Fachmesse organisieren: Die vollständige Checkliste

Eine Fachmesse braucht früh klare Zuständigkeiten: Termin und Ort, Aussteller, Standplätze, Programm und Registrierung hängen direkt zusammen. Plane zuerst die Struktur der Messe und öffne danach die Anmeldung, damit du Daten, Ernährungswünsche und Standpersonal rechtzeitig erfasst. In den letzten Wochen zählen vollständige Ausstellerinformationen, geprüfte Badge-Daten und ein belastbarer Ablaufplan. Diese Checkliste deckt 76 Aufgaben und 68 benötigte Dinge ab – von Standwänden und Namensschildern bis zu Projektor, Mikrofon und Catering.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Messetermin und -ort festlegen
2 Personen
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
Messeplan entwerfen
2 Personen
Standplätze zuweisen
2 Personen
Ausstellerbedingungen erstellen
2 Personen
Teilnehmerregistrierung öffnen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Messeprogramm veröffentlichen
2 Personen
Referenten und Vorführungen bestätigen
2 Personen
Catering reservieren
Registrierungsdaten prüfen
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Bänder und Armbänder bestellen
Messematerialien bestellen
2 Personen
Ausstellerinformationen versenden
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Parkinformationen versenden
Präsentationen sammeln
Standpersonal bestätigen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Wegweiser drucken
Standnummern drucken
Besucherliste exportieren
Badge-Daten prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Boden und Eingang kontrollieren
2 Personen
Stellwände aufbauen
4 Personen
Stehtische und Stühle aufstellen
4 Personen
Standnummern aufhängen
2 Personen
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
Projektor und Leinwand testen
2 Personen
Mikrofon und Laptop testen
2 Personen
Beleuchtung und Kabel prüfen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Werbematerial auf die Stände verteilen
2 Personen
Kaffee- und Wasserstationen einrichten
2 Personen
Snacks bereitstellen
3 Personen
Badges bereitlegen
2 Personen

Event

Aussteller empfangen
3 Personen
Aussteller zu den Ständen begleiten
3 Personen
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Namensschilder ausgeben
2 Personen
Programm und Route erläutern
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Präsentationen betreuen
2 Personen
Referenten empfangen
Präsentationen ankündigen
Technik bei Präsentationen bedienen
Fragen an den Ständen beantworten
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Abend-Getränkerunde vorbereiten
3 Personen
Abendgetränk servieren
3 Personen
Verabschiedung und Abreise begleiten
2 Personen
Aussteller abmelden
2 Personen

Nachbereitung

Präsentationsmaterialien sichern
2 Personen
Messestandmaterial abbauen
4 Personen
Mobiliar zusammensuchen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Geräte einpacken
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
Boden und Tische reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Geliehene Materialien prüfen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Dankesnachricht an Aussteller senden
Nachfasskontakte an Besucher senden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StandwändeAnz. 50
StehtischeAnz. 50
Besucher-StühleAnz. 120
KlappischeAnz. 12
RegistrierungsthekeAnz. 2
Lounge-SesselAnz. 12
StehtischeAnz. 12
UmkleidetischeAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 16
KleiderständerAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 150
WassergläserAnz. 180
WeingläserAnz. 120
TellerAnz. 150
GabelnAnz. 150
MesserAnz. 150
LöffelAnz. 150
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 12

Ausstattung

Projektor
Projektionsleinwand
Laptop
Kabelloses MikrofonAnz. 2
Präsentationsklicker
VerlängerungskabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 20
KabeltrommelnAnz. 6
USB-SticksAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
WarmhalteplattenAnz. 4
HandscannerAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
TablettsAnz. 12
KühlelementeAnz. 24

Dekoration

FirmenflaggenAnz. 12
PflanzenAnz. 24
TischdeckenAnz. 20
BannerAnz. 12
NamensschildhalterAnz. 60
Fotowand

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 12
LED-StehlampenAnz. 8
NotbeleuchtungAnz. 4

Catering

BadgehalterAnz. 350
LanyardsAnz. 350
ServiettenAnz. 500
PapierbecherAnz. 400
NamensaufkleberAnz. 400
StiftesetsAnz. 30
NotizblöckeAnz. 350
TablettsAnz. 12
Einkäufe

Reinigung

WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
HandfegerAnz. 4
ReinigungssprayAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 30
MüllbeutelhalterAnz. 16
ToilettenbürstenAnz. 4
GummihandschuheAnz. 12

Tipps

Lege Termin und Ort mindestens 6 Monate vorher fest. Erst danach lassen sich Ausstellerliste, Messeplan und Standplätze zuverlässig planen.
Öffne die Teilnehmerregistrierung spätestens 8 Wochen vor der Messe. Prüfe die Daten anschließend wöchentlich und exportiere die Besucherliste nicht erst am Vortag.
Schicke Ausstellern ihre Bedingungen, Standnummern, Parkinformationen und Aufbauhinweise spätestens 3 Wochen vorher. So bleiben Rückfragen zu Standpersonal und Präsentationen noch bearbeitbar.
Bestätige Referenten und Vorführungen mindestens 4 Wochen vor dem Termin. Sammle Präsentationen spätestens 7 Tage vorher und teste Laptop, Projektor, Leinwand, Mikrofon und Präsentationsklicker vor Ort.
Bestelle Namensschilder, Bänder, Wegweiser und Standnummern nicht erst nach dem Anmeldeschluss. Plane für Druck, Korrekturen und Nachbestellungen mindestens 10 Werktage ein; prüfe außerdem Verlängerungskabel und Kabeltrommeln vor dem Aufbau.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Fachmesse organisieren?: Beginne mindestens 6 Monate vor dem Messetermin mit Termin, Ort und Ausstellerplanung. Die Registrierung sollte etwa 8 Wochen vorher öffnen, damit du Teilnehmerdaten und Wünsche rechtzeitig bearbeiten kannst.
Was muss eine Fachmesse-Checkliste enthalten?: Sie sollte Planung, Ausstellerbedingungen, Registrierung, Messeprogramm, Catering, Beschilderung, Technik und Aufbau abdecken. Für diese Fachmesse umfasst der Plan 76 Aufgaben und 68 benötigte Dinge.
Wann müssen Ausstellerinformationen verschickt werden?: Verschicke Standnummern, Lageplan, Bedingungen, Parkinformationen und Aufbauhinweise spätestens 3 Wochen vor der Messe. Dann können Aussteller Präsentationen, Standpersonal und Material noch rechtzeitig bestätigen.
Wann sollte man Catering für eine Fachmesse bestellen?: Reserviere das Catering idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 10 Tage vor dem Termin und gib die endgültige Personenzahl danach an den Anbieter weiter.

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