Urlaubsmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Urlaubsmesse steht und fällt mit der Abstimmung zwischen Ausstellern, Besuchern und Präsentationen. Lege zuerst Datum und Öffnungszeiten fest, bevor du Einladungen verschickst und Anmeldungen öffnest. Danach werden Ausstellerliste, Standaufteilung, Besucherroute und Präsentationsplan konkret. Plane außerdem Parkinformationen, Beschilderung, Namensschilder und Technik früh genug ein. Kurz vor der Messe zählen vor allem ein vollständiger Materialtransport, getestete Geräte und ein klarer Ablauf für das Öffnen der Location.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
Teilnehmende Aussteller ansprechen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Ausstellerliste finalisieren
2 Personen
Standaufteilung erstellen
2 Personen
Standnummern zuweisen
Route für Besucher festlegen
2 Personen
Besucherplan erstellen
2 Personen
Informationen an Aussteller senden
2 Personen
Parkinformationen versenden
Beschilderung entwerfen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Infotafeln drucken
Werbematerial sammeln
2 Personen
Präsentationsplan erstellen
2 Personen
Reservierungen für Präsentationen machen
Catering bestellen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
Ausstellungsmaterial sortieren
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Eingang und Anmeldung einrichten
3 Personen
Standplätze markieren
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Partyzelte und Rückwände aufstellen
4 Personen
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
Tonanlage testen
2 Personen
Beleuchtung anbringen und testen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Aussteller zu den Ständen begleiten
3 Personen
Standmaterial aufbauen
4 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks bereitstellen
3 Personen

Event

An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
Präsentationen ankündigen
Präsentationen betreuen
2 Personen
Mikrofon weitergeben
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Geschirrvorrat auffüllen
Besucherfragen beantworten
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Letzte Präsentationen abschließen
2 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

Aussteller abbauen lassen
4 Personen
Kasse und Registrierung schließen
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering verpacken
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Beschilderung entfernen
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Fundgegenstände aufbewahren
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Foto- und Werbematerial archivieren
Dankesnachricht an Aussteller senden
Dankesnachricht an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 24
KlappstühleAnz. 80
PartyzelteAnz. 8
HintergründeAnz. 16
BarhockerAnz. 16
Lounge-SesselAnz. 8
StehtischeAnz. 10
ThekenAnz. 4
ProspektständerAnz. 16
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 4
TabletsAnz. 4
DruckerAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
LadekabelAnz. 12
KühlboxenAnz. 6
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KassenboxenAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServiertablettsAnz. 12
SuppenkellenAnz. 4
ZuckerschälchenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
WeltkartenAnz. 8
Koffer als DekorationAnz. 6
BallonbündelAnz. 12
TischdeckenAnz. 24
PflanzenAnz. 16
Fotowand
KreidetafelnAnz. 8
TischdekorationAnz. 24

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
LichterkettenAnz. 8
BatterienAnz. 24

Catering

WasserspenderAnz. 3
KaffeekannenAnz. 3
KühlkistenAnz. 6
ServierschalenAnz. 20
EtagerenAnz. 8
ThermosflaschenAnz. 12
WasserkannenAnz. 12
AufbewahrungsboxenAnz. 20
Einkäufe

Registrierung

NamensschilderAnz. 120
BadgehalterAnz. 120
LanyardsAnz. 120
KlemmbretterAnz. 6
TresenstifteAnz. 24
BesucherformulareAnz. 600
AusstellerformulareAnz. 100
ProgrammhefteAnz. 600
PläneAnz. 600
ArmbänderAnz. 600
BargeldschälchenAnz. 2
KassenbonrollenAnz. 12

Präsentation

PräsentationsfernbedienungAnz. 2
FlipchartsAnz. 2
Flipchart-PapierAnz. 10
StifteAnz. 24
SprecherkärtchenAnz. 40
ZeitmesserAnz. 2
NotizblöckeAnz. 40
KugelschreiberAnz. 80

Verpackung

KartonsAnz. 40
LuftpolsterfolieAnz. 2
VerpackungsbandAnz. 12
SeilAnz. 4
EtikettenAnz. 500

Werkzeug

HammerAnz. 3
SchraubendreherAnz. 6
InbusschlüsselAnz. 3
MessbänderAnz. 3
KabelbinderAnz. 500
Gaffa-TapeAnz. 12
SchereAnz. 12
CuttermesserAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 20
MüllbeutelAnz. 60
BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 12
PapierhandtücherAnz. 24
ToilettenbürstenAnz. 4
PutzlappenAnz. 30

Tipps

Schließe die Ausstellerliste nicht erst am Veranstaltungstag ab: Weise jedem Stand eine Nummer zu und verschicke Standaufteilung, Besucherinformationen und Parkhinweise gemeinsam.
Plane die Besucherroute, bevor du Tische und Stände stellst. So kannst du Prospektständer, Theken und Stehtische so positionieren, dass Eingänge und Präsentationsbereiche frei bleiben.
Teste Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher, Mischpult und Funkmikrofone vor dem Öffnen der Location. Lege Verlängerungs- und Ladekabel an jedem Technikpunkt bereit, statt sie erst während des Aufbaus zu suchen.
Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und gib die endgültige Anzahl beim Catering weiter. Prüfe die Einkaufsliste spätestens am Vortag und bringe Kühlboxen, Kaffeemaschinen, Thermoskannen und wiederverwendbare Becher gesammelt zum Veranstaltungsort.
Bereite Namensschilder, Infotafeln und Werbematerial vor dem Materialtransport nach Bereichen sortiert vor. Reserviere Präsentationszeiten frühzeitig und sende den fertigen Plan zusammen mit den Ausstellerinformationen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Urlaubsmesse organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Öffnungszeiten und der Ansprache der Aussteller. Öffne die Anmeldung erst, wenn die wichtigsten Informationen zu Ort, Parken und Teilnahme feststehen.
Wann sollte die Ausstellerliste für eine Urlaubsmesse fertig sein?: Schließe die Liste idealerweise 10 bis 14 Tage vor der Messe ab. Danach kannst du Standnummern vergeben, die Standaufteilung erstellen und Namensschilder sowie Besucherinformationen drucken.
Wie viele Präsentationen sollte man bei einer Urlaubsmesse einplanen?: Plane pro Präsentationsbereich feste Zeitfenster von etwa 30 bis 45 Minuten und mindestens 15 Minuten Wechselzeit ein. Die genaue Anzahl richtet sich nach den reservierten Präsentationen und den verfügbaren Geräten.
Was muss am Tag vor der Urlaubsmesse erledigt werden?: Prüfe Einkaufsliste, Catering, Technik, Beschilderung und Namensschilder am Vortag. Sortiere alle Ausstellungsmaterialien und bringe sie gesammelt zur Location, damit am Veranstaltungstag nur noch aufgebaut und getestet werden muss.

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