Vakbeurs organiseren: checklist en planning

Een vakbeurs organiseren vraagt om meer dan stands en bezoekers uitnodigen. Je legt eerst datum, locatie, exposanten en plattegrond vast en werkt daarna toe naar registratie, badges, catering en techniek. Deze checklist helpt je de 76 taken in de juiste volgorde af te werken. Let vooral op onderdelen die vaak te laat worden geregeld: dieetwensen, presentaties, standbemanning, parkeerinformatie en routeborden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Beursdatum en locatie vastleggen
2 personen
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
Beursplattegrond ontwerpen
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Exposantenvoorwaarden opstellen
2 personen
Deelnemersregistratie openen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Beursprogramma publiceren
2 personen
Sprekers en demonstraties bevestigen
2 personen
Catering reserveren
Registratiegegevens controleren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Badges en polsbandjes bestellen
Beursmaterialen bestellen
2 personen
Exposanteninformatie versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Parkeerinformatie versturen
Presentaties verzamelen
Standbemanning bevestigen
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Routeborden printen
Standnummers printen
Bezoekerslijst exporteren
Badgegegevens controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Vloer en entree controleren
2 personen
Standwanden opbouwen
4 personen
Standtafels en stoelen plaatsen
4 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Projector en scherm testen
2 personen
Microfoon en laptop testen
2 personen
Verlichting en kabels controleren
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Promotiemateriaal per stand verdelen
2 personen
Koffie- en waterpunten inrichten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Badges klaarleggen
2 personen

Event

Exposanten ontvangen
3 personen
Exposanten naar stands begeleiden
3 personen
Registratiebalie bemannen
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Badges uitdelen
2 personen
Programma en route uitleggen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Presentaties begeleiden
2 personen
Sprekers ontvangen
Presentaties aankondigen
Techniek tijdens presentaties bedienen
Vragen bij stands beantwoorden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Avondborrel klaarzetten
3 personen
Avondborrel serveren
3 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen
Exposanten afmelden
2 personen

Nazorg

Presentatiematerialen veiligstellen
2 personen
Standmaterialen afbreken
4 personen
Meubilair verzamelen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Vloer en tafels schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geleende materialen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bedankbericht aan exposanten sturen
Opvolgcontacten aan bezoekers sturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Standwandenaantal 50
Standtafelsaantal 50
Bezoekersstoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 12
Registratiebalieaantal 2
Loungefauteuilsaantal 12
Statafelsaantal 12
Kleedtafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 16
Kledingrekkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 150
Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Waterkannenaantal 12

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonaantal 2
Presentatieklikker
Verlengsnoerenaantal 20
Stekkerdozenaantal 20
Kabelhaspelsaantal 6
USB-sticksaantal 4
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Warmhoudplatenaantal 4
Handscannersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
dienbladenaantal 12
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Bedrijfsvlaggenaantal 12
Plantenaantal 24
Tafelkledenaantal 20
Bannersaantal 12
Naambordhoudersaantal 60
Fotowand

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 12
LED-staande lampenaantal 8
Noodverlichtingaantal 4

Catering

Badgehoudersaantal 350
Lanyardsaantal 350
Servettenaantal 500
Papieren bekersaantal 400
Naamstickersaantal 400
Pennensetsaantal 30
Notitieblokkenaantal 350
Dienbladenaantal 12
Boodschappen

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 4
Reinigingssprayaantal 6
Microvezeldoekenaantal 30
Afvalzakhoudersaantal 16
Toiletborstelsaantal 4
Rubberen handschoenenaantal 12

Tips

Leg de beursplattegrond en standplaatsen vast voordat je exposanteninformatie verstuurt. Zo kunnen standnummers, routeborden en parkeerinformatie direct met de juiste gegevens mee.
Open de deelnemersregistratie zodra datum, locatie en programma definitief zijn. Exporteer de bezoekerslijst uiterlijk 2 werkdagen voor de beurs en controleer daarna alle badgegegevens.
Vraag dieetwensen niet pas bij de catering op locatie uit, maar verzamel ze uiterlijk 10 werkdagen vooraf. Geef het definitieve aantal deelnemers en speciale menu’s daarna door aan de cateraar.
Plan een technische test minstens 1 dag vóór opening. Controleer projector, projectiescherm, laptop, draadloze microfoon, presentatieklikker, verlengsnoeren en stekkerdozen in de ruimte zelf.
Bevestig standbemanning en presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf. Bewaar de presentaties bovendien op minimaal 2 USB-sticks, zodat een ontbrekende laptop of verbindingsprobleem het programma niet stillegt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vakbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, exposantenlijst en standindeling. Open de registratie zodra programma en praktische informatie vaststaan, meestal 8 tot 12 weken voor de beurs.
Wanneer moet ik badges voor een vakbeurs bestellen?: Bestel badges en polsbandjes zodra de registratiegegevens stabiel zijn, bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Houd daarna nog een laatste controle van de bezoekerslijst en badgegegevens aan op 2 werkdagen voor opening.
Wanneer moet ik de catering voor een vakbeurs regelen?: Reserveer de catering uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf en verzamel dieetwensen tot ongeveer 10 werkdagen voor de beurs. Geef het definitieve aantal deelnemers daarna door, inclusief de verwachte standbemanning.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een vakbeurs?: Plan minimaal 4 uur voor het plaatsen van standwanden, standtafels, registratiebalie, stoelen en bewegwijzering. Reserveer daarnaast minstens 1 uur voor een technische test en een laatste controle van badges, standnummers en presentaties.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.