Checklist pour organiser un salon des vacances

Un salon des vacances demande une préparation très structurée : les exposants, les inscriptions, les stands et l’accueil des visiteurs doivent avancer en parallèle. Commencez par fixer la date et les horaires, puis verrouillez rapidement la liste des participants et leurs besoins. Le plan prévoit aussi le parcours des visiteurs, les présentations, le catering, la signalétique et l’acheminement du matériel. Utilisez cette checklist pour suivre les 74 tâches dans le bon ordre et éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Contacter les exposants participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser la liste des exposants
2 personnes
Préparer le plan du stand
2 personnes
Attribuer les numéros de stand
Définir le parcours des visiteurs
2 personnes
Créer un plan pour les visiteurs
2 personnes
Envoyer les informations aux exposants
2 personnes
Envoyer les infos de parking
Concevoir la signalétique
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les panneaux d'information
Rassembler le matériel promotionnel
2 personnes
Établir le planning des présentations
2 personnes
Faire les réservations pour les présentations
Commander le catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Trier le matériel des exposants
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aménager l’entrée et l’enregistrement
3 personnes
Délimiter les emplacements
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tentes de réception et les fonds de scène
4 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Installer et tester l'éclairage
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers les stands
3 personnes
Installer le matériel du stand
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Annoncer les présentations
Animer les présentations
2 personnes
Passer le micro
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Réapprovisionner la vaisselle
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Finaliser les dernières présentations
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Démontage par les exposants
4 personnes
Fermer la caisse et les inscriptions
2 personnes
Emballer le catering restant
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Ranger le stock restant
2 personnes
Archiver les photos et le matériel promotionnel
Envoyer un message de remerciement aux exposants
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 24
Chaises pliantesqté 80
Tentes de réceptionqté 8
Fonds de scèneqté 16
Tabourets de barqté 16
Fauteuils loungeqté 8
Tables hautesqté 10
Comptoirsqté 4
Présentoirs à dépliantsqté 16
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Tablettesqté 4
Imprimantesqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Câbles de rechargeqté 12
Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Thermosqté 8
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Talkies-walkiesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Louches à soupeqté 4
Sucriersqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Cartes du mondeqté 8
Valises en décorationqté 6
Bouquets de ballonsqté 12
Nappesqté 24
Plantesqté 16
Mur photo
Panneaux en ardoiseqté 8
Décoration de tableqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8
Pilesqté 24

Catering

Distributeurs d'eauqté 3
Percolateurs à caféqté 3
Caisses réfrigéréesqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Présentoirs à étagesqté 8
Bouteilles isothermesqté 12
Carafes d’eauqté 12
Boîtes de rangementqté 20
Courses

Inscription

Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Lanyardsqté 120
Presse-papiersqté 6
Stylos de comptoirqté 24
Formulaires visiteursqté 600
Formulaires exposantsqté 100
Brochures du programmeqté 600
Plansqté 600
Braceletsqté 600
Plateaux pour espècesqté 2
Rouleaux de tickets de caisseqté 12

Présentation

Télécommande de présentationqté 2
Chevaletsqté 2
Papier pour chevaletqté 10
Marqueursqté 24
Cartes des intervenantsqté 40
Chronomètresqté 2
Blocs-notesqté 40
Stylos à billeqté 80

Promotion

Bannières roll-upqté 8
Affichesqté 24
Flyersqté 2000
Autocollantsqté 1000
Tote bagsqté 500
Cartes postalesqté 1000
Sets de stylosqté 500
Étiquettes de bagagesqté 500
Tamponsqté 8
Cartes de poinçonnageqté 600

Emballage

Boîtes en cartonqté 40
Film à bullesqté 2
Ruban adhésif d’emballageqté 12
Cordeqté 4
Étiquettesqté 500

Outils

Marteauqté 3
Tournevisqté 6
Clés Allenqté 3
Mètres rubansqté 3
Serre-câblesqté 500
Gafferqté 12
Ciseauxqté 12
Couteaux Stanleyqté 4
Gants de travailqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 20
Sacs pour poubellesqté 60
Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Raclettes de solqté 2
Gants de nettoyageqté 12
Essuie-toutqté 24
Brosses de toilettesqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30

Conseils

Fixez la date, les horaires d’ouverture et le calendrier des inscriptions avant de contacter les exposants. Prévoyez ensuite un délai précis pour traiter les inscriptions et relancer les participants qui n’ont pas répondu.
Demandez aux exposants leurs besoins alimentaires, électriques et techniques dès leur confirmation. Ces informations influencent le plan des stands, les rallonges, les multiprises et la répartition du matériel.
Attribuez les numéros de stand avant d’envoyer les informations pratiques. Joignez un plan clair, le parcours des visiteurs et les indications de parking pour limiter les questions le jour du salon.
Programmez les présentations avant de réserver le matériel audiovisuel. Vérifiez que le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs, la table de mixage et les microphones sans fil correspondent au nombre de sessions prévues.
Préparez la signalétique, les badges nominatifs et les panneaux d’information plusieurs jours avant l’ouverture. Triez le matériel par exposant avant son acheminement sur place afin d’éviter les recherches au montage.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon des vacances ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant l’ouverture. Les premiers éléments à verrouiller sont la date, les horaires, les exposants, les inscriptions et les réservations liées aux présentations.
Combien de temps avant le salon faut-il ouvrir les inscriptions ?: Ouvrez les inscriptions dès que la date, les horaires et les informations principales sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement. Gardez ensuite 7 à 10 jours pour traiter les réponses et finaliser la liste des exposants.
Quand envoyer le plan des stands aux exposants ?: Envoyez un premier plan dès que les numéros de stand sont attribués, puis la version définitive au moins 7 jours avant l’ouverture. Ajoutez le parcours des visiteurs, les horaires d’installation et les informations de parking.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon des vacances ?: La veille, vérifiez l’ouverture du lieu, l’acheminement du matériel, les badges, la signalétique, les présentations et le catering. Contrôlez aussi les rallonges, multiprises, câbles de recharge, terminaux de paiement et talkies-walkies.

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