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Fachmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Fachmesse müssen Aussteller, Besucher, Standflächen und Technik in derselben Planung zusammenlaufen. Lege zuerst Messetermin, Raumaufteilung und Anmeldeprozess fest, bevor du Einladungen und Standanfragen verschickst. Später entscheiden aktuelle Teilnehmerzahlen über Catering, Namensschilder, Informationsmappen und Sitzplätze. Diese Checkliste führt dich von der ersten Terminbestätigung bis zur Kontrolle von Strom, Lieferungen und Besucherregistrierung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Messetermin und Uhrzeiten festlegen

    2 Personen

  • Location und Raumaufteilung bestätigen

    2 Personen

  • Standbetreiber einladen

    2 Personen

  • Besuchereinladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Standbetreiber registrieren

    2 Personen

  • Standmaße erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering reservieren

    2 Personen

  • Parkinformationen versenden

  • Besucherplan erstellen

    2 Personen

  • Aussteller einteilen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Lieferungen mit Standbetreibern abstimmen

    2 Personen

  • Bänder und Armbänder bestellen

  • Beschilderung entwerfen

  • Werbematerial sammeln

    2 Personen

  • Technik und Stromanschlüsse prüfen

    2 Personen

  • Moderatoren einweisen

    2 Personen

  • Besucherregistrierung prüfen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Informationsmappen zusammenstellen

    2 Personen

  • Einkäufe prüfen

    2 Personen

  • Vorräte und Materialien bereitstellen

    2 Personen

  • Ort und Schlüssel bestätigen

  • Empfangsablauf für Standbetreiber instruieren

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    4 Personen

  • Be- und Entladen begleiten

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Standwände aufstellen

    4 Personen

  • Stände nummerieren

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Technik anschließen

    2 Personen

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Badges bereitlegen

    2 Personen

  • Sicherheitsroute kontrollieren

    2 Personen

  • Briefing für Mitarbeitende geben

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    4 Personen

  • Besucher registrieren

    4 Personen

  • Namensschilder ausgeben

    3 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Programm ankündigen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Licht und Ton bedienen

    2 Personen

  • Besucher über die Abreise informieren

    2 Personen

  • Letzte Aussteller verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Standmaterialien abbauen

    4 Personen

  • Mobiliar abbauen

    4 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Materialien einpacken

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Räume reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Geliehene Gegenstände überprüfen

    2 Personen

  • Rücksendungen verpacken

    2 Personen

  • Standbetreiber über Rückgaben informieren

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Zurückgebliebene Sachen einsammeln

    2 Personen

  • Auslagen und Rechnungen sammeln

  • Dankesnachricht versenden

  • Besucherdaten archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MessetischeAnz. 35
  • StühleAnz. 120
  • RegistrierungstischeAnz. 3
  • BarhockerAnz. 12
  • StandwändeAnz. 35
  • KleiderständerAnz. 6
  • AbfallbehälterAnz. 12

Ausstattung

  • LaptopAnz. 3
  • PräsentationsbildschirmeAnz. 3
  • BeamerAnz. 2
  • BeamerleinwändeAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 15
  • KabeltrommelnAnz. 4
  • LadestationenAnz. 3
  • FunkgeräteAnz. 8
  • HandscannerAnz. 3
  • WerkzeugkofferAnz. 3

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 150
  • TeegläserAnz. 150
  • WassergläserAnz. 200
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • ServiertablettsAnz. 12
  • KaffeekannenAnz. 8
  • WasserkannenAnz. 12

Küche

  • KühlboxenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und ServiermesserAnz. 8
  • AufbewahrungsboxenAnz. 20
  • ZangenAnz. 12
  • SchälchenAnz. 20

Dekoration

  • FirmenflaggenAnz. 12
  • PflanzenAnz. 20
  • TischläuferAnz. 35
  • TresenröckeAnz. 3
  • Logo-RückwändeAnz. 3
  • LanyardsAnz. 350
  • NamensschildhalterAnz. 350
  • StandnummernAnz. 40
  • InfotafelnAnz. 12
  • WegweiserAnz. 20
  • BodenaufkleberAnz. 30

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 16
  • StimmungsleuchtenAnz. 12
  • LichtstativeAnz. 6

Reinigung

  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • MikrofasertücherAnz. 30

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Erfasse die Standmaße früh und aktualisiere die Teilnehmerliste laufend. So kannst du Standwände, Messetische und Stromanschlüsse passend einteilen, statt kurz vor dem Aufbau umzuplanen.
  • Verschicke Parkinformationen zusammen mit der Besuchereinladung und dem Anmeldeformular. Spätestens 7 Tage vor der Messe sollten registrierte Besucher wissen, wo sie ankommen und wie die Registrierung abläuft.
  • Plane die Technik nicht nur nach Programmpunkten. Prüfe für jeden Stand Präsentationsbildschirm, Laptop, Beamer, Mikrofon und Lautsprecher und teste Verlängerungskabel sowie Kabeltrommeln vor dem Veranstaltungstag.
  • Bestelle Bänder, Armbänder und Namensschilder erst anhand der aktuellen Teilnehmerzahlen, aber mit mindestens 10 Prozent Reserve. Bereite die Schilder nach Aussteller und Besucher getrennt vor, damit die Registrierung nicht ins Stocken gerät.
  • Stimme Lieferungen mit den Standbetreibern mindestens 3 Werktage vorher ab. Lege Anlieferzeiten, Abstellflächen und einen Ansprechpartner fest; am Messetag helfen Funkgeräte und ein Werkzeugkoffer bei kurzen Abstimmungen und Reparaturen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Fachmesse organisieren?
Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vor dem Messetermin. In den ersten 2 Wochen sollten Termin, Location, Raumaufteilung und Ausstellerkonzept feststehen; danach folgen Einladungen, Anmeldungen und Technikplanung.
Wann sollte man Aussteller zu einer Fachmesse einladen?
Verschicke die Einladung etwa 8 bis 12 Wochen vor der Messe. Setze für Standanmeldung und Standmaße eine Frist von ungefähr 4 Wochen vor dem Termin, damit die Raumaufteilung und Lieferungen rechtzeitig abgestimmt werden können.
Wie viele Namensschilder braucht man für eine Fachmesse?
Plane pro angemeldeter Person ein Namensschild und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein. Bei 200 erwarteten Teilnehmern brauchst du also rund 220 Schilder, getrennt nach Besuchern, Ausstellern und Organisationsteam.
Wann muss das Catering für eine Fachmesse gebucht werden?
Reserviere das Catering spätestens 4 bis 6 Wochen vorher und übermittle die erwartete Personenzahl etwa 7 Tage vor der Messe. Ernährungswünsche solltest du bereits bei der Anmeldung erfassen, nicht erst beim Aufbau.

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