Checklist para organizar una feria profesional sin olvidar nada

Organizar una feria profesional exige coordinar expositores, visitantes, ponentes, puestos y proveedores en un orden concreto. Empieza por fijar la fecha y el espacio, y después cierra el plano, las condiciones de participación y el registro. Durante las últimas semanas tendrás que comprobar datos, recopilar presentaciones y preparar acreditaciones, señales y material técnico. Esta checklist reúne 76 tareas y 68 elementos para seguir el avance desde la planificación hasta el montaje.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y ubicación de la feria
2 personas
Preparar la lista de expositores
2 personas
Diseñar el plano de la feria
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Redactar las condiciones para expositores
2 personas
Abrir el registro de participantes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el programa de la feria
2 personas
Confirmar ponentes y demostraciones
2 personas
Reservar el catering
Comprobar los datos de registro
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Pedir credenciales y pulseras
Encargar material de feria
2 personas
Enviar información a los expositores
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Enviar la información de aparcamiento
Recopilar las presentaciones
Confirmar personal del stand
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir señales de ruta
Imprimir números de stand
Exportar la lista de visitantes
Comprobar los datos de la acreditación
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Revisar el suelo y la entrada
2 personas
Montar las paredes del stand
4 personas
Colocar las mesas y sillas del stand
4 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Probar el proyector y la pantalla
2 personas
Probar el micrófono y el portátil
2 personas
Comprobar la iluminación y los cables
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Distribuir el material promocional por stand
2 personas
Montar los puntos de café y agua
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Preparar las acreditaciones
2 personas

Evento

Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores a sus stands
3 personas
Atender la mesa de registro
3 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Explicar el programa y la ruta
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Coordinar presentaciones
2 personas
Recibir a los ponentes
Anunciar presentaciones
Operar la técnica durante las presentaciones
Responder preguntas en los stands
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Preparar el cóctel de la tarde
3 personas
Servir la bebida de la tarde
3 personas
Coordinar la despedida y la salida
2 personas
Dar de baja a los expositores
2 personas

Seguimiento

Asegurar los materiales de presentación
2 personas
Desmontar los materiales del stand
4 personas
Recoger el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Empacar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Limpiar el suelo y las mesas
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Comprobar el material prestado
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento a los expositores
Enviar contactos de seguimiento a los visitantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Paredes para standscant. 50
Mesas altascant. 50
Sillas para visitantescant. 120
Mesas plegablescant. 12
Mostrador de registrocant. 2
Butacas loungecant. 12
Mesas altascant. 12
Mesas de maquillajecant. 4
Papeleracant. 16
Percheroscant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 150
Vasos para aguacant. 180
Copas de vinocant. 120
Platoscant. 150
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 150
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 6
Jarras de aguacant. 12

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Micrófono inalámbricocant. 2
Clic de presentación
Cables alargadorescant. 20
Regletascant. 20
Enrollacablescant. 6
Memorias USBcant. 4
Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 3
Planchas para mantener calientecant. 4
Escáneres portátilescant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 4
Cucharonescant. 8
bandejascant. 12
Acumuladores de fríocant. 24

Decoración

Banderas de la empresacant. 12
Plantascant. 24
Mantelescant. 20
Bannerscant. 12
Portanombrescant. 60
Photowall

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 12
Lámparas de pie LEDcant. 8
Iluminación de emergenciacant. 4

Catering

Portabadgescant. 350
Lanyardscant. 350
Servilletascant. 500
Vasos de papelcant. 400
Pegatinas con nombrecant. 400
Juego de bolígrafoscant. 30
Bloc de notascant. 350
Bandejascant. 12
Compras

Limpieza

Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Escobas de manocant. 4
Spray de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 30
Soportes para bolsas de basuracant. 16
Escobillas de bañocant. 4
Guantes de gomacant. 12

Consejos

Cierra el plano antes de asignar los puestos: reserva espacio para el registro, las demostraciones, las sillas de visitantes y los recorridos de entrada y salida.
Envía a los expositores sus condiciones y el plano con varias semanas de margen. Pide también los datos del personal del stand y cualquier requisito técnico antes de cerrar el montaje.
No esperes al día anterior para preparar las acreditaciones: exporta la lista de visitantes, revisa nombres y datos, e imprime credenciales y pulseras con tiempo para corregir errores.
Recopila las presentaciones antes de la feria y prueba el proyector, la pantalla, el portátil, el micrófono inalámbrico y el clic de presentación durante el montaje.
Calcula el catering a partir de las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas antes de hacer el pedido. Comprueba también que haya tazas, vasos, platos, cubiertos, bandejas y jarras suficientes para el servicio.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar una feria profesional?: Empieza al menos 12 semanas antes para fijar fecha y ubicación, captar expositores, diseñar el plano y abrir el registro. Reserva el catering y confirma ponentes y demostraciones varias semanas antes del evento.
¿Qué información hay que enviar a los expositores?: Envía el plano con el número y la ubicación del puesto, las condiciones de participación, los horarios, las instrucciones de montaje y la información técnica. Hazlo como mínimo 3 semanas antes y pide confirmación del personal del stand.
¿Cuándo se preparan las acreditaciones de una feria?: Exporta la lista de visitantes y comprueba los datos entre 3 y 5 días antes. Imprime las acreditaciones y las pulseras después de esa revisión, dejando al menos un día para corregir nombres o registros duplicados.
¿Qué material técnico necesita una feria profesional?: Para presentaciones y demostraciones, comprueba el proyector, la pantalla, el portátil, el micrófono inalámbrico y el clic de presentación. Lleva cables alargadores, regletas, enrollacables y memorias USB de repuesto, y prueba todo durante el montaje.

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