Einkaufsliste für eine Fachmesse

Für eine Fachmesse brauchst du mehr als Messetische und Präsentationstechnik. Plane die Ausstattung nach Besucherzahl, Standanzahl und Veranstaltungsdauer: Registrierung, Stände, Vorträge und Catering haben jeweils eigene Anforderungen. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag Verlängerungskabel, Namensschilder, Ladepunkte und ausreichend Trinkgefäße. Die folgende Einkaufsliste hilft dir, Möbel, Technik, Geschirr und Küchenbedarf rechtzeitig zusammenzustellen und Lieferungen mit den Standbetreibern abzugleichen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MessetischeAnz. 35
StühleAnz. 120
RegistrierungstischeAnz. 3
BarhockerAnz. 12
StandwändeAnz. 35
KleiderständerAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 12

Ausstattung

LaptopAnz. 3
PräsentationsbildschirmeAnz. 3
BeamerAnz. 2
BeamerleinwändeAnz. 2
MikrofoneAnz. 3
LautsprecherAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 15
KabeltrommelnAnz. 4
LadestationenAnz. 3
FunkgeräteAnz. 8
HandscannerAnz. 3
WerkzeugkofferAnz. 3

Geschirr

KaffeetassenAnz. 150
TeegläserAnz. 150
WassergläserAnz. 200
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServiertablettsAnz. 12
KaffeekannenAnz. 8
WasserkannenAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und ServiermesserAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 20
ZangenAnz. 12
SchälchenAnz. 20

Dekoration

FirmenflaggenAnz. 12
PflanzenAnz. 20
TischläuferAnz. 35
TresenröckeAnz. 3
Logo-RückwändeAnz. 3
LanyardsAnz. 350
NamensschildhalterAnz. 350
StandnummernAnz. 40
InfotafelnAnz. 12
WegweiserAnz. 20
BodenaufkleberAnz. 30

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 16
StimmungsleuchtenAnz. 12
LichtstativeAnz. 6

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 30

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 8 Packungen
- Tee - 10 Schachteln
- Zucker - 5 Kilogramm
- Süßstoff - 4 Packungen
- Fettarme Milch - 30 Liter
- Hafermilch - 10 Liter
- Zitronentee - 3 Packungen
- Kräutertee - 3 Packungen
- Stilles Mineralwasser - 100 Flaschen
- Sprudelndes Mineralwasser - 80 Flaschen
- Cola - 30 Flaschen
- Cola Zero - 30 Flaschen
- Sinas - 20 Flaschen
- Apfelsaft - 20 Packungen
- Orangensaft - 20 Packungen
- Eiswürfel - 30 kilogram
- Mini-Sandwiches - 450 Stück
- Vegetarische Sandwiches - 120 Stück
- Vegane Sandwiches - 60 Stück
- Glutenfreie Sandwiches - 30 Stück
- Mini-Wraps - 300 Stück
- Vegetarische Wraps - 80 Stück
- Vegane Wraps - 40 Stück
- Mini-Quiches - 300 Stück
- Vegetarische Mini-Quiches - 100 Stück
- Vegane Häppchen - 80 Stück
- Glutenfreie Häppchen - 50 Stück
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Gesalzene Nüsse - 5 kilogram
- Oliven - 4 Kilogramm
- Trauben - 8 Kilogramm
- Äpfel - 150 Stück
- Bananen - 100 Stück
- Kekse - 12 Packungen
- Brownies - 250 Stück
- Ketchup - 3 Flaschen
- Mayonnaise - 3 Flaschen
- Senf - 2 Flaschen
- Servietten - 1000 Stück
- Pappbecher - 500 Stück
- Pappteller - 500 Stück
- Holzrührstäbchen - 500 Stück
- Cocktailspieße - 500 Stück
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Backpapier - 4 Rollen
- Küchenpapier - 24 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 150 Stück
- Plastikhandschuhe - 4 Kartons
- Handseife - 8 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 12 Flaschen
- Spülmittel - 6 Flaschen
- Allzweckreiniger - 6 Flaschen
- Toilettenreiniger - 6 Flaschen
- Fensterreiniger - 3 Flaschen
- Schwämme - 20 Stück
- Scheuerschwämme - 12 Stück
- Papierhandtücher - 20 Packungen
- Klebeband - 12 Rollen
- Doppelseitiges Klebeband - 8 Rollen
- Kabelbinder - 300 Stück
- Textmarker - 24 Stück
- Kugelschreiber - 100 Stück
- Notizblöcke - 80 Stück
- Druckerpapier - 5 Packungen
- Informationsbroschüren - 500 Stück
- Programmhefte - 400 Stück
- Umschläge - 100 Stück
- Stickeretiketten - 500 Stück
- Armbänder - 400 Stück

Tipps

Plane für jeden Stand die benötigten Tische, Stühle, Standwände und Stromanschlüsse separat ein. Prüfe die Standmaße spätestens 2 bis 3 Wochen vor der Messe, damit fehlendes Mobiliar noch nachbestellt werden kann.
Lege für die Registrierung mindestens 1 Tisch pro 100 erwartete Besucher bereit. Ergänze Laptop, Handscanner, Namensschilder, Armbänder und mindestens 2 Ersatzstifte pro Registrierungstisch.
Rechne bei Vorträgen mit 1 Mikrofon pro sprechender Person und prüfe Lautsprecher, Präsentationsbildschirm, Beamer und Beamerleinwand am Vortag. Teste jedes Verlängerungskabel und jede Kabeltrommel vor dem Aufbau.
Plane für das erste Veranstaltungsstunde 2 bis 3 Getränke pro Person und stelle zusätzlich Wasserkannen, Thermoskannen, Kaffeekannen, Kühlboxen sowie Kaffee- und Teegeschirr bereit. Bei einer ganztägigen Messe solltest du Getränke nach 3 bis 4 Stunden nachfüllen können.
Stelle einen Werkzeugkoffer, Funkgeräte und Ladestationen an einem festen Organisationspunkt bereit. Halte mindestens 1 Ersatzgerät pro zentral genutztem Laptop, Scanner oder Funkgerät bereit, falls während des Aufbaus etwas ausfällt.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Fachmesse?: Du brauchst Mobiliar für Stände und Registrierung, Präsentationstechnik, Strom- und Ladezubehör, Beschilderung, Namensschilder sowie Geschirr und Getränkeausstattung. Plane die Mengen anhand von Besucherzahl, Standanzahl und Veranstaltungsdauer und prüfe die vollständige Ausstattung spätestens 1 Woche vor dem Termin.
Wie viele Registrierungstische brauche ich für eine Fachmesse?: Rechne mit mindestens 1 Registrierungstisch pro 100 erwartete Besucher. Bei 300 Besuchern solltest du also 3 Tische einplanen, zusätzlich Laptop, Handscanner, Namensschilder und einen freien Tisch für Nachmeldungen.
Wie viel Technik brauche ich für eine Fachmesse?: Für jeden Präsentationsbereich brauchst du mindestens 1 Laptop, 1 Präsentationsbildschirm oder Beamer mit Leinwand sowie passende Lautsprecher und Mikrofone. Plane je zentralem Gerät 1 Ersatz- oder Ausweichlösung ein und teste die Technik spätestens am Vortag.
Wie viel Geschirr und Getränke brauche ich für eine Fachmesse?: Kalkuliere für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und ergänze bei einer ganztägigen Messe Nachschub für weitere 3 bis 4 Stunden. Bei Geschirr solltest du mindestens 1 Trinkgefäß pro erwarteter Person und einen zusätzlichen Vorrat von 10 bis 15 Prozent bereithalten.

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