Boodschappenlijst voor een vakbeurs

Een vakbeurs vraagt om meer dan standwanden en tafels. Je hebt ook spullen nodig voor registratie, presentaties, catering, bewegwijzering en de ontvangst van bezoekers. Stem aantallen af op het aantal exposanten, bezoekers en presentatiemomenten. Regel gehuurd meubilair en audiovisuele apparatuur ruim vooraf; ontbrekende kabels, badges of serveermateriaal los je op de beursdag moeilijk nog op.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Standwandenaantal 50
Standtafelsaantal 50
Bezoekersstoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 12
Registratiebalieaantal 2
Loungefauteuilsaantal 12
Statafelsaantal 12
Kleedtafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 16
Kledingrekkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 150
Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Waterkannenaantal 12

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonaantal 2
Presentatieklikker
Verlengsnoerenaantal 20
Stekkerdozenaantal 20
Kabelhaspelsaantal 6
USB-sticksaantal 4
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Warmhoudplatenaantal 4
Handscannersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
dienbladenaantal 12
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Bedrijfsvlaggenaantal 12
Plantenaantal 24
Tafelkledenaantal 20
Bannersaantal 12
Naambordhoudersaantal 60
Fotowand

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 12
LED-staande lampenaantal 8
Noodverlichtingaantal 4

Catering

Badgehoudersaantal 350
Lanyardsaantal 350
Servettenaantal 500
Papieren bekersaantal 400
Naamstickersaantal 400
Pennensetsaantal 30
Notitieblokkenaantal 350
Dienbladenaantal 12
Boodschappen
- Koffiebonen - 4 kilo
- Theezakjes - 300 stuks
- Zwarte thee - 100 zakjes
- Kruidenthee - 100 zakjes
- Groene thee - 100 zakjes
- Halfvolle melk - 20 liter
- Havermelk - 8 liter
- Koffieroom - 4 liter
- Suiker - 3 kilo
- Zoetjes - 400 stuks
- Spa Blauw - 120 flessen
- Spa Rood - 60 flessen
- Cola - 30 flessen
- Cola Zero - 30 flessen
- Sinas - 20 flessen
- Ice tea - 20 flessen
- Appelsap - 12 pakken
- Sinaasappelsap - 12 pakken
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Bier - 120 flesjes
- Witte wijn - 18 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Prosecco - 8 flessen
- Bitter lemon - 12 flessen
- Tonic - 12 flessen
- Citroenen - 3 kilo
- Limoenen - 2 kilo
- IJsblokjes - 20 kilo
- Mini croissants - 150 stuks
- Mini chocoladebroodjes - 100 stuks
- Mini muffins - 150 stuks
- Mini brownies - 120 stuks
- Appels - 60 stuks
- Bananen - 40 stuks
- Druiven - 8 kilo
- Mandarijnen - 5 kilo
- Cherrytomaten - 4 kilo
- Komkommers - 8 stuks
- Wortels - 4 kilo
- Paprikareepjes - 3 kilo
- Hummus - 3 kilo
- Roomkaas - 2 kilo
- Jonge kaas - 4 kilo
- Brie - 2 kilo
- Kipfiletbeleg - 2 kilo
- Gerookte zalm - 1 kilo
- Vegetarische spreads - 2 kilo
- Volkorenbrood - 20 broden
- Witte broodjes - 180 stuks
- Volkoren broodjes - 120 stuks
- Glutenvrije broodjes - 20 stuks
- Roomboter - 2 kilo
- Mayonaise - 2 flessen
- Mosterd - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Zoutjesmix - 6 zakken
- Borrelnoten - 5 kilo
- Olijven - 3 kilo
- Zoute stengels - 6 zakken
- Servetten - 500 stuks
- Papieren bordjes - 300 stuks
- Houten roerstaafjes - 500 stuks
- Cocktailprikkers - 500 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende handgel - 12 flessen
- Vloeibare handzeep - 8 flessen
- Papieren handdoeken - 12 pakken
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Diepvrieszakken - 2 dozen

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 4
Reinigingssprayaantal 6
Microvezeldoekenaantal 30
Afvalzakhoudersaantal 16
Toiletborstelsaantal 4
Rubberen handschoenenaantal 12

Tips

Plan per stand minimaal één tafel en controleer vooraf hoeveel standwanden, stoelen en statafels nodig zijn. Reserveer extra bezoekersstoelen voor presentaties en drukke momenten.
Maak voor de registratiebalie een aparte set met badges, polsbandjes, naambadges en bezoekersgegevens. Leg routeborden en standnummers uiterlijk de dag vóór de beurs klaar.
Tel voor elk presentatiemoment een laptop, projector, projectiescherm, presentatieklikker en draadloze microfoon. Neem per opstelling minstens één reserveverlengsnoer en extra stekkerdozen mee.
Stem servies af op het aantal cateringmomenten en de bezoekerspiek. Controleer naast kopjes en glazen ook borden, bestek, serveerschalen, serveertangen, koffie- en waterkannen.
Zet USB-sticks klaar voor presentaties en verzamel bestanden uiterlijk 48 uur vóór de beurs. Controleer daarna op locatie of elk bestand opent en of kabelhaspels veilig liggen zonder looproutes te blokkeren.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een vakbeurs?: Voor een vakbeurs heb je per stand passende standwanden, een tafel en stoelen nodig, plus een registratiebalie, badges, routeborden en standnummers. Voor presentaties horen ook een laptop, projector, scherm, microfoon en presentatieklikker op de lijst. Voeg servies, afvalbakken en verlengsnoeren toe op basis van het aantal bezoekers en exposanten.
Hoeveel stoelen heb ik nodig op een vakbeurs?: Plan per stand het aantal stoelen dat de standbemanning nodig heeft en reserveer extra bezoekersstoelen voor presentaties. Tel de zitplaatsen per programmaonderdeel op en houd daarbij rekening met de grootste verwachte groep. Controleer de definitieve aantallen uiterlijk één week vóór de beurs.
Wanneer moet ik beursmaterialen en badges bestellen?: Bestel beursmaterialen, badges en polsbandjes zodra exposanten en standplaatsen grotendeels vaststaan. Controleer badgegegevens minimaal één week vóór de beurs en houd een kleine reserve aan voor last-minute aanmeldingen. Presentaties en USB-sticks controleer je uiterlijk 48 uur vooraf.
Hoeveel techniek heb ik nodig voor presentaties op een vakbeurs?: Gebruik per gelijktijdige presentatie één laptop, projector, projectiescherm, presentatieklikker en draadloze microfoon. Neem per ruimte minimaal één extra verlengsnoer en voldoende stekkerdozen mee. Test alle apparatuur op locatie minstens 2 uur vóór de eerste presentatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.