Boodschappenlijst voor een Vakantiebeurs

Een Vakantiebeurs vraagt om meer dan stands en reisposters. Bezoekers lopen langs presentaties, exposanten en informatiestands, dus je hebt ook techniek, bewegwijzering, servies en een plek voor jassen nodig. Regel verbruiksartikelen en presentatiemateriaal minstens een week vooraf; kabels, microfoons en laptops test je uiterlijk de dag ervoor. Gebruik de boodschappenlijst hieronder als basis en pas aantallen aan op het aantal bezoekers, exposanten en presentaties.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Standtafelsaantal 18
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 120
Standwandenaantal 18
Barkrukkenaantal 12
Kapstokkenaantal 4
Afzetpalenaantal 10
Tafelkledenaantal 26

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
Laptopspeakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 12
USB-sticksaantal 4
Oplaadstationsaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Sfeerverlichtingaantal 6

Decoratie

Wereldkaartenaantal 6
Reispostersaantal 24
Vlaggenaantal 20
Wimpelslingersaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Decoratieve globesaantal 4
Plantenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 18

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 150
Koffielepelsaantal 100
Vorkenaantal 150
Servettenhoudersaantal 18

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Scharenaantal 6
Serveertangenaantal 6

Catering

Bezoekersmappenaantal 180
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Baliepennenaantal 20
Routebordenaantal 18
Standnummerbordjesaantal 18
Informatiebrochuresaantal 500
Notitieblokkenaantal 100
Balie-organizersaantal 4
Boodschappen
- Koffiebonen - 3 kilogram
- Cafeïnevrije koffie - 500 gram
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Groene thee - 1 doos
- Suiker - 2 kilogram
- Zoetjes - 2 dozen
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Koffiemelk - 2 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Bitter lemon - 6 flessen
- Spa Blauw - 12 pakken
- Spa Rood - 8 pakken
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Alcoholvrij bier - 4 kratten
- Pilsener - 6 kratten
- Witte wijn - 12 flessen
- Rosé - 8 flessen
- Rode wijn - 6 flessen
- Bubbels - 4 flessen
- IJsblokjes - 20 kilogram
- Miniwaterflesjes - 6 kratten
- Croissants - 80 stuks
- Mini-mueslibollen - 60 stuks
- Krentenbollen - 60 stuks
- Mini-sandwiches - 180 stuks
- Volkorenbrood - 6 broden
- Wit brood - 4 broden
- Meergranenbrood - 4 broden
- Roomboter - 1 kilogram
- Jonge kaas - 2 kilogram
- Brie - 1 kilogram
- Ham - 1 kilogram
- Kipfiletbeleg - 1 kilogram
- Hummus - 1 kilogram
- Roomkaas - 1 kilogram
- Pindakaas - 2 potten
- Aardbeienjam - 2 potten
- Komkommers - 8 stuks
- Tomaten - 3 kilogram
- Sla - 6 kroppen
- Paprika's - 2 kilogram
- Druiven - 4 kilogram
- Appels - 6 kilogram
- Bananen - 4 kilogram
- Mandarijnen - 4 kilogram
- Meloenen - 4 stuks
- Naturelchips - 8 zakken
- Paprikachips - 8 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Zoute stengels - 6 zakken
- Notenmix - 3 kilogram
- Olijven - 2 kilogram
- Toastjes - 8 pakken
- Kruidenroomkaas - 1 kilogram
- Salsa - 6 potten
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Balsamicoazijn - 1 fles
- Olijfolie - 1 fles
- Peper - 1 molen
- Zout - 1 pak
- Papieren servetten - 1000 stuks
- Papieren koffiebekers - 300 stuks
- Roerstaafjes - 300 stuks
- Houten cocktailprikkers - 500 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Afvalzakken - 3 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Vloeibare handzeep - 6 flessen
- Handdesinfecterende gel - 6 flessen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Sponzen - 12 stuks
- Schoonmaakdoeken - 24 stuks
- Rubberen handschoenen - 12 paar
Menustandaardsaantal 8
Serveerschalenaantal 18
Buffetlepelsaantal 12
Drankenkoelersaantal 4
Thermosbekersaantal 24
Waterkaraffenaantal 12
Krijtbordenaantal 10
Whiteboardaantal 2
Whiteboardstiftenaantal 12
Inschrijfformulierenaantal 250
Polsbandjesaantal 250
Kassaboxaantal 2
Pinapparaat
Rekenmachinesaantal 2
Presentatieklikkersaantal 2
Prikbordenaantal 8
Flip-overblokkenaantal 2
Plakbandrollenaantal 12
Dubbelzijdig tapeaantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Kabelbindersaantal 100
Etikettenaantal 300
Markerstiftenaantal 24
Baliepennenaantal 30
Klembordenaantal 10

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Tips

Reken voor koffie en thee op 1 kop per bezoeker plus 10% reserve. Bestel kopjes, melk, suiker en roerstaafjes samen; juist die kleine aanvullingen worden vaak vergeten.
Plan per stand minimaal 1 tafelkleed en neem 1 extra kleed per 10 stands mee. Controleer ook of standtafels, standwanden en barkrukken op tijd geleverd of opgehaald worden.
Voor presentaties leg je minimaal 1 laptop, projector, projectiescherm en laptopspeakers klaar. Neem 2 verlengkabels en 1 stekkerdoos per presentatieruimte mee en test alles uiterlijk 24 uur vooraf.
Zet bij de ingang een kapstok en voldoende routeborden klaar voordat de locatie opent. Voor drukke looproutes werken afzetpalen beter dan losse aanwijzingen op tafels.
Koel dranken enkele uren voor opening en richt een apart oplaadstation in voor organisatie en exposanten. Leg USB-sticks en reservekabels bij de techniek, niet verspreid over de stands.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een Vakantiebeurs?: Zorg naast standtafels en standwanden voor een projector, scherm, laptop, microfoons, verlengkabels en stekkerdozen. Voeg bewegwijzering, naambadges, bezoekersmappen, dranken, servies en reisdecoratie toe.
Hoeveel koffie en thee moet ik inkopen voor een Vakantiebeurs?: Reken op 1 kop per bezoeker en bestel 10% extra. Voor 100 bezoekers heb je dus ongeveer 110 koppen nodig, plus melk, suiker en roerstaafjes.
Wanneer moet ik de techniek voor een Vakantiebeurs regelen?: Reserveer projector, scherm, microfoons en speakers minimaal 1 week vooraf. Test laptop, presentaties en aansluitingen uiterlijk 24 uur voor opening.
Hoeveel tafelkleden heb ik nodig voor een Vakantiebeurs?: Neem 1 tafelkleed per standtafel en 1 extra per 10 tafels als reserve. Controleer vooraf of de maat past bij de tafels en of er ook tafeldecoratie nodig is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.