Boodschappenlijst voor een vakbeurs

Voor een vakbeurs heb je meer nodig dan alleen tafels en promotiemateriaal. Per stand regel je onder meer een tafel, stoelen, stroom, verlichting of presentatietechniek en een duidelijke plek voor bezoekersinformatie. Bij de entree heb je registratietafels, laptops, badges of naamkaartjes en handscanners nodig. Denk ook aan koffie, water, servies, afvalbakken en gereedschap voor kleine reparaties tijdens de opbouw.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstafelsaantal 35
Stoelenaantal 120
Registratietafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 12
Standwandenaantal 35
Kledingrekkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 3
Presentatieschermenaantal 3
Beamersaantal 2
Beamerschermenaantal 2
Microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 4
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 15
Kabelhaspelsaantal 4
Oplaadstationsaantal 3
Portofoonsaantal 8
Handscannersaantal 3
Gereedschapskoffersaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 150
Theeglazenaantal 150
Waterglazenaantal 200
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbladenaantal 12
Koffiekannenaantal 8
Waterkannenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en serveermessenaantal 8
Opslagbakkenaantal 20
Tangenaantal 12
Schaaltjesaantal 20

Decoratie

Bedrijfsvlaggenaantal 12
Plantenaantal 20
Tafellopersaantal 35
Balieskirtsaantal 3
Logo-achterwandenaantal 3
Lanyardsaantal 350
Naamkaarthoudersaantal 350
Standnummersaantal 40
Informatiebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 20
Vloerstickersaantal 30

Verlichting

Ledspotsaantal 16
Sfeerlampenaantal 12
Lichtstatievenaantal 6

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 30

Catering

Boodschappen
- Koffie - 8 pakken
- Thee - 10 dozen
- Suiker - 5 kilogram
- Zoetjes - 4 doosjes
- Halfvolle melk - 30 liter
- Havermelk - 10 liter
- Citroenthee - 3 dozen
- Kruidenthee - 3 dozen
- Plat mineraalwater - 100 flessen
- Bruisend mineraalwater - 80 flessen
- Cola - 30 flessen
- Cola Zero - 30 flessen
- Sinas - 20 flessen
- Appelsap - 20 pakken
- Sinaasappelsap - 20 pakken
- IJsblokjes - 30 kilogram
- Mini sandwiches - 450 stuks
- Vegetarische sandwiches - 120 stuks
- Veganistische sandwiches - 60 stuks
- Glutenvrije sandwiches - 30 stuks
- Mini wraps - 300 stuks
- Vegetarische wraps - 80 stuks
- Veganistische wraps - 40 stuks
- Mini quiches - 300 stuks
- Vegetarische mini quiches - 100 stuks
- Veganistische hapjes - 80 stuks
- Glutenvrije hapjes - 50 stuks
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Gezouten noten - 5 kilogram
- Olijven - 4 kilogram
- Druiven - 8 kilogram
- Appels - 150 stuks
- Bananen - 100 stuks
- Koekjes - 12 pakken
- Brownies - 250 stuks
- Ketchup - 3 flessen
- Mayonaise - 3 flessen
- Mosterd - 2 flessen
- Servetten - 1000 stuks
- Papieren bekers - 500 stuks
- Papieren borden - 500 stuks
- Houten roerstaafjes - 500 stuks
- Cocktailprikkers - 500 stuks
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Bakpapier - 4 rollen
- Keukenpapier - 24 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 150 stuks
- Plastic handschoenen - 4 dozen
- Handzeep - 8 flessen
- Handdesinfectie - 12 flessen
- Afwasmiddel - 6 flessen
- Allesreiniger - 6 flessen
- Toiletreiniger - 6 flessen
- Ruitenreiniger - 3 flessen
- Sponsjes - 20 stuks
- Schuursponsjes - 12 stuks
- Papieren handdoeken - 20 pakken
- Plakband - 12 rollen
- Dubbelzijdige tape - 8 rollen
- Tie-wraps - 300 stuks
- Markeerstiften - 24 stuks
- Balpennen - 100 stuks
- Notitieblokken - 80 stuks
- Printpapier - 5 pakken
- Informatiefolders - 500 stuks
- Programmafolders - 400 stuks
- Enveloppen - 100 stuks
- Stickerlabels - 500 stuks
- Polsbandjes - 400 stuks

Tips

Reken per stand op minimaal één beurstafel en twee stoelen; vraag standhouders vooraf of zij extra barkrukken, kledingrekken of standwanden nodig hebben.
Plan per registratietafel één laptop of handscanner en leg 10 tot 15 procent extra badges of naamkaartjes klaar boven op het verwachte bezoekersaantal.
Maak per zaal een aparte kabelset met verlengkabels, stekkerdozen en een kabelhaspel. Test alle stroompunten vóór de opbouw, zodat presentatieschermen, beamers en microfoons niet op het laatste moment moeten worden verplaatst.
Voorzie per 50 bezoekers minstens één afvalbak en controleer die tijdens de beurs minstens twee keer. Zet waterkannen en waterglazen bij registratie en bij de presentatieruimte; koffie- en thermoskannen horen op een plek waar ze veilig kunnen worden bijgevuld.
Zet een gereedschapskoffer, reservestekkers en oplaadstations vóór opening klaar bij de organisatiebalie. Portofoons werken alleen goed als je ze vóór de eerste standhouders aankomst test en verdeelt.

Veelgestelde vragen

Wat heb je nodig voor een vakbeurs?: Per stand heb je meestal een beurstafel, stoelen, standwanden en toegang tot stroom nodig. Voor de organisatie komen daar registratietafels, een laptop, badges of naamkaartjes, bewegwijzering, presentatietechniek, afvalbakken en cateringmateriaal bij.
Hoeveel stoelen heb ik per beursstand nodig?: Houd als basis twee stoelen per stand aan. Vraag standhouders uiterlijk twee weken vóór de beurs of zij extra stoelen, barkrukken of kledingrekken nodig hebben.
Hoeveel badges moet ik bestellen voor een vakbeurs?: Bestel het verwachte aantal bezoekers, standhouders en medewerkers plus 10 tot 15 procent reserve. Controleer de deelnemerslijst uiterlijk één week vóór de beurs, zodat je de bestelling nog kunt aanpassen.
Wanneer moet ik techniek voor een vakbeurs regelen?: Leg presentatieschermen, beamers, beamerschermen, microfoons en luidsprekers minimaal vier weken vóór de beurs vast. Test de aansluitingen, verlengkabels en stekkerdozen tijdens de opbouw en niet pas bij de opening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.