeren over retouren
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen
Onkosten en facturen verzamelen
Bedankbericht versturen
Bezoekersgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstafelsaantal 35
Stoelenaantal 120
Registratietafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 12
Standwandenaantal 35
Kledingrekkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 3
Presentatieschermenaantal 3
Beamersaantal 2
Beamerschermenaantal 2
Microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 4
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 15
Kabelhaspelsaantal 4
Oplaadstationsaantal 3
Portofoonsaantal 8
Handscannersaantal 3
Gereedschapskoffersaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 150
Theeglazenaantal 150
Waterglazenaantal 200
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbladenaantal 12
Koffiekannenaantal 8
Waterkannenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en serveermessenaantal 8
Opslagbakkenaantal 20
Tangenaantal 12
Schaaltjesaantal 20

Decoratie

Bedrijfsvlaggenaantal 12
Plantenaantal 20
Tafellopersaantal 35
Balieskirtsaantal 3
Logo-achterwandenaantal 3
Lanyardsaantal 350
Naamkaarthoudersaantal 350
Standnummersaantal 40
Informatiebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 20
Vloerstickersaantal 30

Verlichting

Ledspotsaantal 16
Sfeerlampenaantal 12
Lichtstatievenaantal 6

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de belangrijkste deadlines minstens 8 tot 12 weken voor de beurs. Geef standhouders daarna een vaste datum waarop standafmetingen, stroombehoefte en eventuele leveringen binnen moeten zijn.
Maak de plattegrond pas definitief nadat je alle standafmetingen hebt ontvangen. Houd daarnaast ruimte vrij voor registratie, looproutes, presentaties en opslag van verpakkingsmateriaal.
Controleer techniek minimaal 1 week vooraf op locatie. Test per presentatieruimte de laptop, beamers, schermen, microfoons, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen.
Stuur parkeerinformatie en de bezoekersplattegrond uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de beurs. Vermeld ook waar registratie, catering, toiletten en presentatieruimtes zich bevinden.
Leg voor de opbouw een controlelijst klaar met badges, naamkaartjes, informatiemappen, handscanners, portofoons en gereedschapskoffers. Zet koffie, thee, water, servies en koelboxen vóór openingstijd op hun vaste plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vakbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Reserveer eerst de locatie en leg datum en tijden vast; nodig daarna standhouders uit en open binnen enkele weken de bezoekersregistratie.
Wanneer moet ik standhouders uitnodigen voor een vakbeurs?: Stuur de eerste uitnodiging minimaal 10 tot 12 weken voor de beurs. Vraag standafmetingen, stroombehoefte en leveringsinformatie uiterlijk 4 weken vooraf op.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een vakbeurs?: Plan minimaal 4 tot 6 uur voor de opbouw van stands, registratie, bewegwijzering en techniek. Reserveer extra tijd als standwanden, presentatieschermen of meerdere leveringen op dezelfde dag binnenkomen.
Wanneer verstuur je de bezoekersinformatie voor een vakbeurs?: Stuur bevestigingen en praktische informatie 3 tot 5 dagen voor de beurs. Neem daarin parkeerinformatie, openingstijden, locatie, registratie en de plattegrond op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.