Checklist pour organiser un salon professionnel

Un salon professionnel se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu et les horaires, puis les exposants, les visiteurs et la logistique. Cette checklist rassemble les 74 tâches du plan, des premières invitations jusqu’à l’accueil sur place. Elle couvre aussi les dimensions des stands, le catering, les badges, la signalétique, les prises électriques et le matériel audiovisuel. Utilise-la pour suivre l’avancement sans attendre la dernière semaine pour régler les détails qui bloquent l’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires du salon
2 personnes
Confirmer le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Enregistrer les exposants
2 personnes
Recueillir les dimensions des stands
Mettre à jour la liste des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
2 personnes
Envoyer les infos de parking
Créer un plan pour les visiteurs
2 personnes
Répartir les exposants
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Coordonner les livraisons avec les exposants
2 personnes
Commander les badges et les bracelets
Concevoir la signalétique
Rassembler le matériel promotionnel
2 personnes
Vérifier la technique et les prises électriques
2 personnes
Briefer les présentateurs
2 personnes
Vérifier l’enregistrement des visiteurs
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Composer les dossiers d'information
2 personnes
Vérifier les courses
2 personnes
Préparer les stocks et le matériel
2 personnes
Confirmer le lieu et les clés
Informer les exposants à l’accueil
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Accueillir les exposants
4 personnes
Encadrer le chargement et le déchargement
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les parois des stands
4 personnes
Numéroter les stands
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les badges
2 personnes
Vérifier le parcours d'évacuation
2 personnes
Donner le briefing aux collaborateurs
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer les badges
3 personnes
Soutenir les exposants
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Annoncer le programme
Animer les présentations
2 personnes
Gérer la lumière et le son
2 personnes
Informer les visiteurs du départ
2 personnes
Saluer les derniers exposants
3 personnes

Suivi

Démonter le matériel du stand
4 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer les salles
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Emballer les retours
2 personnes
Informer les exposants des retours
Retourner les matériels de location
2 personnes
Récupérer les objets oubliés
2 personnes
Rassembler les dépenses et les factures
Envoyer un message de remerciement
Archiver les données des visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 35
Chaisesqté 120
Tables d’inscriptionqté 3
Tabourets de barqté 12
Panneaux de standqté 35
Portants à vêtementsqté 6
Poubellesqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 3
Écrans de présentationqté 3
Vidéoprojecteursqté 2
Écrans de projecteurqté 2
Microphonesqté 3
Haut-parleursqté 4
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 15
Rallonges à enrouleurqté 4
Stations de rechargeqté 3
Talkies-walkiesqté 8
Scanners portatifsqté 3
Boîtes à outilsqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verres à théqté 150
Verres à eauqté 200
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 8
Carafes d’eauqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et de serviceqté 8
Bacs de rangementqté 20
Pincesqté 12
Petits bolsqté 20

Décoration

Drapeaux d'entrepriseqté 12
Plantesqté 20
Chemins de tableqté 35
Jupes de comptoirqté 3
Toiles de fond avec logoqté 3
Lanyardsqté 350
Porte-nomsqté 350
Numéros de standqté 40
Panneaux d'informationqté 12
Panneaux indicateursqté 20
Autocollants de solqté 30

Éclairage

Projecteurs LEDqté 16
Lampes d'ambianceqté 12
Pieds d’éclairageqté 6

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons microfibresqté 30

Catering

Courses

Conseils

Demande les dimensions exactes de chaque stand avant de répartir les exposants. Prévois aussi les besoins en prises, écrans, mobilier et livraisons afin d’éviter un plan de salle impossible à installer.
Ouvre les inscriptions assez tôt pour mettre à jour la liste des participants et recueillir les besoins alimentaires. Donne une date limite claire au traiteur avant de confirmer les quantités.
Prépare le plan visiteurs et la signalétique avant l’arrivée des exposants. Indique séparément l’accueil, les stands, les salles de présentation, les sanitaires, le parking et les issues.
Teste toute la technique dans la configuration réelle : ordinateur, vidéoprojecteur, écrans, microphones, haut-parleurs, rallonges et multiprises. Un contrôle des prises le jour même ne laisse aucune marge si un câble manque.
Prépare les badges nominatifs, bracelets et dossiers d’information avant l’ouverture de l’accueil. Ajoute une solution pour les inscriptions de dernière minute, avec un ordinateur ou des scanners portatifs chargés.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon professionnel ?: Commence plusieurs mois avant la date, surtout pour réserver le lieu, inviter les exposants et confirmer le catering. Les inscriptions et les besoins techniques doivent être suivis chaque semaine dès leur ouverture.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations d’un salon professionnel ?: Envoie une première invitation au moins 6 à 8 semaines avant le salon, puis un rappel environ 10 jours avant. Cela laisse le temps aux visiteurs de s’inscrire et de signaler leurs besoins alimentaires.
Quand faut-il finaliser le plan des stands ?: Finalise-le au plus tard 2 semaines avant l’événement, après avoir reçu les dimensions de tous les stands. Transmets ensuite le plan aux exposants avec les horaires et consignes de livraison.
Que vérifier la veille d’un salon professionnel ?: Vérifie les badges, bracelets, dossiers, stocks, mobilier, signalétique et matériel technique. Teste les écrans, microphones, haut-parleurs et prises, puis charge les scanners, talkies-walkies et stations de recharge.

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