Zo organiseer je een vakantiebeurs
Een vakantiebeurs organiseren begint niet met tafels neerzetten, maar met een heldere planning voor exposanten, bezoekers en presentaties. Leg eerst datum en openingstijden vast en benader daarna de deelnemers, zodat je de standindeling en bezoekersroute kunt maken. Open de aanmeldingen op tijd en verzamel dieetwensen direct mee. In de laatste fase draait alles om informatie, techniek en opbouw: plattegrond, badges, bewegwijzering, promotiemateriaal en een gecontroleerde levering op locatie.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
- 2
Deelnemende exposanten benaderen
2 personen
- 3
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 4
Aanmeldingen openen
- 5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 6
Dieetwensen verzamelen
- 7
Exposantenlijst definitief maken
2 personen
- 8
Standindeling maken
2 personen
- 9
Standnummers toewijzen
- 10
Route voor bezoekers bepalen
2 personen
- 11
Plattegrond voor bezoekers maken
2 personen
- 12
Informatie voor exposanten versturen
2 personen
- 13
Parkeerinformatie versturen
- 14
Bewegwijzering ontwerpen
- 15
Naambadges voorbereiden
2 personen
- 16
Informatieborden printen
- 17
Promotiemateriaal verzamelen
2 personen
- 18
Presentatieschema maken
2 personen
- 19
Reserveringen voor presentaties maken
- 20
Catering bestellen
2 personen
- 21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 22
Boodschappen doen
3 personen
- 23
Materialen naar locatie brengen
4 personen
- 24
Exposantenmateriaal sorteren
3 personen
- 25
Locatie openen
2 personen
- 26
Entree en registratie inrichten
3 personen
- 27
Standplaatsen uitzetten
3 personen
- 28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 29
Partytenten en achterwanden plaatsen
4 personen
- 30
Presentatieruimte inrichten
3 personen
- 31
Geluidsapparatuur testen
2 personen
- 32
Verlichting plaatsen en testen
2 personen
- 33
Bewegwijzering ophangen
2 personen
- 34
Versiering ophangen
2 personen
- 35
Exposanten ontvangen
3 personen
- 36
Exposanten naar stands begeleiden
3 personen
- 37
Standmateriaal neerzetten
4 personen
- 38
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 39
Dranken koud zetten
2 personen
- 40
Hapjes klaarzetten
3 personen
Event
- 41
Registratietafel bemannen
2 personen
- 42
Bezoekers verwelkomen
3 personen
- 43
Programma uitdelen
2 personen
- 44
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
- 45
Presentaties aankondigen
- 46
Presentaties begeleiden
2 personen
- 47
Microfoon doorgeven
- 48
Koffie en thee serveren
2 personen
- 49
Hapjes serveren
3 personen
- 50
Dranken bijvullen
2 personen
- 51
Afvalbakken legen
2 personen
- 52
Toiletten controleren
- 53
Voorraad servies aanvullen
- 54
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
- 55
Gevonden voorwerpen registreren
- 56
Laatste presentaties afronden
2 personen
- 57
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Nazorg
- 58
Exposanten laten afbreken
4 personen
- 59
Kassa en registratie afsluiten
2 personen
- 60
Overgebleven catering verpakken
2 personen
- 61
Servies verzamelen
3 personen
- 62
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
- 63
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
- 64
Decoratie verwijderen
2 personen
- 65
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
- 66
Locatie schoonmaken
4 personen
- 67
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
- 68
Materialen terugbrengen
3 personen
- 69
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 70
Gevonden voorwerpen bewaren
- 71
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
- 72
Foto- en promotiemateriaal archiveren
- 73
Bedankbericht aan exposanten sturen
- 74
Bedankbericht aan bezoekers sturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 24
- Klapstoelenaantal 80
- Partytentenaantal 8
- Achterwandenaantal 16
- Barkrukkenaantal 16
- Loungezetelsaantal 8
- Statafelsaantal 10
- Baliesaantal 4
- Folderrekkenaantal 16
- Kledingrekkenaantal 4
Apparatuur
- Laptopsaantal 4
- Tabletsaantal 4
- Printersaantal 2
- Beamer
- Projectiescherm
- Speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 12
- Oplaadkabelsaantal 12
- Koelboxenaantal 6
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Thermoskannenaantal 8
- Kassaboxenaantal 2
- Pinapparatenaantal 2
- Portofoonsaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerbladenaantal 12
- Soeplepelsaantal 4
- Suikerbakjesaantal 6
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Wereldkaartenaantal 8
- Koffers als decoratieaantal 6
- Ballonnenbundelsaantal 12
- Tafelkledenaantal 24
- Plantenaantal 16
- Fotowand
- Krijtbordenaantal 8
- Tafeldecoratieaantal 24
Verlichting
- Ledspotsaantal 12
- Lichtslingersaantal 8
- Batterijenaantal 24
Catering
- Waterdispensersaantal 3
- Koffieurnenaantal 3
- Koelkrattenaantal 6
- Serveerschalenaantal 20
- Etagèresaantal 8
- Thermosflessenaantal 12
- Waterkannenaantal 12
- Bewaardozenaantal 20
- Boodschappen
Registratie
- Naambadgesaantal 120
- Badgehoudersaantal 120
- Lanyardsaantal 120
- Clipboardsaantal 6
- Baliepennenaantal 24
- Bezoekersformulierenaantal 600
- Exposantenformulierenaantal 100
- Programmafoldersaantal 600
- Plattegrondenaantal 600
- Polsbandjesaantal 600
- Contantgeldbakjesaantal 2
- Kassabonrollenaantal 12
Presentatie
- Presentatieafstandsbedieningaantal 2
- Flip-oversaantal 2
- Flip-overpapieraantal 10
- Stiftenaantal 24
- Sprekerskaartjesaantal 40
- Tijdklokkenaantal 2
- Notitieblokkenaantal 40
- Balpennenaantal 80
Promotie
- Roll-upbannersaantal 8
- Postersaantal 24
- Flyersaantal 2000
- Stickersaantal 1000
- Tote bagsaantal 500
- Ansichtkaartenaantal 1000
- Pennensetsaantal 500
- Bagagelabelsaantal 500
- Stempelsaantal 8
- Stempelkaartenaantal 600
Verpakking
- Kartonnen dozenaantal 40
- Bubbeltjesplasticaantal 2
- Verpakkingstapeaantal 12
- Touwaantal 4
- Etikettenaantal 500
Gereedschap
- Hameraantal 3
- Schroevendraaiersaantal 6
- Inbussleutelsaantal 3
- Meetlintenaantal 3
- Kabelbindersaantal 500
- Gaffertapeaantal 12
- Schaaraantal 12
- Stanleymessenaantal 4
- Werkhandschoenenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 20
- Afvalbaklinersaantal 60
- Bezemaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Vloertrekkersaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Papieren handdoekenaantal 24
- Toiletborstelsaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 30
Tips
- Maak de exposantenlijst pas definitief nadat je de aanmeldingen hebt verwerkt. Wijs daarna standnummers toe en stuur iedere exposant informatie over de stand, route, parkeren en aanlevertijden.
- Ontwerp de bezoekersroute tegelijk met de standindeling. Controleer of bezoekers vanaf de ingang logisch langs alle stands komen en zet informatieborden en bewegwijzering op plekken waar twijfel kan ontstaan.
- Plan presentaties in tijdsblokken en reserveer per blok de benodigde beamer, projectiescherm, speakers en draadloze microfoon. Test de apparatuur vóór opening, niet tijdens de eerste presentatie.
- Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal door aan de catering. Controleer de boodschappenlijst daarnaast op koffie, water, herbruikbare bekers en voldoende thermoskannen voor de hele openingsperiode.
- Sorteer exposantenmateriaal vooraf per standnummer en breng het gebundeld naar de locatie. Leg naambadges, plattegronden, verlengkabels en stekkerdozen apart bij de ontvangst, zodat de opbouw niet stilvalt door klein materiaal.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een vakantiebeurs organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, openingstijden en het benaderen van exposanten. Open de aanmeldingen zodra de eerste deelnemers zijn bevestigd, zodat je uiterlijk 2 weken voor de beurs de indeling kunt vastleggen.
- Wanneer maak je de standindeling van een vakantiebeurs?
- Maak een voorlopige indeling zodra je ongeveer 70 procent van de exposanten hebt bevestigd. Werk de definitieve standindeling en standnummers 2 tot 3 weken voor opening bij, nadat je de aanmeldingen hebt verwerkt.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een vakantiebeurs?
- Plan minimaal 3 tot 4 uur voor het plaatsen van klaptafels, stoelen, balies, achterwanden en bewegwijzering. Reserveer extra tijd voor het aansluiten en testen van laptops, presentatietechniek, pinapparaten en portofoons.
- Wanneer verstuur je de informatie naar exposanten?
- Stuur een eerste praktische briefing ongeveer 3 weken vooraf met standnummer, opbouwinformatie en parkeerroute. Verstuur een laatste versie 3 tot 5 dagen voor de beurs met de definitieve plattegrond, openingstijden en contactgegevens.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!