Vakantiebeurs organiseren: complete checklist

Een vakantiebeurs vraagt om meer dan stands en folders. Je regelt eerst datum, openingstijden en exposanten, daarna de bezoekersroute, presentaties, catering en techniek. Vooral standnummers, dieetwensen, parkeerinformatie en bewegwijzering lopen snel achter als je ze te laat oppakt. Met deze checklist houd je de 74 taken in volgorde bij en controleer je tegelijk of alle 111 benodigde spullen, van balies en folderrekken tot microfoons en stekkerdozen, klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Deelnemende exposanten benaderen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Exposantenlijst definitief maken
2 personen
Standindeling maken
2 personen
Standnummers toewijzen
Route voor bezoekers bepalen
2 personen
Plattegrond voor bezoekers maken
2 personen
Informatie voor exposanten versturen
2 personen
Parkeerinformatie versturen
Bewegwijzering ontwerpen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Informatieborden printen
Promotiemateriaal verzamelen
2 personen
Presentatieschema maken
2 personen
Reserveringen voor presentaties maken
Catering bestellen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Exposantenmateriaal sorteren
3 personen
Locatie openen
2 personen
Entree en registratie inrichten
3 personen
Standplaatsen uitzetten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten en achterwanden plaatsen
4 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Verlichting plaatsen en testen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Exposanten ontvangen
3 personen
Exposanten naar stands begeleiden
3 personen
Standmateriaal neerzetten
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen

Event

Registratietafel bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
Presentaties aankondigen
Presentaties begeleiden
2 personen
Microfoon doorgeven
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Voorraad servies aanvullen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Laatste presentaties afronden
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Exposanten laten afbreken
4 personen
Kassa en registratie afsluiten
2 personen
Overgebleven catering verpakken
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Foto- en promotiemateriaal archiveren
Bedankbericht aan exposanten sturen
Bedankbericht aan bezoekers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 24
Klapstoelenaantal 80
Partytentenaantal 8
Achterwandenaantal 16
Barkrukkenaantal 16
Loungezetelsaantal 8
Statafelsaantal 10
Baliesaantal 4
Folderrekkenaantal 16
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Tabletsaantal 4
Printersaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Oplaadkabelsaantal 12
Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Kassaboxenaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Portofoonsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 12
Soeplepelsaantal 4
Suikerbakjesaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Wereldkaartenaantal 8
Koffers als decoratieaantal 6
Ballonnenbundelsaantal 12
Tafelkledenaantal 24
Plantenaantal 16
Fotowand
Krijtbordenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 24

Verlichting

Ledspotsaantal 12
Lichtslingersaantal 8
Batterijenaantal 24

Catering

Waterdispensersaantal 3
Koffieurnenaantal 3
Koelkrattenaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Etagèresaantal 8
Thermosflessenaantal 12
Waterkannenaantal 12
Bewaardozenaantal 20
Boodschappen

Registratie

Naambadgesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Lanyardsaantal 120
Clipboardsaantal 6
Baliepennenaantal 24
Bezoekersformulierenaantal 600
Exposantenformulierenaantal 100
Programmafoldersaantal 600
Plattegrondenaantal 600
Polsbandjesaantal 600
Contantgeldbakjesaantal 2
Kassabonrollenaantal 12

Presentatie

Presentatieafstandsbedieningaantal 2
Flip-oversaantal 2
Flip-overpapieraantal 10
Stiftenaantal 24
Sprekerskaartjesaantal 40
Tijdklokkenaantal 2
Notitieblokkenaantal 40
Balpennenaantal 80

Promotie

Roll-upbannersaantal 8
Postersaantal 24
Flyersaantal 2000
Stickersaantal 1000
Tote bagsaantal 500
Ansichtkaartenaantal 1000
Pennensetsaantal 500
Bagagelabelsaantal 500
Stempelsaantal 8
Stempelkaartenaantal 600

Verpakking

Kartonnen dozenaantal 40
Bubbeltjesplasticaantal 2
Verpakkingstapeaantal 12
Touwaantal 4
Etikettenaantal 500

Gereedschap

Hameraantal 3
Schroevendraaiersaantal 6
Inbussleutelsaantal 3
Meetlintenaantal 3
Kabelbindersaantal 500
Gaffertapeaantal 12
Schaaraantal 12
Stanleymessenaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 20
Afvalbaklinersaantal 60
Bezemaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Papieren handdoekenaantal 24
Toiletborstelsaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30

Tips

Leg de exposantenlijst uiterlijk twee weken voor de beurs definitief vast. Maak daarna de standindeling en ken standnummers toe, zodat je plattegrond, badges en informatie voor exposanten op één indeling kunt baseren.
Open de aanmeldingen zodra datum en openingstijden vaststaan en verwerk nieuwe aanmeldingen dagelijks. Vraag dieetwensen direct mee; catering aanpassen op de laatste werkdag geeft weinig ruimte voor controle.
Maak de bezoekersroute vóór je de bewegwijzering en plattegrond print. Test of bezoekers vanaf de ingang de balies, stands, presentatieruimte en uitgang zonder uitleg kunnen vinden.
Plan presentaties met vaste tijden en reserveer per sessie de beamer, het projectiescherm, speakers en een draadloze microfoon. Controleer de techniek minimaal één keer vóór opening, inclusief verlengkabels, stekkerdozen en oplaadkabels.
Sorteer exposantenmateriaal per stand en label dozen met standnummer voordat je naar de locatie rijdt. Zet opbouwmateriaal, badges, informatieborden en catering apart; zo hoef je tijdens het uitladen niet tussen 111 spullen te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vakantiebeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, openingstijden en het benaderen van exposanten. Plan de definitieve standindeling, bezoekersinformatie en presentaties uiterlijk 2 weken voor opening.
Wanneer moet ik de exposantenlijst definitief maken?: Maak de lijst bij voorkeur 2 weken voor de vakantiebeurs definitief. Daarna kun je standnummers, plattegrond, badges, parkeerinformatie en de laatste informatie voor exposanten zonder dubbel werk afronden.
Hoeveel techniek heb ik nodig voor presentaties op een vakantiebeurs?: Reserveer per presentatieruimte minimaal een beamer, projectiescherm, speakers en één draadloze microfoon. Leg daarnaast minstens één passende set verlengkabels en stekkerdozen klaar en test alles vóór opening.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen regelen voor een vakantiebeurs?: Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en geef het aantal deelnemers uiterlijk 7 dagen vooraf door aan de cateraar. Controleer de bestelling 1 tot 2 dagen voor de beurs en zet koffiezetapparaten, thermoskannen, bekers en servies apart voor de opbouw.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.