Einkaufsliste für eine Urlaubsmesse

Für eine Urlaubsmesse brauchst du mehr als Tische und Prospekte: Aussteller benötigen funktionierende Technik, Besucher klare Orientierung und das Team eine verlässliche Grundausstattung. Plane Mobiliar für Stände und Präsentationen, Geräte für Anmeldung und Bezahlung sowie Getränke und Zubehör für den Veranstaltungstag ein. Besonders häufig fehlen Verlängerungskabel, Ladekabel, Namensschilder und beschriftete Infotafeln. Die vollständige Liste hilft dir, Einkauf, Transport und Aufbau rechtzeitig zu koordinieren.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 24
KlappstühleAnz. 80
PartyzelteAnz. 8
HintergründeAnz. 16
BarhockerAnz. 16
Lounge-SesselAnz. 8
StehtischeAnz. 10
ThekenAnz. 4
ProspektständerAnz. 16
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 4
TabletsAnz. 4
DruckerAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
LadekabelAnz. 12
KühlboxenAnz. 6
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KassenboxenAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServiertablettsAnz. 12
SuppenkellenAnz. 4
ZuckerschälchenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
WeltkartenAnz. 8
Koffer als DekorationAnz. 6
BallonbündelAnz. 12
TischdeckenAnz. 24
PflanzenAnz. 16
Fotowand
KreidetafelnAnz. 8
TischdekorationAnz. 24

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
LichterkettenAnz. 8
BatterienAnz. 24

Catering

WasserspenderAnz. 3
KaffeekannenAnz. 3
KühlkistenAnz. 6
ServierschalenAnz. 20
EtagerenAnz. 8
ThermosflaschenAnz. 12
WasserkannenAnz. 12
AufbewahrungsboxenAnz. 20
Einkäufe
- Kaffee - 6 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 2 Packungen
- Schwarzer Tee - 4 Packungen
- Kräutertee - 2 Kartons
- Zucker - 3 Kilo
- Süßstoff - 2 Packungen
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitronen - 3 Kilo
- Spa Blauw - 12 Flaschen
- Spa Rood - 8 Flaschen
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 8 Flaschen
- Orangenlimonade - 6 Flaschen
- Eistee - 6 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Bier - 120 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 36 Flaschen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rosé - 8 Flaschen
- Rotwein - 6 Flaschen
- Tonic - 4 Flaschen
- Ingwerbier - 4 Flaschen
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Mineralwasser für Redner - 24 Flaschen
- Wraps - 120 Stück
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Weißbrot - 8 Laibe
- Mehrkornbrot - 8 Brote
- Mini-Croissants - 100 Stück
- Mini-Rosinenschnecken - 80 Stück
- Frischkäse - 4 kilo
- Junger Käse - 4 kilo
- Gereifter Käse - 3 Kilo
- Schinken - 3 Kilo
- Hähnchenbrustfilet - 3 Kilo
- Räucherlachs - 2 Kilo
- Hummus - 3 Kilo
- Avocadocreme - 2 Kilo
- Eiersalat - 2 Kilo
- Gurken - 4 Kilo
- Tomaten - 4 Kilo
- Paprika - 3 Kilo
- Salat - 12 Köpfe
- Rucola - 8 Beutel
- Rote Zwiebel - 2 Kilo
- Oliven - 3 Kilo
- Getrocknete Tomaten - 2 Kilo
- Pesto - 12 Gläser
- Mayonnaise - 4 Flaschen
- Senf - 4 Flaschen
- Ketchup - 4 Flaschen
- Chilisauce - 3 Flaschen
- Balsamico-Dressing - 3 Flaschen
- Olivenöl - 3 Flaschen
- Salz - 2 Packungen
- Pfeffer – 2 Dosen
- Paprikapulver - 2 Dosen
- Currypulver - 2 Dosen
- Knoblauchpulver - 2 Dosen
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortilla-Chips - 8 Tüten
- Salzstangen - 6 Tüten
- Gemischte Nüsse - 5 Kilo
- Studentenfutter - 4 kilo
- Reiswaffeln - 6 Packungen
- Kekse - 12 Packungen
- Brownies - 100 Stück
- Mini-Muffins - 100 Stück
- Trauben - 8 kilo
- Äpfel - 8 Kilo
- Bananen - 6 Kilo
- Orangen - 6 Kilo
- Beerenmix - 4 Kilo
- Papierservietten - 1000 Stück
- Strohhalme - 300 Stück
- Cocktailspieße - 500 Stück
- Müllsäcke - 60 Stück
- Küchenpapier - 24 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Handseife - 12 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 12 Fläschchen
- Allzweckreiniger - 6 Flaschen
- Glasreiniger - 4 Flaschen
- Spülmittel - 6 Flaschen
- Schwämme - 24 Stück
- Mikrofasertücher - 30 Stück
- Küchenrollen - 12 Rollen
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Backpapier - 4 Rollen

Registrierung

NamensschilderAnz. 120
BadgehalterAnz. 120
LanyardsAnz. 120
KlemmbretterAnz. 6
TresenstifteAnz. 24
BesucherformulareAnz. 600
AusstellerformulareAnz. 100
ProgrammhefteAnz. 600
PläneAnz. 600
ArmbänderAnz. 600
BargeldschälchenAnz. 2
KassenbonrollenAnz. 12

Präsentation

PräsentationsfernbedienungAnz. 2
FlipchartsAnz. 2
Flipchart-PapierAnz. 10
StifteAnz. 24
SprecherkärtchenAnz. 40
ZeitmesserAnz. 2
NotizblöckeAnz. 40
KugelschreiberAnz. 80

Verpackung

KartonsAnz. 40
LuftpolsterfolieAnz. 2
VerpackungsbandAnz. 12
SeilAnz. 4
EtikettenAnz. 500

Werkzeug

HammerAnz. 3
SchraubendreherAnz. 6
InbusschlüsselAnz. 3
MessbänderAnz. 3
KabelbinderAnz. 500
Gaffa-TapeAnz. 12
SchereAnz. 12
CuttermesserAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 20
MüllbeutelAnz. 60
BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 12
PapierhandtücherAnz. 24
ToilettenbürstenAnz. 4
PutzlappenAnz. 30

Tipps

Plane pro Aussteller einen klar abgegrenzten Stand mit passendem Mobiliar, Prospektständer und Hintergrund ein. Ergänze bei vielen Informationsmaterialien zusätzliche Ablageflächen, damit Prospekte nicht auf dem Boden landen.
Prüfe die Technik spätestens 24 Stunden vor dem Aufbau: Laptops, Tablets, Drucker, Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Funkmikrofone müssen geladen, angeschlossen und getestet sein. Rechne je Technikstation mit mindestens einem passenden Ladekabel und einer erreichbaren Steckdose.
Nimm mehr Verlängerungskabel mit, als du auf dem Lageplan zunächst brauchst. Bei mehreren Ständen, Präsentationen und einer Kaffeestation sind zwei Kabel pro Bereich ein realistischer Ausgangspunkt; Klebeband zur sicheren Verlegung wird oft vergessen.
Plane Getränke und Heißgetränke nach der erwarteten Besucherzahl und der Öffnungszeit. Für das erste Veranstaltungsstunde kannst du etwa zwei bis drei Getränke pro Person kalkulieren; wiederverwendbare Becher, Kaffeetassen, Thermoskannen und Kühlboxen müssen ebenfalls bereitliegen.
Bereite Kassenboxen und Kartenlesegeräte vor dem Einlass vor und teste jede Zahlungsart mit dem Veranstaltungsteam. Drucke Namensschilder, Ausstellerliste, Besucherplan, Parkinformationen und Beschilderung mindestens einen Werktag vorher, damit kurzfristige Änderungen noch möglich sind.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Urlaubsmesse?: Du brauchst Mobiliar für die Stände, Technik für Präsentationen und Anmeldung, Prospektständer, Beschilderung sowie Getränke- und Kaffeezubehör. Plane außerdem Namensschilder, Infotafeln, Verlängerungskabel, Ladekabel und Zahlungsgeräte ein.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Urlaubsmesse?: Für die erste Stunde kannst du mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person rechnen. Bei längeren Öffnungszeiten ergänzt du die Menge je weiterer Stunde und berücksichtigst zusätzlich Kaffee, Tee und Wasser für Aussteller und Helfer.
Welche Technik muss ich für eine Urlaubsmesse einpacken?: Zur Grundausstattung gehören je nach Programm Laptops oder Tablets, Drucker, Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher, Mischpult und Funkmikrofone. Prüfe jedes Gerät spätestens 24 Stunden vorher und packe pro Gerät das benötigte Ladekabel sowie zusätzliche Verlängerungskabel ein.
Wann sollte ich die Materialien für die Urlaubsmesse einkaufen?: Drucksachen, Namensschilder und Beschilderung solltest du mindestens einen Werktag vor der Messe fertig haben. Getränke, Verbrauchsmaterial und frische Einkäufe erledigst du möglichst am Vortag; Technik und Mobiliar prüfst du spätestens beim Transport zum Veranstaltungsort.

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