Boodschappenlijst voor een vakantiebeurs

Een vakantiebeurs vraagt om meer dan tafels en folders. Je hebt materialen nodig voor exposantenstands, bezoekersinformatie, presentaties, registratie en catering. Denk ook aan techniek per stand, voldoende stroompunten en een duidelijke manier om bezoekers door de hal te leiden. Met deze boodschappenlijst zie je wat je vooraf moet kopen, lenen of klaarzetten, zodat je op de beursdag niet misgrijpt bij opbouw, ontvangst of presentaties.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 24
Klapstoelenaantal 80
Partytentenaantal 8
Achterwandenaantal 16
Barkrukkenaantal 16
Loungezetelsaantal 8
Statafelsaantal 10
Baliesaantal 4
Folderrekkenaantal 16
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Tabletsaantal 4
Printersaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Oplaadkabelsaantal 12
Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Kassaboxenaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Portofoonsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 12
Soeplepelsaantal 4
Suikerbakjesaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Wereldkaartenaantal 8
Koffers als decoratieaantal 6
Ballonnenbundelsaantal 12
Tafelkledenaantal 24
Plantenaantal 16
Fotowand
Krijtbordenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 24

Verlichting

Ledspotsaantal 12
Lichtslingersaantal 8
Batterijenaantal 24

Catering

Waterdispensersaantal 3
Koffieurnenaantal 3
Koelkrattenaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Etagèresaantal 8
Thermosflessenaantal 12
Waterkannenaantal 12
Bewaardozenaantal 20
Boodschappen
- Koffie - 6 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 2 pakken
- Zwarte thee - 4 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Suiker - 3 kilo
- Zoetjes - 2 dozen
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenen - 3 kilo
- Spa Blauw - 12 flessen
- Spa Rood - 8 flessen
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Ice tea - 6 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Bier - 120 flesjes
- Alcoholvrij bier - 36 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rosé - 8 flessen
- Rode wijn - 6 flessen
- Tonic - 4 flessen
- Gemberbier - 4 flessen
- IJsblokjes - 20 kilo
- Mineraalwater voor sprekers - 24 flesjes
- Wraps - 120 stuks
- Volkorenbrood - 12 broden
- Witbrood - 8 broden
- Meergranenbrood - 8 broden
- Mini croissants - 100 stuks
- Mini krentenbollen - 80 stuks
- Roomkaas - 4 kilo
- Jonge kaas - 4 kilo
- Belegen kaas - 3 kilo
- Ham - 3 kilo
- Kipfilet - 3 kilo
- Gerookte zalm - 2 kilo
- Hummus - 3 kilo
- Avocadospread - 2 kilo
- Eiersalade - 2 kilo
- Komkommers - 4 kilo
- Tomaten - 4 kilo
- Paprika's - 3 kilo
- Sla - 12 kroppen
- Rucola - 8 zakken
- Rode ui - 2 kilo
- Olijven - 3 kilo
- Zongedroogde tomaten - 2 kilo
- Pesto - 12 potten
- Mayonaise - 4 flessen
- Mosterd - 4 flessen
- Ketchup - 4 flessen
- Chilisaus - 3 flessen
- Balsamico dressing - 3 flessen
- Olijfolie - 3 flessen
- Zout - 2 pakken
- Peper - 2 potjes
- Paprikapoeder - 2 potjes
- Kerriepoeder - 2 potjes
- Knoflookpoeder - 2 potjes
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Tortillachips - 8 zakken
- Zoute stengels - 6 zakken
- Gemengde noten - 5 kilo
- Studentenhaver - 4 kilo
- Rijstwafels - 6 pakken
- Koekjes - 12 pakken
- Brownies - 100 stuks
- Mini muffins - 100 stuks
- Druiven - 8 kilo
- Appels - 8 kilo
- Bananen - 6 kilo
- Sinaasappels - 6 kilo
- Bessenmix - 4 kilo
- Papieren servetten - 1000 stuks
- Rietjes - 300 stuks
- Cocktailprikkers - 500 stuks
- Afvalzakken - 60 stuks
- Keukenpapier - 24 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 12 flacons
- Handdesinfectie - 12 flacons
- Allesreiniger - 6 flessen
- Glasreiniger - 4 flessen
- Afwasmiddel - 6 flessen
- Sponzen - 24 stuks
- Microvezeldoeken - 30 stuks
- Keukenrollen - 12 rollen
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Bakpapier - 4 rollen

Registratie

Naambadgesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Lanyardsaantal 120
Clipboardsaantal 6
Baliepennenaantal 24
Bezoekersformulierenaantal 600
Exposantenformulierenaantal 100
Programmafoldersaantal 600
Plattegrondenaantal 600
Polsbandjesaantal 600
Contantgeldbakjesaantal 2
Kassabonrollenaantal 12

Presentatie

Presentatieafstandsbedieningaantal 2
Flip-oversaantal 2
Flip-overpapieraantal 10
Stiftenaantal 24
Sprekerskaartjesaantal 40
Tijdklokkenaantal 2
Notitieblokkenaantal 40
Balpennenaantal 80

Promotie

Roll-upbannersaantal 8
Postersaantal 24
Flyersaantal 2000
Stickersaantal 1000
Tote bagsaantal 500
Ansichtkaartenaantal 1000
Pennensetsaantal 500
Bagagelabelsaantal 500
Stempelsaantal 8
Stempelkaartenaantal 600

Verpakking

Kartonnen dozenaantal 40
Bubbeltjesplasticaantal 2
Verpakkingstapeaantal 12
Touwaantal 4
Etikettenaantal 500

Gereedschap

Hameraantal 3
Schroevendraaiersaantal 6
Inbussleutelsaantal 3
Meetlintenaantal 3
Kabelbindersaantal 500
Gaffertapeaantal 12
Schaaraantal 12
Stanleymessenaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 20
Afvalbaklinersaantal 60
Bezemaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Papieren handdoekenaantal 24
Toiletborstelsaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30

Tips

Plan per exposantenstand minimaal één tafel of balie, een achterwand en een folderrek. Tel daar stoelen of barkrukken bij op als exposanten langer blijven staan.
Voor presentaties heb je naast een beamer en projectiescherm ook laptops, speakers, een mengpaneel en draadloze microfoons nodig. Leg verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk de dag vóór de beurs klaar.
Zet voor de catering meerdere koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen klaar, zodat bezoekers niet bij één uitgiftepunt hoeven wachten. Gebruik aparte koelboxen voor gekoelde dranken en dieetproducten.
Print naambadges en informatieborden vóór de opbouw en neem een printer mee voor last-minute wijzigingen. Voorzie ook oplaadkabels voor laptops, tablets en pinapparaten.
Neem voor registratie en verkoop minstens één kassabox en pinapparaat mee en test beide vóór opening. Portofoons helpen de organisatie tijdens opbouw, ontvangst en het oplossen van vragen in verschillende delen van de locatie.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een vakantiebeurs?: Tel per exposantenstand het aantal zitplaatsen dat je echt aanbiedt en voeg 10% reserve toe. Voor presentaties bereken je het aantal stoelen op basis van de maximale zaalcapaciteit van elke sessie.
Hoeveel koffie en thee moet ik inkopen voor een vakantiebeurs?: Reken voor een beursdag op ongeveer 2 warme dranken per bezoeker, met extra voorraad voor exposanten en medewerkers. Voor 100 bezoekers betekent dat circa 200 koppen, plus 10% reserve.
Hoeveel pinapparaten zijn nodig op een vakantiebeurs?: Gebruik minimaal één pinapparaat per verkooppunt of registratiebalie en houd één extra apparaat achter de hand bij meer dan 100 bezoekers. Test de verbinding en laad alle apparaten uiterlijk de avond ervoor op.
Wanneer moet ik materialen voor een vakantiebeurs bestellen?: Bestel maatwerk zoals achterwanden, informatieborden en promotiemateriaal minstens 2 tot 3 weken vooraf. Regel verbruiksartikelen, badges en catering uiterlijk 3 tot 5 werkdagen voor de beurs, zodra de aanmeldingen grotendeels verwerkt zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.