Salon des vacances : la liste de courses à prévoir
Un salon des vacances demande plus que des tables et quelques affiches. Il faut équiper les stands, préparer les présentations, guider les visiteurs et prévoir l’accueil pendant toute la durée d’ouverture. Cette liste regroupe le mobilier, le matériel audiovisuel, l’éclairage, la décoration et la vaisselle à acheter ou à apporter. Vérifiez aussi les besoins alimentaires des participants et des exposants avant de confirmer le catering, idéalement au moins une semaine à l’avance.
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de standqté 18
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 120
- Panneaux de standqté 18
- Tabourets de barqté 12
- Porte-manteauxqté 4
- Poteaux de balisageqté 10
- Nappesqté 26
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Projecteur
- Écran de projection
- Haut-parleurs pour ordinateur portableqté 2
- Microphones sans filqté 2
- Pieds de microqté 2
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 12
- Clés USBqté 4
- Stations de rechargeqté 3
Éclairage
- Lampes LEDqté 10
- Éclairage d’ambianceqté 6
Décoration
- Cartes du mondeqté 6
- Affiches de voyageqté 24
- Drapeauxqté 20
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Ballonsqté 100
- Pompe à ballonsqté 2
- Globes décoratifsqté 4
- Plantesqté 12
- Décoration de tableqté 18
Vaisselle
- Tasses à caféqté 100
- Verres à théqté 100
- Verres à eauqté 150
- Verres à vinqté 80
- Assiettesqté 150
- Cuillères à caféqté 100
- Fourchettesqté 150
- Porte-serviettesqté 18
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Thermosqté 8
- Glacièresqté 6
- Plateaux de serviceqté 8
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Louchesqté 6
- Ciseauxqté 6
- Pinces de serviceqté 6
Catering
- Dossiers visiteursqté 180
- Badges nominatifsqté 80
- Porte-badgesqté 80
- Stylos de comptoirqté 20
- Panneaux de directionqté 18
- Panneaux numéros de standqté 18
- Brochures d’informationqté 500
- Blocs-notesqté 100
- Organisateurs de comptoirqté 4
- Courses
- Grains de café - 3 kilogram
- Café décaféiné - 500 grammes
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Thé vert - 1 boîte
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Crème pour café - 2 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Bitter lemon - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 12 packs
- Spa Rood - 8 packs
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière sans alcool - 4 caisses
- Pilsener - 6 caisses
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Rosé - 8 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Bulle - 4 bouteilles
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Petites bouteilles d'eau - 6 caisses
- Croissants - 80 pièces
- Mini petits pains aux céréales - 60 pièces
- Petits pains aux raisins - 60 pièces
- Mini-sandwiches - 180 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Pain blanc - 4 pains
- Pain multigrains - 4 pains
- Beurre - 1 kilogramme
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Brie - 1 kilogramme
- Jambon - 1 kilogramme
- Tranches de filet de poulet - 1 kilogramme
- Houmous - 1 kilogramme
- Fromage frais - 1 kilogramme
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Laitues - 6 pièces
- Poivrons - 2 kilogrammes
- Raisins - 4 kilogrammes
- Pommes - 6 kilogram
- Bananes - 4 kilogrammes
- Mandarines - 4 kilogrammes
- Melons - 4 pièces
- Chips nature - 8 sachets
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips tortilla - 6 sachets
- Gressins salés - 6 sachets
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Olives - 2 kilogrammes
- Toast - 8 paquets
- Fromage frais aux herbes - 1 kilogramme
- Salsa - 6 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Poivre - 1 moulin
- Sel - 1 paquet
- Serviettes en papier - 1000 pièces
- Gobelets à café en papier - 300 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Cure-dents en bois - 500 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon liquide pour les mains - 6 bouteilles
- Gel désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons de nettoyage - 24 pièces
- Gants en caoutchouc - 12 paires
- Supports de menuqté 8
- Plateaux de serviceqté 18
- Cuillères de serviceqté 12
- Glacières pour boissonsqté 4
- Mugs isothermesqté 24
- Carafes d'eauqté 12
- Panneaux en ardoiseqté 10
- Tableau blancqté 2
- Marqueurs pour tableau blancqté 12
- Formulaires d'inscriptionqté 250
- Braceletsqté 250
- Caisseqté 2
- Terminal de paiement
- Calculatricesqté 2
- Cliques de présentationqté 2
- Panneaux d’affichageqté 8
- Blocs pour chevaletqté 2
- Rouleaux de ruban adhésifqté 12
- Ruban adhésif double faceqté 6
- Attaches-câblesqté 100
- Serre-câblesqté 100
- Étiquettesqté 300
- Marqueursqté 24
- Stylos de comptoirqté 30
- Presse-papiersqté 10
Nettoyage
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Poubellesqté 12
- Conteneurs à déchetsqté 4
- Distributeurs de serviettesqté 4
- Brosses de toilettesqté 4
Conseils
- Prévoyez une table de stand par exposant, puis ajoutez 1 à 2 tables pliantes pour l’accueil, les dossiers visiteurs et le matériel partagé. Cela évite de démonter un stand pour libérer de la place.
- Comptez au moins une chaise par exposant présent en même temps et quelques chaises supplémentaires pour les présentations. Les tabourets de bar ne remplacent pas les sièges nécessaires aux longues permanences.
- Testez l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran et les haut-parleurs 24 heures avant l’ouverture. Ajoutez au moins 2 rallonges et plusieurs multiprises, car les stands et les présentations utilisent souvent les mêmes prises.
- Prévoyez un badge nominatif pour chaque exposant, présentateur, bénévole et membre de l’équipe, avec une petite réserve de 10 % pour les inscriptions tardives ou les erreurs d’impression.
- Achetez les boissons et les éléments de décoration au plus tard la veille. Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’ouverture et vérifiez que les drapeaux, affiches, fanions et cartes du monde peuvent être fixés sans bloquer les passages.
Questions fréquentes
- Que faut-il acheter pour organiser un salon des vacances ?
- Prévoyez le mobilier des stands, des tables pliantes, des chaises, des panneaux, du matériel de projection, des rallonges, des multiprises, des badges, de la signalétique, des boissons et la décoration. La quantité dépend du nombre d’exposants, de présentations et de visiteurs attendus.
- Combien de chaises faut-il prévoir pour un salon des vacances ?
- Comptez au minimum une chaise par exposant présent simultanément, puis ajoutez les sièges nécessaires pour les présentations. Une réserve de 10 % est utile pour les changements de dernière minute et les bénévoles.
- Quand commander le catering pour un salon des vacances ?
- Commandez le catering au moins 7 jours avant l’événement, après avoir recueilli les allergies et besoins alimentaires. Confirmez ensuite le nombre de repas et de boissons 48 heures avant l’ouverture.
- Quand préparer le matériel audiovisuel du salon ?
- Réunissez et testez l’ordinateur, le projecteur, l’écran, les microphones et les haut-parleurs au moins 24 heures avant l’ouverture. Contrôlez également les câbles, les rallonges, les multiprises et les clés USB de secours.
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