Checklist para organizar una feria de vacaciones

Organizar una feria de vacaciones requiere coordinar expositores, visitantes, presentaciones y montaje en un orden claro. Empieza fijando la fecha y el horario, y deja cerrada la lista de expositores antes de diseñar el plano de puestos. Después prepara las inscripciones, la ruta de visita, la señalización y la información de aparcamiento. Esta checklist reúne 74 tareas y 111 materiales para que no llegues al día del evento sin acreditaciones, cables, equipos o catering.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el horario
2 personas
Contactar a los expositores participantes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Finalizar la lista de expositores
2 personas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Asignar números de stand
Definir la ruta para los visitantes
2 personas
Crear un mapa para los visitantes
2 personas
Enviar información a los expositores
2 personas
Enviar la información de aparcamiento
Diseñar la señalización
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir los carteles informativos
Recoger material promocional
2 personas
Crear el programa de presentaciones
2 personas
Hacer reservas para las presentaciones
Pedir el catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Llevar materiales al lugar
4 personas
Clasificar el material de los expositores
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar la entrada y el registro
3 personas
Marcar los puestos
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar carpas y fondos
4 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Colocar y probar la iluminación
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores a sus stands
3 personas
Montar el material del stand
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas

Evento

Atender la mesa de registro
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
Anunciar presentaciones
Coordinar presentaciones
2 personas
Pasar el micrófono
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Reponer la vajilla
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Registrar objetos perdidos
Terminar las presentaciones finales
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

Hacer desmontar a los expositores
4 personas
Cerrar caja e inscripción
2 personas
Empaquetar el catering sobrante
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar la señalización
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Guardar el stock sobrante
2 personas
Archivar el material fotográfico y promocional
Enviar mensaje de agradecimiento a los expositores
Enviar mensaje de agradecimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 24
Sillas plegablescant. 80
Carpas de fiestacant. 8
Fondoscant. 16
Taburetes de barcant. 16
Sillones loungecant. 8
Mesas altascant. 10
Mostradorescant. 4
Expositores para folletoscant. 16
Percheroscant. 4

Equipo

Portátilescant. 4
Tabletscant. 4
Impresorascant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Cables de cargacant. 12
Neveras portátilescant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 3
Termoscant. 8
Cajas de cajacant. 2
Datáfonoscant. 2
Walkie-talkiescant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de serviciocant. 12
Cucharones para sopacant. 4
Azucareroscant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 12
Mapas del mundocant. 8
Maletas como decoracióncant. 6
Racimos de globoscant. 12
Mantelescant. 24
Plantascant. 16
Photowall
Pizarrascant. 8
Decoración de mesacant. 24

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 8
Bateríascant. 24

Catering

Dispensadores de aguacant. 3
Termos de cafécant. 3
Cajas isotérmicascant. 6
Bandejas de servircant. 20
Etagèrescant. 8
Botellas térmicascant. 12
Jarras de aguacant. 12
Cajas de almacenamientocant. 20
Compras

Registro

Credencialescant. 120
Portabadgescant. 120
Lanyardscant. 120
Portapapelescant. 6
Bolígrafos para la recepcióncant. 24
Formularios de visitantescant. 600
Formularios de expositorescant. 100
Folletos del programacant. 600
Planoscant. 600
Pulserascant. 600
Bandejas para efectivocant. 2
Rollos de recibocant. 12

Presentación

Mando de presentacióncant. 2
Pizarras de hojascant. 2
Papel para rotafoliocant. 10
Rotuladorescant. 24
Tarjetas para ponentescant. 40
Relojes de tiempocant. 2
Bloc de notascant. 40
Bolígrafoscant. 80

Promoción

Banners enrollablescant. 8
Cartelescant. 24
Folletoscant. 2000
Pegatinascant. 1000
Bolsas totecant. 500
Postalescant. 1000
Juego de bolígrafoscant. 500
Etiquetas de equipajecant. 500
Selloscant. 8
Tarjetas de selloscant. 600

Embalaje

Cajas de cartóncant. 40
Plástico de burbujascant. 2
Cinta de embalajecant. 12
Cuerdacant. 4
Etiquetascant. 500

Herramientas

Martillocant. 3
Destornilladorescant. 6
Llaves Allencant. 3
Cintas métricascant. 3
Bridascant. 500
Cinta gaffercant. 12
Tijerascant. 12
Cúterescant. 4
Guantes de trabajocant. 12

Limpieza

Papeleracant. 20
Bolsas para cubos de basuracant. 60
Escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Limpiacristalescant. 2
Guantes de limpiezacant. 12
Toallas de papelcant. 24
Escobillas de bañocant. 4
Paños de limpiezacant. 30

Consejos

Cierra la lista de expositores antes de asignar números de stand y preparar el mapa para visitantes; cualquier alta tardía puede obligarte a rehacer la señalización.
Abre las inscripciones con tiempo suficiente para recoger preferencias dietéticas y reservas de presentaciones. Revisa los datos al menos una semana antes para evitar cambios de última hora.
Prepara un plano con la ruta de visitantes y comprueba que cada stand tenga el mobiliario previsto: mesas, sillas, mostradores o carpas, según el espacio disponible.
Agrupa el material por expositor y etiqueta cada caja antes de llevarlo al lugar. Incluye acreditaciones, folletos y carteles para no perder tiempo repartiendo material durante la apertura.
Haz una prueba técnica antes de abrir la ubicación: comprueba proyector, pantalla, altavoces, micrófonos, alargadores, regletas, datáfonos y equipos de registro.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de vacaciones?: Empieza al menos 6 semanas antes. Ese margen permite contactar a los expositores, abrir inscripciones, cerrar el plano de puestos y encargar el catering sin depender de cambios de última hora.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de expositores?: Ciérrala como mínimo 10 días antes de la feria. Después podrás asignar números de stand, preparar el mapa, imprimir la señalización y enviar a cada expositor la información definitiva.
¿Cuándo se debe preparar el material para los stands?: Clasifica y etiqueta el material entre 2 y 3 días antes. Lleva las cajas al lugar con antelación suficiente para montar mesas, mostradores, expositores de folletos y acreditaciones antes de la apertura.
¿Cuándo hay que pedir el catering para una feria?: Pídelo al menos 7 días antes y entrega entonces las preferencias dietéticas recogidas en las inscripciones. Comprueba la lista de la compra y las bebidas el día anterior para detectar faltantes.

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