Que faut-il prévoir pour un salon des vacances ?

Un salon des vacances demande plus qu’un espace avec quelques stands. Il faut prévoir le mobilier des exposants, l’accueil des visiteurs, les présentations, les paiements et les pauses café. Cette liste rassemble le matériel à acheter, louer ou apporter : tables, chaises, tentes, équipements audiovisuels, câbles, contenants et vaisselle. Vérifiez les quantités après avoir confirmé le nombre d’exposants, de visiteurs attendus et de présentations prévues.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 24
Chaises pliantesqté 80
Tentes de réceptionqté 8
Fonds de scèneqté 16
Tabourets de barqté 16
Fauteuils loungeqté 8
Tables hautesqté 10
Comptoirsqté 4
Présentoirs à dépliantsqté 16
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Tablettesqté 4
Imprimantesqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Câbles de rechargeqté 12
Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Thermosqté 8
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Talkies-walkiesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Louches à soupeqté 4
Sucriersqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Cartes du mondeqté 8
Valises en décorationqté 6
Bouquets de ballonsqté 12
Nappesqté 24
Plantesqté 16
Mur photo
Panneaux en ardoiseqté 8
Décoration de tableqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8
Pilesqté 24

Catering

Distributeurs d'eauqté 3
Percolateurs à caféqté 3
Caisses réfrigéréesqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Présentoirs à étagesqté 8
Bouteilles isothermesqté 12
Carafes d’eauqté 12
Boîtes de rangementqté 20
Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Thé noir - 4 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 3 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 3 kilos
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rood - 8 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Ice tea - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière - 120 bouteilles
- Bière sans alcool - 36 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Rosé - 8 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Bière de gingembre - 4 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Eau minérale pour les intervenants - 24 bouteilles
- Wraps - 120 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Pain blanc - 8 pains
- Pain aux céréales - 8 pains
- Mini croissants - 100 pièces
- Mini petits pains aux raisins - 80 pièces
- Fromage à la crème - 4 kilo
- Jeune fromage - 4 kilos
- Fromage affiné - 3 kilos
- Jambon - 3 kilo
- Blancs de poulet - 3 kilos
- Saumon fumé - 2 kilos
- Houmous - 3 kilos
- Tartinade à l'avocat - 2 kilo
- Salade aux œufs - 2 kilos
- Concombres - 4 kilos
- Tomates - 4 kilo
- Poivrons - 3 kilos
- Salade - 12 laitues
- Roquette - 8 sacs
- Oignon rouge - 2 kilos
- Olives - 3 kilos
- Tomates séchées au soleil - 2 kilos
- Pesto - 12 pots
- Mayonnaise - 4 bouteilles
- Moutarde - 4 bouteilles
- Ketchup - 4 bouteilles
- Sauce chili - 3 bouteilles
- Sauce vinaigrette balsamique - 3 bouteilles
- Huile d’olive - 3 bouteilles
- Sel - 2 paquets
- Poivre - 2 pots
- Paprika en poudre - 2 pots
- Poudre de curry - 2 pots
- Poudre d'ail - 2 pots
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Gressins salés - 6 sachets
- Noix mélangées - 5 kilos
- Mélange montagnard - 4 kilo
- Galettes de riz - 6 paquets
- Biscuits - 12 paquets
- Brownies - 100 pièces
- Mini muffins - 100 stuks
- Raisins - 8 kilos
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 6 kilos
- Oranges - 6 kilos
- Mélange de baies - 4 kilos
- Serviettes en papier - 1000 pièces
- Pailles - 300 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Papier essuie-tout - 24 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 12 flacons
- Désinfectant pour les mains - 12 flacons
- Nettoyant multi-usages - 6 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 4 bouteilles
- Liquide vaisselle - 6 bouteilles
- Éponges - 24 pièces
- Chiffons en microfibre - 30 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 4 rouleaux

Inscription

Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Lanyardsqté 120
Presse-papiersqté 6
Stylos de comptoirqté 24
Formulaires visiteursqté 600
Formulaires exposantsqté 100
Brochures du programmeqté 600
Plansqté 600
Braceletsqté 600
Plateaux pour espècesqté 2
Rouleaux de tickets de caisseqté 12

Présentation

Télécommande de présentationqté 2
Chevaletsqté 2
Papier pour chevaletqté 10
Marqueursqté 24
Cartes des intervenantsqté 40
Chronomètresqté 2
Blocs-notesqté 40
Stylos à billeqté 80

Promotion

Bannières roll-upqté 8
Affichesqté 24
Flyersqté 2000
Autocollantsqté 1000
Tote bagsqté 500
Cartes postalesqté 1000
Sets de stylosqté 500
Étiquettes de bagagesqté 500
Tamponsqté 8
Cartes de poinçonnageqté 600

Emballage

Boîtes en cartonqté 40
Film à bullesqté 2
Ruban adhésif d’emballageqté 12
Cordeqté 4
Étiquettesqté 500

Outils

Marteauqté 3
Tournevisqté 6
Clés Allenqté 3
Mètres rubansqté 3
Serre-câblesqté 500
Gafferqté 12
Ciseauxqté 12
Couteaux Stanleyqté 4
Gants de travailqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 20
Sacs pour poubellesqté 60
Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Raclettes de solqté 2
Gants de nettoyageqté 12
Essuie-toutqté 24
Brosses de toilettesqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30

Conseils

Prévoyez une table pliante, deux chaises et un présentoir par stand comme base de calcul, puis ajoutez le mobilier spécifique demandé par chaque exposant.
Pour les présentations, comptez un vidéoprojecteur, un écran, des haut-parleurs et au moins deux microphones sans fil si les interventions sont animées à plusieurs.
Ajoutez une rallonge et une multiprise par zone technique, avec quelques câbles de recharge de rechange : les besoins électriques sont souvent signalés trop tard.
Installez un point café séparé de l’accueil avec des machines à café, des bouilloires, des thermos, des tasses et des gobelets réutilisables pour éviter les files devant les stands.
Préparez les caisses et les terminaux de paiement avant l’ouverture, puis testez chaque appareil au moins 24 heures à l’avance avec les imprimantes et les ordinateurs portables.

Questions fréquentes

Combien de tables faut-il prévoir par exposant pour un salon des vacances ?: Prévoyez au minimum une table pliante et deux chaises par exposant. Ajoutez une table haute, un comptoir ou un portant si l’exposant présente des brochures, des vêtements ou du matériel volumineux.
Quel matériel faut-il pour les présentations d’un salon des vacances ?: Il faut généralement un vidéoprojecteur, un écran de projection, des haut-parleurs, une table de mixage et des microphones sans fil. Testez l’ensemble au moins 24 heures avant la première présentation.
Combien de gobelets et de tasses faut-il acheter ?: Basez le calcul sur deux contenants par personne pour une demi-journée, puis ajoutez 10 % de réserve. Prévoyez séparément les gobelets réutilisables pour l’eau et les tasses à café pour l’espace boissons.
Quand faut-il acheter ou louer le matériel du salon ?: Finalisez les quantités après la clôture des inscriptions et réservez le mobilier et le matériel technique au moins 2 à 4 semaines avant l’événement. Faites les courses et regroupez le matériel quelques jours avant l’ouverture.

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