Was du für eine Urlaubsmesse brauchst

Für eine Urlaubsmesse brauchst du mehr als Infostände und Reisematerial. Besucherführung, Präsentationen, Catering und die Ausstattung der Aussteller müssen am Veranstaltungstag funktionieren. Plane Technik, Strom, Beschilderung und Sitzgelegenheiten mit Reserve ein, damit kleine Ausfälle nicht sofort den Ablauf stören. Diese Einkaufsliste deckt die wichtigsten Bereiche von Mobiliar und Beleuchtung bis zu Dekoration und Geschirr ab.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StehtischeAnz. 18
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 120
StandwändeAnz. 18
BarhockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 10
TischdeckenAnz. 26

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Projektor
Projektionsleinwand
LaptoplautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 12
USB-SticksAnz. 4
LadestationenAnz. 3

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 10
StimmungsbeleuchtungAnz. 6

Dekoration

WeltkartenAnz. 6
ReiseposterAnz. 24
FahnenAnz. 20
WimpelgirlandenAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
Dekorative KugelnAnz. 4
PflanzenAnz. 12
TischdekorationAnz. 18

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
TeegläserAnz. 100
WassergläserAnz. 150
WeingläserAnz. 80
TellerAnz. 150
KaffeelöffelAnz. 100
GabelnAnz. 150
ServiettenhalterAnz. 18

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ServiertablettsAnz. 8
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierlöffelAnz. 6
ScherenAnz. 6
ServierzangenAnz. 6

Catering

BesuchermappenAnz. 180
NamensschilderAnz. 80
BadgehalterAnz. 80
TresenstifteAnz. 20
WegweiserAnz. 18
StandnummernschilderAnz. 18
InformationsbroschürenAnz. 500
NotizblöckeAnz. 100
EmpfangsorganizerAnz. 4
Einkäufe
- Kaffeebohnen - 3 kilogram
- Koffeinfreier Kaffee - 500 Gramm
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 2 Kartons
- Grüner Tee - 1 Schachtel
- Zucker - 2 Kilogramm
- Süßstoff - 2 Packungen
- Halbfette Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Kaffeemilch - 2 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Bitter Lemon - 6 Flaschen
- Spa Blauw - 12 Packungen
- Spa Rood - 8 Packungen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 4 Kisten
- Pilsener - 6 Kisten
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rosé - 8 Flaschen
- Rotwein - 6 Flaschen
- Sprudel - 4 Flaschen
- Eiswürfel - 20 kilogram
- Miniwasserflaschen - 6 Kisten
- Croissants - 80 Stück
- Mini-Müsli-Brötchen - 60 Stück
- Rosinenbrötchen - 60 Stück
- Mini-Sandwiches - 180 Stück
- Vollkornbrot - 6 Brote
- Weißbrot - 4 Brote
- Mehrkornbrot - 4 Brote
- Butter - 1 Kilogramm
- Junger Käse - 2 Kilogramm
- Brie - 1 Kilogramm
- Schinken - 1 Kilogramm
- Hähnchenbrustaufschnitt - 1 Kilogramm
- Hummus - 1 Kilogramm
- Frischkäse - 1 Kilogramm
- Erdnussbutter - 2 Gläser
- Erdbeermarmelade - 2 Gläser
- Gurken - 8 Stück
- Tomaten - 3 Kilogramm
- Salat - 6 Köpfe
- Paprika - 2 Kilogramm
- Trauben - 4 Kilogramm
- Äpfel - 6 Kilogramm
- Bananen - 4 Kilogramm
- Mandarinen - 4 kilogram
- Melonen - 4 Stück
- Chips natur - 8 Tüten
- Paprikachips - 8 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Salzstangen - 6 Tüten
- Nussmix - 3 Kilogramm
- Oliven - 2 Kilogramm
- Toast - 8 Packungen
- Kräuterfrischkäse - 1 Kilogramm
- Salsa - 6 Gläser
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Balsamicoessig - 1 Flasche
- Olivenöl - 1 Flasche
- Pfeffer - 1 Mühle
- Salz - 1 Packung
- Papierservietten - 1000 Stück
- Pappbecher für Kaffee - 300 Stück
- Rührstäbchen - 300 Stück
- Holz-Cocktailspieße - 500 Stück
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Müllsäcke - 3 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Flüssige Handseife - 6 Flaschen
- Handdesinfektionsgel - 6 Flaschen
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Schwämme - 12 Stück
- Reinigungstücher - 24 Stück
- Gummihandschuhe - 12 Paar
MenükartenständerAnz. 8
ServierschalenAnz. 18
BuffetlöffelAnz. 12
GetränkekühlerAnz. 4
ThermobecherAnz. 24
WasserkaraffenAnz. 12
KreidetafelnAnz. 10
WhiteboardAnz. 2
WhiteboardmarkerAnz. 12
AnmeldeformulareAnz. 250
ArmbänderAnz. 250
KassaboxAnz. 2
Kartenterminal
TaschenrechnerAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 2
PinnwändeAnz. 8
Flipchart-BlöckeAnz. 2
KlebebandrollenAnz. 12
Doppelseitiges KlebebandAnz. 6
KabelbinderAnz. 100
KabelbinderAnz. 100
EtikettenAnz. 300
PermanentmarkerAnz. 24
TresenstifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 10

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
HandtuchspenderAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4

Tipps

Plane pro Aussteller mindestens eine klar erkennbare Standfläche und beschrifte jeden Platz vor dem Aufbau. Standwände, Tischdecken und Kleiderständer werden häufig erst beim Einrichten vermisst.
Rechne bei Technik mit mindestens einem Ersatz-USB-Stick, mehreren Verlängerungskabeln und einer Ladestation je zentralem Infopunkt. Präsentationen solltest du spätestens am Vortag mit Laptop, Projektor, Leinwand und Mikrofon testen.
Stelle für stark frequentierte Bereiche zusätzliche Klappstühle und Barhocker bereit. Absperrpfosten helfen, Besucherwege und Reservierungsbereiche sichtbar zu halten, bevor sich Warteschlangen bilden.
Kühle Getränke vor dem Öffnen der Location und stelle Kaffeetassen, Tischdekoration und Catering-Zubehör mindestens 60 Minuten vorher bereit. Sonderwünsche bei der Ernährung gehören in eine separate, gut sichtbare Liste für das Catering.
Dekoriere nicht nur den Eingangsbereich: Weltkarten, Reiseposter, Fahnen und Wimpelgirlanden sollten auch die Besucherroute und die einzelnen Reisegebiete erkennbar machen. Eine Ballonpumpe und Ersatzmaterial werden oft erst beim Aufbau gebraucht.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Urlaubsmesse?: Du brauchst Mobiliar für die Stände, Präsentationstechnik, Stromzubehör, Beleuchtung, Beschilderung, Dekoration und Geschirr. Für die Vorbereitung solltest du außerdem mindestens einen Ersatz-USB-Stick und zusätzliche Verlängerungskabel einplanen.
Wie viel Technik brauche ich für eine Urlaubsmesse?: Für Präsentationen gehören mindestens ein Laptop, ein Projektor, eine Projektionsleinwand und Lautsprecher auf die Liste. Plane außerdem Funkmikrofone, einen Mikrofonständer und mehrere Verlängerungskabel ein; der Techniktest sollte spätestens 24 Stunden vor Beginn erfolgen.
Was darf ich bei einer Urlaubsmesse nicht vergessen?: Häufig fehlen am Veranstaltungstag Wegweiser, Namensschilder, Besuchermappen und gedruckte Ausstellerlisten. Lege diese Unterlagen spätestens am Vorabend bereit und kontrolliere zusätzlich Ladestationen, USB-Sticks und die Beleuchtung.
Wie früh muss ich Getränke und Catering für eine Urlaubsmesse bestellen?: Bestelle das Catering idealerweise mindestens 7 bis 10 Tage vor der Messe, bei vielen Ausstellern früher. Getränke sollten vor dem Öffnen der Location gekühlt sein; stelle Tassen und übriges Geschirr mindestens 60 Minuten vorher bereit.

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