Checklist pour organiser un salon professionnel

Un salon professionnel réussi repose sur une préparation suivie, pas seulement sur l’installation des stands. Cette checklist rassemble les étapes à traiter depuis le choix de la date et du lieu jusqu’à l’accueil des visiteurs. Elle vous aide à coordonner les exposants, les inscriptions, le plan du salon, les intervenants, le catering et le matériel technique. Utilisez-la pour avancer dans le bon ordre et éviter les oublis de dernière minute, notamment les badges, la signalétique et les besoins alimentaires.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu du salon
2 personnes
Établir la liste des exposants
2 personnes
Concevoir le plan du salon
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Rédiger les conditions des exposants
2 personnes
Ouvrir l’enregistrement des participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le programme du salon
2 personnes
Confirmer les intervenants et les démonstrations
2 personnes
Réserver le catering
Vérifier les données d’inscription
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Commander les badges et les bracelets
Commander le matériel du salon
2 personnes
Envoyer les informations aux exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Envoyer les infos de parking
Rassembler les présentations
Confirmer le personnel du stand
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les panneaux de direction
Imprimer les numéros de stand
Exporter la liste des visiteurs
Vérifier les informations du badge
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le sol et l’entrée
2 personnes
Monter les cloisons de stand
4 personnes
Installer les tables hautes et les chaises
4 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Tester le projecteur et l'écran
2 personnes
Tester le micro et l’ordinateur portable
2 personnes
Vérifier l'éclairage et les câbles
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Répartir le matériel promotionnel par stand
2 personnes
Mettre en place les points café et eau
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les badges
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers les stands
3 personnes
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Expliquer le programme et le parcours
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Accueillir les intervenants
Annoncer les présentations
Gérer la technique pendant les présentations
Répondre aux questions sur les stands
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer l’apéritif du soir
3 personnes
Servir l’apéritif du soir
3 personnes
Accompagner les départs
2 personnes
Désinscrire les exposants
2 personnes

Suivi

Sécuriser le matériel de présentation
2 personnes
Démonter le matériel du stand
4 personnes
Rassembler le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le sol et les tables
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux exposants
Envoyer des messages de suivi aux visiteurs
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Panneaux de standqté 50
Tables de standqté 50
Chaises pour les visiteursqté 120
Tables pliantesqté 12
Comptoir d'inscriptionqté 2
Fauteuils loungeqté 12
Tables hautesqté 12
Tables de maquillageqté 4
Poubellesqté 16
Portants à vêtementsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Carafes d’eauqté 12

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Micro sans filqté 2
Cliqueur de présentation
Rallongesqté 20
Multiprisesqté 20
Rallonges à enrouleurqté 6
Clés USBqté 4
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Plaques chauffantesqté 4
Scanners portatifsqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 4
Louchesqté 8
plateauxqté 12
Pains de glaceqté 24

Décoration

Drapeaux d'entrepriseqté 12
Plantesqté 24
Nappesqté 20
Bannièresqté 12
Porte-nomsqté 60
Mur photo

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 12
Lampadaires LEDqté 8
Éclairage de secoursqté 4

Catering

Porte-badgesqté 350
Lanyardsqté 350
Serviettesqté 500
Gobelets en papierqté 400
Étiquettes nominativesqté 400
Sets de stylosqté 30
Blocs-notesqté 350
Plateauxqté 12
Courses

Nettoyage

Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 4
Spray nettoyantqté 6
Chiffons microfibresqté 30
Supports de sacs poubelleqté 16
Brosses de toilettesqté 4
Gants en caoutchoucqté 12

Conseils

Commencez par la date, le lieu et le plan du salon : prévoyez plusieurs semaines pour confirmer les exposants, attribuer les emplacements et rédiger leurs conditions. Une modification tardive du plan peut entraîner la réimpression des numéros de stand et des panneaux de direction.
Ouvrez les inscriptions avant d’envoyer les invitations et vérifiez les données au moins 7 jours avant le salon. Exportez ensuite la liste des visiteurs pour préparer les badges nominatifs sans doublons ni informations incomplètes.
Demandez les besoins alimentaires des participants avant de confirmer le catering, idéalement 10 à 14 jours à l’avance. Prévoyez aussi le service adapté : tasses à café, verres à eau, assiettes, couverts, plateaux et carafes d’eau.
Rassemblez les présentations et confirmez les intervenants au plus tard 3 jours avant l’événement. Testez le projecteur, l’écran, l’ordinateur portable, le micro sans fil, le cliqueur, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture des portes.
Envoyez aux exposants les informations pratiques, les horaires d’installation et les consignes de parking au moins une semaine avant. Le jour J, vérifiez aussi le personnel de chaque stand, les badges, les tables, les chaises, les poubelles et la signalétique avant l’arrivée des visiteurs.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon professionnel ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières étapes sont la réservation du lieu, la liste des exposants et le plan du salon ; les inscriptions, le catering et le matériel viennent ensuite.
Quand envoyer les invitations pour un salon professionnel ?: Envoyez les invitations dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant le salon. Faites une relance 10 à 14 jours avant pour améliorer le taux de présence.
Quand préparer les badges des visiteurs ?: Vérifiez les données d’inscription environ 7 jours avant l’événement, puis exportez la liste et préparez les badges nominatifs 2 à 3 jours avant. Gardez une solution pour les inscriptions ou corrections sur place.
Quel matériel vérifier avant un salon professionnel ?: Contrôlez le projecteur, l’écran, l’ordinateur portable, le micro sans fil et le cliqueur au moins 24 heures avant. Testez aussi les rallonges, multiprises et rallonges à enrouleur, puis prévoyez des clés USB contenant les présentations.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.