Checklist unpluggedconcert organiseren

Een unpluggedconcert vraagt minder zware techniek dan een volledig versterkt optreden, maar juist daardoor vallen details sneller op. Je regelt niet alleen artiesten en stoelen, maar ook microfoons, DI-boxen, kabels, podiumlicht en een rustige opbouw. Begin met datum, locatie en artiesten en werk daarna toe naar techniek, publieksinformatie en catering. Met deze checklist houd je de 73 taken en 58 benodigdheden overzichtelijk, van de eerste reserveringen tot de laatste controle op de concertdag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Artiesten vastleggen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma publiceren
Artiesteninformatie versturen
Techniek afstemmen
2 personen
Catering aantallen bepalen
2 personen
Vrijwilligers indelen
Routebeschrijving versturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Ontbrekende materialen huren
Draaiboek afdrukken
Naambadges maken
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Sleutels en toegang regelen
Werkzones afzetten
2 personen
Podiumvloer opbouwen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Programma's neerleggen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Programma toelichten
Openingsoptreden begeleiden
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet schoonhouden
2 personen
Artiesten begeleiden
Optredens aankondigen
Pauze begeleiden
2 personen
Microfoons wisselen
2 personen
Publiek informeren
Hoofdoptreden begeleiden
3 personen
Verlichting bedienen
Geluidsniveau bewaken
Afsluiting aankondigen
Afscheid nemen van bezoekers
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Instrumenten veilig inpakken
3 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Apparatuur demonteren
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Overgebleven catering koelen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Artiesten uitbetalen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Biertafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Kleedkamertafelsaantal 2
Krukkenaantal 8
Podiumdelenaantal 6

Apparatuur

Akoestische gitarenaantal 4
Gitaarstandaardsaantal 4
Microfoonsaantal 5
Microfoonstandaardsaantal 5
Mengpaneel
Actieve speakersaantal 2
Monitor speakersaantal 2
DI-boxenaantal 4
XLR-kabelsaantal 8
Jackkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Kabelgotenaantal 10
Tafelmicrofoonsaantal 2

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 6
Sfeerlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Broodmessenaantal 2
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Podiumdoekenaantal 4
Menubordenaantal 4
Artiestenbordjesaantal 6
Bloemstukkenaantal 8
Pijlbordjesaantal 8
Kleedkamerhangersaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Poetsdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische afstemming uiterlijk twee weken voor het concert. Bespreek dan het aantal microfoons, DI-boxen, monitor speakers, actieve speakers en beschikbare stroompunten.
Maak de zaalindeling pas definitief nadat je het podium hebt ingetekend. Controleer of podiumdelen, stoelen, buffettafels en kabelgoten elkaar niet blokkeren en houd looppaden vrij.
Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en bepaal de catering aantallen minimaal vijf dagen vooraf. Koel dranken op tijd en tel waterglazen, wijnglazen, koffiekopjes en bestek apart na.
Stuur artiesteninformatie en de routebeschrijving uiterlijk één week vooraf. Vermeld daarin toegang, sleutelregeling, kleedkamer, soundchecktijd en waar akoestische gitaren en gitaarstandaards klaarstaan.
Druk het draaiboek en de naambadges uiterlijk één dag vooraf af. Doe op de concertdag eerst een locatie-inspectie en controleer daarna microfoons, XLR-kabels, verlengkabels, podiumlampen en reservebatterijen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een unpluggedconcert organiseren?: Leg datum, locatie en artiesten bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Plan vergunningen, reserveringen en uitnodigingen daarna meteen in, zodat aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk vijf dagen voor het concert bekend zijn.
Welke techniek heb ik nodig voor een unpluggedconcert?: Reken minimaal op microfoons, microfoonstandaards, een mengpaneel, actieve speakers, monitor speakers, DI-boxen en passende XLR- en jackkabels. Laat de artiesten of technicus uiterlijk twee weken vooraf bevestigen hoeveel kanalen en microfoons nodig zijn.
Wanneer moet ik de locatie opbouwen voor een unpluggedconcert?: Reserveer minimaal 3 uur voor opbouw en controle, zeker als je een podiumvloer, podiumdelen, stoelen en verlichting plaatst. Plan daarna nog tijd voor een soundcheck voordat bezoekers binnenkomen.
Hoeveel stoelen en drank moet ik regelen voor een unpluggedconcert?: Bestel stoelen op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en houd enkele extra plaatsen vrij als de ruimte dat toelaat. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en tel glazen en catering apart voor het verwachte bezoekersaantal.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.