Checklist para organizar una feria profesional sin olvidos
Una feria profesional necesita más que reservar una sala y convocar expositores. Hay que cerrar horarios, distribuir los stands, controlar registros, coordinar entregas y dejar lista la técnica antes de abrir las puertas. Esta checklist reúne 74 tareas y 55 materiales para avanzar en el orden adecuado. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, las credenciales, los puntos de corriente y la información de aparcamiento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y los horarios de la feria
2 personas
Confirmar la ubicación y la distribución de la sala
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Registrar a los expositores
2 personas
Reunir las dimensiones del stand
Actualizar la lista de participantes
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
2 personas
Enviar la información de aparcamiento
Crear un mapa para los visitantes
2 personas
Asignar puestos a los expositores
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Coordinar las entregas con los expositores
2 personas
Pedir credenciales y pulseras
Diseñar la señalización
Recoger material promocional
2 personas
Comprobar la técnica y los puntos de corriente
2 personas
Instruir a los presentadores
2 personas
Comprobar el registro de visitantes
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Preparar carpetas informativas
2 personas
Comprobar las compras
2 personas
Preparar el material y los suministros
2 personas
Confirmar ubicación y llaves
Instruir la recepción de los expositores
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Recibir a los expositores
4 personas
Coordinar la carga y descarga
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Instalar los paneles del stand
4 personas
Numerar los stands
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar las acreditaciones
2 personas
Comprobar la ruta de seguridad
2 personas
Dar briefing al personal
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Repartir acreditaciones
3 personas
Apoyar a los expositores
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Anunciar el programa
Coordinar presentaciones
2 personas
Manejar luces y sonido
2 personas
Informar a los visitantes sobre la salida
2 personas
Despedir a los últimos expositores
3 personas
Seguimiento
Desmontar los materiales del stand
4 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Apagar la técnica
2 personas
Empaquetar materiales
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar las salas
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Comprobar los objetos prestados
2 personas
Empaquetar los envíos de devolución
2 personas
Informar a los expositores sobre las devoluciones
Devolver el material alquilado
2 personas
Recoger los objetos olvidados
2 personas
Recopilar gastos y facturas
Enviar mensaje de agradecimiento
Archivar los datos de los visitantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de feriacant. 35
- Sillascant. 120
- Mesas de registrocant. 3
- Taburetes de barcant. 12
- Paredes para standscant. 35
- Percheroscant. 6
- Papeleracant. 12
Equipo
- Portátilcant. 3
- Pantallas de presentacióncant. 3
- Proyectorescant. 2
- Pantallas de proyectorcant. 2
- Micrófonoscant. 3
- Altavocescant. 4
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 15
- Enrollacablescant. 4
- Estaciones de cargacant. 3
- Walkie-talkiescant. 8
- Escáneres portátilescant. 3
- Maletines de herramientascant. 3
Vajilla
- Tazas de cafécant. 150
- Vasos de técant. 150
- Vasos para aguacant. 200
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Bandejas de serviciocant. 12
- Jarras de cafécant. 8
- Jarras de aguacant. 12
Cocina
- Neveras portátilescant. 8
- Termoscant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocina y de servircant. 8
- Cajas de almacenamientocant. 20
- Pinzascant. 12
- Cuencoscant. 20
Decoración
- Banderas de la empresacant. 12
- Plantascant. 20
- Manteles runnerscant. 35
- Faldas para mostradorcant. 3
- Fondos con logocant. 3
- Lanyardscant. 350
- Portatarjetas de nombrecant. 350
- Números de standcant. 40
- Paneles informativoscant. 12
- Carteles direccionalescant. 20
- Pegatinas para el suelocant. 30
Iluminación
- Focos LEDcant. 16
- Luces decorativascant. 12
- Trípodes de iluminacióncant. 6
Limpieza
- Aspiradoracant. 2
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Paños de microfibracant. 30
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, los horarios y la distribución de la sala antes de invitar a los expositores. Pide a cada uno las dimensiones del stand y usa esos datos para asignar los puestos sin rehacer el mapa después.
- Abre el formulario de inscripción con tiempo suficiente para actualizar la lista de participantes y preparar tarjetas de nombre, carpetas informativas y credenciales. Fija una fecha límite de registro al menos 7 días antes de la feria.
- Coordina las entregas de los expositores antes del montaje y confirma qué material promocional llegará y cuándo. Así puedes reservar espacio de almacenamiento y evitar que las cajas bloqueen el registro o los pasillos.
- Haz una prueba técnica completa al menos 24 horas antes: proyectores, pantallas, micrófonos, altavoces, cables alargadores, regletas y puntos de corriente. Ten también walkie-talkies y un maletín de herramientas para resolver incidencias durante el montaje.
- Calcula el catering según el número actualizado de participantes y recoge las preferencias dietéticas antes de confirmar el pedido. Comprueba además que haya mesas de registro, sillas, vasos, tazas, jarras, bandejas y termos en la sala.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria profesional?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios expositores. Reserva primero la ubicación y los horarios; después abre las inscripciones y confirma stands, catering y necesidades técnicas.
- ¿Cuándo hay que cerrar la lista de expositores?
- Intenta cerrarla 3 semanas antes de la feria para poder asignar puestos, preparar el mapa y coordinar las entregas. Mantén una actualización final hasta 7 días antes para corregir bajas o cambios.
- ¿Cuándo se debe probar la técnica de una feria?
- Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes, incluyendo proyectores, pantallas, micrófonos, altavoces y conexiones eléctricas. Repite una comprobación rápida al comenzar el montaje.
- ¿Cuándo confirmar el catering de una feria profesional?
- Confírmalo entre 7 y 10 días antes, cuando ya tengas una cifra fiable de asistentes y las preferencias dietéticas. Guarda una pequeña reserva para cambios de última hora y personal adicional.
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